国考、遴选等公文写作与处理讲义.doc

1公文写作与处理目录第一部分公文写作2一公文的概念类别和功能2二公文的文体结构格式和稿本3三常用公文文种及其选用5第二部分公文处理7一公文处理及其任务7二公文处理责任7三公文办理程序8四公文拟办请办批办承办审核与签发的方法要点92第一部分公文写作一公文的概念类别和功能1公文的概念公务文书又叫公务文件简称公文是法定机关与组织在公务活动中按照特定的体式经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料包括电报下同是传达贯彻党和国家政策方针发布行政法规和规章施行行政措施指示和答复问题指导布置和商洽工作报告情况交流经验的重要工具公文是在公务活动中形成和使用的文书材料离开公务活动就不存在公务文书法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据公务文书必须反映和处理公务这就是公务文书区别于私人文书的本质所在公文有广义和狭义之分广义公务文书的指称范围包括机关团体企事业单位的各种文件电报报表会议文件调查材料记录登记表册等它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料3狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文通用公文指公文处理办法中规定的十二类十三种公文专用公文指除通用公文外由外事军事司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文2公文的类别依不同标准不同角度公文有多种分类方式1通用公文与专用公文根据形成和作用的公务活动领域即通常所说的按公文形成和使用范围划分通用公文是各类各级机关团体企事业单位都使用的文件如请示报告函等专用公文是在一定专业机关部门和业务范围专门使用的文件如外交文件司法文件会议文件军事文件等2对外公开文件限国骨公开文件内部使用文件秘密文件机密文件绝密文件这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的对外公开文件内容不涉及国家秘密可以直接对国内外公开发布限国内公开文件内容虽不涉及国家秘密但其内容不宜或不必向国外公布内部使用文件内容不涉及国家秘密但不宜对社会公开只有在本系统或本机关内部使用秘密文件内容含有一般国家秘密泄露会使国家安全利益遭受损害机密文件是指内容含有最重要的国家秘密一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害绝密文件是指内容含有最重要的国家秘密4泄露会使国家的安全利益遭受特别严重的损害3上行文平行文下行文是公文制发机关根据行文方向而划分的上行文指向有隶属关系的上级领导指导机关报送的公文平行文是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文下行文向所属被领导指导的下级机关发送的公文4规范性文件领导指导性文件公布性文件陈述呈请性文件商洽性文件证明性文件是根据内容的性质所划分的规范性文件指强制性推行的用以规定行为规范的法规规章等领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策法规与规章指导布置工作阐明领导指导原则的文件公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件陈述呈请性文件指用于汇报工作陈述情况提出建议请求指示或请求批准的文件商洽性文件是指探讨协商一般事项的文件证明性文件是指对某组织或个人的使命身份经历或某事件提供证据和对有关各方面权力义务责任作出规定的文件5平件急件特急件是依据对处理时限的要求划分的平件是指没有特殊时间要求按常规处理的文件急件是指因为内容重要紧急而需要优先传递处理的文件特急件是指内容非常重要并特别紧急需立即优先迅速传递处理的文件56收文发文机关内部根据文件来源划分的收文指本机关收到的来自外部的文件发文是指本机关制作发往外部的文件本机关制成只供内部使用的也称发文3公文的功能公文是能够逾越时间与空间的限制有效传递公务活动所需信息的重要工具这一功能主要表现在下述方面l公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令在公务活动中发挥领导和指导的作用是加强集中领导维护政令统一保证工作步伐整齐一致的有效形式2公文是下级机关请示报告工作反映情况沟通自下而上纵向联系的基本手段通过公文使下情上达为领导机关制定决策提供依据同时有利于对发生的问题予以及时处理3公文用于发布行政法规与规章在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用它使国家各项管理活动有法可依有规可循从而逐步实现法制化规范化4公文是沟通机关之间横向联系的纽带它比其它信息沟通形式具有更强的精确性权威性与凭证性通过公文机关之间能够相互交流信息