Officer办公软件应用办公

第三章办公自动化概述办公自动化简称是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式办公自动化没有统一的定义凡是在传统的办公室中采用各种新技术新机器新设备从事办公业务都属于办公自动化的领域在行政机关中大都把办公自动化叫做电子政务企事业单位就都叫即办公自动化通过实现办公自动化或者说实现数字化办公可以优化现有的管理组织结构调整管理体制在提高效率的基础上增加协同办公能力强化决策的一致性最后实现提高决策效能的目的办公自动化的历史概述起步阶段年年是以结构化数据处理为中心基于文件系统或关系型数据库系统使日常办公也开始运用技术提高了文件等资料管理水平这一阶段实现了基本的办公数据管理如文件管理档案管理等但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持文档资料的综合处理等导致应用效果不佳应用阶段年年随着组织规模的不断扩大组织越来越希望能够打破时间地域的限制提高整个组织的运营效率同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化为的应用提供了基础保证这个阶段的主要特点是以网络为基础以工作流为中心提供了文档管理电子邮件目录服务群组协同等基础支持实现了公文流转流程审批会议管理制度管理等众多实用的功能极大地方便了员工工作规范了组织管理提高了运营效率发展阶段应用软件经过多年的发展已经趋向成熟功能也由原先的行政办公信息服务逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节成为组织运营信息化的一个重要组织部分同时市场和竞争环境的快速变化使得办公应用软件应具有更高更多的内涵客户将更关注如何方便快捷地实现内部各级组织各部门以及人员之间的协同内外部各种资源的有效组合为员工提供高效的协作工作平台编辑本段办公自动化的发展方向办公自动化的发展方向应该是数字化办公所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现从技术发展角度来看特别是互连网技术的发展安全技术的发展和软件理论的发展实现数字化办公是可能的从管理体制和工作习惯的角度来看全面的数字化办公还有一段距离首先数字化办公必然冲击现有的管理体制使现有管理体制发生变革而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配另外管理人员原有的工作习惯工作方式和法律体系有很强的惯性短时间内改变尚需时日尽管如此全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势办公自动化介绍计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣作为信息科学的载体和核心计算机科学在知识时代扮演了重要的角色在行政机关企事业单位工作中是采用技术基于工作流的概念以计算机为中心采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术如天络在线等等广泛全面迅速地收集整理加工存储和使用信息使企业内部人员方便快捷地共享信息高效地协同工作改变过去复杂低效的手工办公方式为科学管理和决策服务从而达到提高行政效率的目的一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为利用先进的科学技术使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统在行政机关中大都把办公自动化叫做电子政务企事业单位就大都叫以前常叫无纸化办公后来叫办公自动化再后来叫办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念办公室自动化英文原称缩写为办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化而办公自动化则包括更广泛的意义即包括网络化的大规模信息处理系统办公自动化没有统一的定义凡是在传统的办公室中采用各种新技术新机器新设备从事办公业务都属于办公自动化的领域通常办公室的业务主要是进行大量文件的处理起草文件通知各种业务文本接受外来文件存档查询本部门文件和外来文件产生文件复件等等所以采用计算机文字处理技术生产各种文档存储各种文档采用其它先进设备如复印机传真机等复制传递文档或者采用计算机网络技术传递文档是办公室自动化的基本特征随着移动网络的部署办公自动化已经进入了移动时代移动办公自动化系统就是一个集移动技术智能移动终端身份认证地理信息系统商业智能等技术于一体的移动办公自动化产品它将原有办公自动化系统上的公文通讯录日程文件管理通知公告等功能迁移到手机工作人员可以随时随地进行掌上办公成为管理者市场人员等贴心的移动办公系统办公室是各行业工作的领导进行决策的场所领导机关做出决策发布指示除了文档上的往来之外更深层的工作实际上是信息的收集存储检索处理分析从而做出决策并将决策作为信息传向下级机构或合作单位或业务关联单位这些都需要办公自动化的辅助人是系统第一因素即办公室主要因素是工作人员包括各种人员除了传统办公室的角色外现在又要加部分管理设备的专业技术人员例如计算机工程师其它设备维护人员等技术设备计算机是另一因素设备中有各种机器如计算机复印机速印机电话机传真机网络设备光盘机等等这些设备统称为硬设备或称硬件而各种信息设备中还需要有管理设备的软件例如计算机的操作系统网络操作系统文字处理软件专项工作程序软件等等这些将在其它章节详述显然办公自动化这一人机系统人机缺一不可而设备方面硬件及必要软件都需齐备办公自动化系统是处理信息的系统是进入信息时代后的一种新概念早期的办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理实现了文档的共享及简单的查询功能随着数据库技术的发展客户服务器结构的出现系统进入了的阶段办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在和出现以后所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