商洽事务在工作中取得协调与配合5公文具有较强的政策性理论性在各项事业中发6挥着阐明事理启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用是教育干部和群众的好教材6公文是社会活动的真实纪录它印证了公文作者的合法身份记录了各项管理活动的性质状态因此具有重要的凭证作用二公文的文体结构格式和稿本1公文的文体公文的文体指公文的表达方式公文属应用文体应具有应用文体的基本属性即具有直接应用性从本质到现象从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定保证公文内容完整标记明显的格式规范性但它又不同于一般的应用文具有其自身的特殊属性第一公文被规定以现代汉语的书面形式即白话文作为必须使用的符号系统白话文具有通俗易懂语义确切的优点第二公文兼用说明叙述议论三种表达方式这是因为公文内容的表述必须做到事理结合除去对客观事物7的性质状态特征作出叙述与说明以外还要求在此基础上进行科学的分析与论证以表明作者的观点与态度只是不同文种因其性质与行文目的不同而在三种表达方式的运用上各有侧重如规范性公布性文件侧重于说明的方式工作报告会议纪要侧重于叙述的方式而内容复杂的公文如调查报告则需同时兼用三种表达方式2公文的结构公文的结构指公文的组织结构具有规范性和相对确定性国家有关机关对公文的基本构成作出了规范性要求其基本组成部分为一切公文所必备其他组成部分可视具体情况决定取舍公文的基本组成部分有标题正文作者日期印章或签署主题词公文的其他组成部分有文头发文字号签发人保密等级紧急程度主送机关附件及其标记抄送机关注释印发说明等3公文的格式公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体纸张等上排列的规定公文格式具有较强的规范性国家有关机关以法规规章标准等形式对其加以规范规范的公文格式有利于维护公文的严肃性方便对其直接阅读与传递处理有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文8公文格式主要是对载体的规格尺寸载体区域划分公文各组成部分的排列次序和编排式样文字符号的形体及尺寸等予以规范目前我国通用公文的格式一般为1公文纸采用国内通用的16开型推荐采用国际标准A4型供张贴的公文的用纸幅面尺寸可根据实际需要确定2公文纸分为可用以书写印刷文字图形等符号的图文区与不允许出现任何符号的白边区两个区域上白边天头和左白边订口应分别宽于下白边地脚和右白边翻口3所有文字符号从上至下自左而右依次横写横排版正文的行长应与图文区宽度相等即通栏排4左侧装订少数民族可按其习惯书写排版正文的行长应与图文区宽度相等即通栏排5在公文撰写和印制过程中各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求保密等级的标注与编排在文稿上应根据公文的实际涉密程度用汉字绝密机密秘密分别予以标注并后加必要时还应注明保密期限如机密5年在正式发出的印制本上保密等级位于公文首页图文区9左上角一般用3号或4号黑体字印刷紧急程度的标注与编排在文稿上根据情况分别标注急或特急在印制本上紧急程度位于保密等级的下一行字体字号与保密等级相同文头的编排在印刷本上文头位于公文首页上端约占图文区面积的13弱以大号黑体字黑变体字或标准体宋体字套色一般为红色但也可根据需要用其他颜色印制居中排一行联合行文的公文一个作者占一行发文字号的标注与编排文稿上应由有关人员在注发之后依照发文字号登记册上的式样依次标注作者代字置于方括号中的年份号顺序号如国务院1997年第一发文即标作国发1997001号一件公文只有一个发文字号联合行文时只标注主办机关的发文字号在印制本上发文字号位于公文首页文头以下居中如有签发人时应居左两者排一行常采用3号或4号仿宋体印刷发文字号下应居中印一条长10omm的细实线签发人的编排在印制本上签发人位于发文字号的同一行居右侧排印出签发人字样后空一格排发签发人的姓名字体字号与发文字号相同标题的标注与编排撰写文稿时应根据有关要求正确标注标题结构完整语意确切文字简练醒目字数一般不超过50字10主送机关的标注与编排在撰写文稿时应将收受并对本文负实际办理签复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出标注时需注意除了普发性公文外一份公文特别是上行文只能以一个机关为主送机关不能多头主送除非领导者本人曾有要求否则不能直接主送领导者更不能同时直接主送几位领导者应准确界定主送机关与抄送机关的区别避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关应正确标注受文机关的名称禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称以免无人承担实际办理责任削弱公文的效用在印制本上主送机关位于标题下从左至右顶格排列机关的名称回行继续顶格结尾用冒号如主送机关不止一个时应按其性质级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列机关名称之间用顿号逗号或分号分隔常用3号或4号仿宋体字印刷正文的编排在印制本上正文位于主送机关下按自然段依次排列每段起首空两格回行顶格常用3号或4号仿宋体印刷附件标记的标注与编排撰拟文稿时应准确标注附件标记注明其标题件数份数印制本上附件标记必须位于正文以下日期之上排出附件件号只一件时不排标题份数每件一般占一行11字体字号与正文同印章或签署的编排签署位于正本的右下方一位领导者占一行先排出机关名称签署者职务后空两格后请领导签注姓名印章位于正式发出的印制本正文的右下方应上不压正文下不压日期作者与日期的标注与编排撰拟文稿时应如实在相应栏目内标注完稿时间审核时间签发时间会议通过或批准时间等并注意标明完整确切的年月日在印制本上作者位于正文右下方排印发文机关全称或规范简称一个作者一般占一行字体字号同正文在印制本上日期位于正文右下方稍偏右排一行字体字号与正文同注释的编排除个别简短的注释采用正文夹注在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文外注释排印在印制本的末页日期的下方每项为一个自然段如有两项或两项以上时注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷主题词的标注与编排在印制本上主题词位于末页注释之下通常排一行起首顶格标主题词字样然后排印主题词词间空一格常用与正文字号相同的黑体字印刷12抄送机关的标注与编排在印制本上抄送机关位于主题词以下用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线形成抄送栏起首顶格排印抄送字样而后按机关的性质级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称其间用顿号逗号或分号等分隔常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷印发说明的编排在印制本上印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线形成印发说明栏字行的首尾各空一格常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷4公文的稿本在公文形成过程中将有各种文稿文本产生它们在内容外观形式以及效用方面均有很大区别草稿是公文的原始文稿包括有讨论稿送审稿征求意见稿草案等多种形式均供讨论征求意见和修改审核使用不具备戚公文的效用定稿又称原稿是已经履行法定生效程序的最后完成稿即业经机关领导人审核并签发正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿具备正式公文的法定效用是用以制作公文正本的标准依据正本是供受文者使用的具有法定效用的正式文本格式规范并具备各种生效标志13副本再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份备存查知照使用试行本法规文件正本的一种特殊形式在试验推行期间具有法定效用暂行本法规文件正本的一种特殊形式在哲互里万期间具有法定效用修订本对已经发布生效的文件在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本修订本具有法定效用不同文字稿本同一公文在形成过程中需要两种或两种以上文字撰制时不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同三常用公文文种及其选用文种也叫作公文名称是用来表明公文的性质适用范围作者职能权限及制发公文目的要求的在公文中正确标明文种不但为公文撰写处理提供便利而且有利于维护公文的权威性及有效性1常用公文文种的适用范围1规范性文件14条例用于对某一方面的行政工作作比较全面系统的规定国务院各部门和地方人民政府的规章不得称条例规定用于对某一方面的行政工作作部分的规定办法用于对某一项行政工作作比较具体的规定决定用于对重要事项或者重大行动作出安排2领导指导性文件命令令用于依照有关法律规定发布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施奖惩有关人员撤销下级机关不适当的决定指示用于对下级机关布置工作阐明工作活动的指导原则批复用于答复下级机关的请示事项通知用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文发布规章传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项任免和聘用干部通报用于表彰先进批评错误传达重要精神或情况3公布性文件公告用于向国内外宣布重要事项或法定事项通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项4陈