理工作流定义等重要的功能应用进入了实用化的阶段但随着管理水平的提高技术的出现单单实现文档管理和流转已经不能满足要求的重心开始由文档的处理转入了数据的分析即所说的决策系统这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台数据处理及分析程序作为中间层浏览器作为前台三层次结构的模式这种模式下可以将系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内可以通过系统看到分析得到更全面的信息基于结构的办公自动化系统适用于施工企业的办公自动化它涵盖日常办公管理的基本流具有较强的通用性目前国内此技术较为成熟的只有天络在线等几家大型企业办公常用概述全称是一套由微软公司开发的办公软件它为和操作系统而开发与办公室应用程序一样它包括联合的服务器和基于互联网的服务最近版本的被称为而不叫反映出它们也包括服务器的事实最初出现于九十年代早期最初是一个推广名称指一些以前曾单独发售的软件的合集当时主要的推广重点是购买合集比单独购买要省很多钱最初的版本包含和另外一个专业版包含当时尚不存在随着时间的流逝应用程序逐渐整合共享一些特性例如拼写和语法检查数据整合和微软脚本语言最近微软尝试将作为一个开发平台但是结果祸福难料被认为是一个开发文档的事实标准而且有一些特性在其他产品中并不存在但是其他产品也有缺少的特性有一个和以前版本差异很大的用户界面如今的微软公司已经不再是单一的办公应用组件而是应用方案平台也是一套整合与全方位的为企业和个人创造价值的系统涵盖了已为用户所熟悉的应用程序还增加了诸多全面支持的新组件从而帮助个人与企业充分发挥信息资源的能量主要是由领先的应用程序服务器和服务所组成常用组件每一代的都有一个以上的版本每个版本都根据使用者的实际需要选择了不同的组件是文字处理软件它被认为是的主要程序它在文字处理软件市场上拥有统治份额它私有的格式被尊为一个行业的标准虽然它的最新版本也支持一个基于的格式也适宜某些版本的它适宜和平台它的主要竞争者是和可以轻松构造各种网页实现其他软件难以实现的网页效果缺陷是它构造的网页代码繁多是电子数据表程序进行数字和预算运算的软件程序像它在市场拥有统治份额它最初对占优势的是个竞争者但最后它卖得比它多快于是它成为了实际标准它适宜和平台它的主要竞争者是和请不要同微软的另外一款产品相混淆是个人信息管理程序和电子邮件通信软件在版接任它包括一个电子邮件客户端日历任务管理者和地址本它的电子邮件程序的主要竞争者是和它的个人信息管理程序主要竞争者是和它仅适宜平台一个版本也被包括在大多数掌上电脑里它在里对应的程序是前名是由微软发布的关联式数据库管理系统它结合了和图形用户界面两项特点是的成员之一能够存取或者任何兼容数据库内的资料熟练的软件设计师和资料分析师利用它来开发应用软件而一些不熟练的程序员和非程序员的进阶用户则能使用它来开发简单的应用软件虽然它支援部份面向对象技术但是未能成为一种完整的面向对象开发工具其实也是微软公司另一个通讯程序的名字想与以及其他类似程序来竞争可是事后微软证实这是个失败计划并且将它中止数年后他们把名字重新命名于数据库软件使用户可以快速创建极具感染力的动态演示文稿同时集成工作流和方法以轻松共享信息简称为是微软公司出品的一款电子邮件客户端也是一个基于协议的客户端微软将这个软件与操作系统以及网页浏览器捆绑在一起同时对于苹果公司经典版的麦金塔电脑提供该软件的免费下载微软不对新版本的操作系统提供该软件在上微软对应的软件是是专有商用软件套装的一部分或是专案管理软件程序由微软开发销售软件设计目的在于协助专案经理发展计划为任务分配资源跟踪进度管理预算和分析工作量第一版微软为微软发布于年其后版本各于和年发布本应用程序可产生关键路径日程表虽然第三方和也有提供关键链关联软件日程表可以以资源标准的而且关键链以甘特图形象化另外可以辨认不同类别的用户这些不同类的用户对专案概观和其它资料有不同的访问级别自订物件如行事历观看方式表格筛选器和字段在企业领域分享给所有用户是微软公司发行的桌面出版应用软件它常被人们认为是一款入门级的桌面出版应用软件它能提供比更强大的页面元素控制功能但比起专业的页面布局软件比如说公司的以及公司的来还略逊一筹比起其它桌面出版软件来在历史上一直不受高端商务打印商店欢迎它只能用于而业界占相当份额的系统运行的是苹果公司的定位于入门级的应用软件造成了很多的问题比如在服务提供商的电脑上没有相应字体和嵌入对象等等虽然提供了可以把相关联的文件压缩成一个自释放应用程序的工具许多高端特性比如透明化对象阴影路径文本内嵌的输出等等或者没有完全实现或者干脆没有但最近的一些版本有了很大的提高开始关注色彩分离以及正确地处理彩色输出还包含了期待已久的特性可以输出商业出版品质带内嵌字体的格式作为选件可以从微软网站下载被包含在高端的版本中这反映了微软对的定位它是一款易用的相比于那些重量级产口而言价格适中的产品它的目标用户主要是那些没有专业人员制作市场推广材料以及其它文档的中小型企业的大部份替代品除外都不提供导入的功能但是可以导出成格式它可以被其它软件支持是操作系统下运行的流程图和矢量绘图软件它是软件的一个部分年微软公司收购同名公司后成为微软公司的产品它的竞争者是和使您能够捕获组织和重用便携式计算机台式计算机或上的便笺它为您提供了一个存储所有便笺的位置并允许您自由处理这些便笺还帮助您以多种方式捕获信息然后根据需要组织和使用它它是中的新程序是的下一个版本不过这个版本绝对不是的简单改进版是一种全新的产品用于基于技术创建和自定义网站并生成启用工作流的应用程序提供了多种专业工具利用这些工具用户在平台上无需编写代码即可生成交互解决方案设计自定义网站以及使用报告和托管权限维护网站性能是用来开发为本用户表格的应用程序于年末首先发布为微软套餐程序的一部分主要特点是它对自订的概要支援以创作和查验文件的能力它可透过与工具包利用连接到外部系统并且后端和中间层系统可设定来利用标准如以及来沟通另外因为文件是基于的它可从外部数据库资源调用资料绑定到表格控制元件而非本身这里有一个例子可以说明可以用来做什么用户在他们的笔记本上使用离线填写一张表单可以检查这张表单里一些字段的合法性用户可以附加一个数字签名然后用户可以连接到服务器提交表单以形式等待上级的批准当用户连接到服务器时表单模板可以被自动更新