述呈请性文件15议案用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项请示用于向上级机关请求指示批准报告用于向上级机关汇报工作反映情况提出意见或者建议答复上级机关的询问调查报告用于反映调查研究的成果揭示事物的真相与规律5商洽性文件函用于不相隶属机关间商洽工作询问和答复问题向有关主管部门请求批准等6会议文件会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项国家机构政党的重要会议纪要在需要对外公开报道时以会议公报公布2公文文种的选择撰写公文时要正确选定文种不用错用或生造文种不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦而且会给公文的效用带来损害选择公文文种要严守有关规范特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则选择公文文种的依据主要有三个方面一是发文机关与主要受文者间的工作关系二是发文机关的法定或规定权限三是行文目的行文要求和表现公文主题的需要根据发文16机关与主要受文者间的工作关系选择文种就是要求明确双方间本来的工作关系选取为这种关系所允许的文种当双方存在领导与被领导指导与被指导关系时可分别选用下行文种或上行文种当双方存在的只是平行关系同系统中的同级机关之间或不相隶属关系非同一系统的任何机关之间时只能选用平行文种根据作者的权限选择文种就是要明确作者的职责权力范围选择与之相符合的文种这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定只有具备相应地位和权力的机关才能选用如命令是一种领导性公文但并非一切处于领导地位的机关都可以使用除军队系统之外只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用如果不按作者的权限选择文种特别是选用了超越自身权限的文种就将构成越权行为公文自然也会因失去法律法规保护而失效根据行文目的要求和表现主题的需要选择文种就是在相同性质的文种中选取有助于实现目的和要求有助于使主题得到正确鲜明表现的具体文种在公文文种体系中有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的它们分别适用于表现不同的公文主题适用于表明不同的行文目的和对公文阅读办理答复执行等方面的不同要求如同属上行文的报告和请示虽性质相同但在表现主题表17明行文目的和要求方面却有不同的功用报告用于向上级机关汇报工作反映情况回答询问等但不能表现带请示事项的主题内容请示可用于向上级机关请求指示或批准但不能用于不带请示事项的工作情况汇报报告可提出请示审阅批示或转发等方面的要求但不能用于请上级允许自己去做什么也不能请上级务必答复请示则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求第二部分公文处理一公文处理及其任务公文处理从广义上说是指对公文的撰写传递与管理它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动是机关实现其管理职能的重要形式公文处理具体包括公文的拟写制作处理传递保管提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理公文处理的基本任务是准确及时安全有效地拟制传递处理和管理公文以便为机关公务提供18适用的信息充分发挥公文的效用其具体任务是1拟写与制作公文包括拟稿会商审核签发缮印校对直至用印或签署形成正式公文2传递公文将拟制成的公文根据公文性质与时限要求以多种方式传递给收受公文的机关3办理公文对于收文予以执行办理或撰拟新的公文作出答复批转或转发的处理了解与处理公文内容所针对的公务实现来文的目的要求4处置办毕公文指对已办理完毕的公文采取立卷归档清退销毁与暂存等方法进行处置5管理公文指对公文的平时分类保管与提供查阅6对公文拟制办理的组织管理与监督控制二公文处理责任在公文处理活动中不同层级不同类型的工作人员承担着各自不同的具体工作任务及与之相吻合的责任明确这些责任的归属对于提高公文处理的质量与效率有重要意义1机关领导的公文处理责任机关领导在公文处理中的责任主要包括亲自参与对重19要公文的撰拟工作审定签发以本机关名义制发的重要公文并承担其法律或行政后果阅处重要来文并指示处置原则与方法直接承办最重要的来文审定公文处理方面的计划规章和标准确定对公文处理系统的重大改善方案指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等2综合办公部门负责人的公文处理责任综合办公部门即指机关内部设置的办公厅室等综合服务或综合管理机构该部门是公文信息流通的中枢其负责人对公文处理负有全面而具体的多种责任亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文审定签发以本部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政后果亲自审核重要的对外发文经机关领导明确授权代为审定签发以机关名义制发的公文阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法直接拟办和承办重要的来文制定机关公文处理方面的计划及实施方案组织制定公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况组织规划公文处理流程建立公文处理质量与效率保障体系协调机关内外的行文关系指导解决机关内公文处理中的一般随机事件指导下级机关的公文处理工作3业务部门负责人的公文处理责任业务部门指机关内设的具体承担机关某一项或几项管理职能的职能机构这些部门的负责人的公文处理责任包括20亲自动手撰拟一部分比较重要的公文审定签发以本部门名义制发的文件并承担相应的法律或行政后果审核由本部门承办以机关名义发出的文件阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案直接拟办和承办重要来文协调与其他部门间的行文关系督导本部门的公文处理工作控制其质量确保工作效率向机关首长或综合部门反映有关情况解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问题等4公文处理机构负责人的公文处理责任公文处理机构又称文书部门或专职文件机构它是在综合办公部门或业务部门内部下设的专门承担或主要承担公文处理任务的组织具体称谓有多种如文书处科室文电处科室秘书处科室办文处科室核文处科室机要处科室等这类机构负责人在公文处理中的主要责任是草拟由领导交办的公文审核公文拟办承办部分来文具体协调解决机关内部外部有关公文处理的一般性具体矛盾关系具体组织控制各部门公文的流程从多种渠道了解公文处理的具体情况直接指导解决或提请领导解决有关具体问题根据授权提出公文处理工作的计划及实施方案设计公文处理的制度标准和规程规划公文处理的流程具体指导下级机关的公文处理工作5专兼职文书人员的公文处理责任在各级各类机关中总需要有一部分专门或主要承担公21文处理工作的人员一般称其为文书人员文秘人员或机要人员他们在公文处理过程中的主要责任包括分类集中承担一部分公文处理任务特别是其中具有管理性质的任务如收发启封登记注办摘编用印立卷归档清退销毁保管提供借阅利用组织传阅催办查办印制分发对外传递以及审核公文等组织公文的具体运转过程辅助设计公文处理的制度标准和规程等6一般业务人员的公文处理责任在各职能部门工作的一般业务人员在公文处理中的主要责任就是按规定的时限阅读处理来文提供拟办意见具体承接办理公文解决其中所涉及的问题起草公文参与审核一部分公文三公文办理程序1收文办理程序收文即对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动l公文的收受与交流签收指经履行规定的确认清点核对检查签22注手续之后收取公文签收工作由专职或兼职的外收发人员或通讯人员完成启封公文统一或分别由办文人员签收后统一启封或径送有关领导者亲启登记为便于掌握公文运转办理情况和查阅线索外收发人员在完成签收工作后对收发情况做简要记载2办理收文办理收文是指对收文进行阅读分析研究从中获取信息了解或解决所针对的事务或问题的过程拟办这是一项辅助决策活动由有关人员对文件进行阅读分析提出处理意见和建议提供可供选择的方案供领导审核定夺的活动做好拟办工作应注意第一弄清文件的意图问题的性质与实际状况第二意见要简明具体得体第三如所提方案有两个或两个以上应将倾向性意见排在前第四在公文处理单中工整清晰地填写好意见签注姓名日期第五对领导采纳自己的方案有一定把握时也可直接草拟复文文稿供审核定夺请办也叫注办指机关办公厅室根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或主管部门研办对需要两个以上部门办理的应当指明主办部门批办有关负责人认真阅读分析文件后提出处理意23见这是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动规定了对具体文件的处置方法程序具体承办责任承办原则与要求等对公文效用的实现具有决定性影响批办公文时应注意第一不越权批办第二严格控制批办范围第三批办意见明确具体切实可行第四采取措施保证批办意见执行第五如待办问题自己无权或无法处置可将批办改为拟办第六填公文处理单分发指经过收文筛选分类后依一定标准和要求分送有关部门有关人员阅知办理的活动其主要依据是文件的性质重要程度涉密程度缓急时限要求内容所涉及的职责范围等承办即具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动是公文处理的中心环节为使文件所涉及的问题得到解决承办可采取召集会议面谈讨论电话沟通实地调查指导现场协调布置等承办是各级机关的重要职责其依据是有关法规指令决定等更具体的是上级领导依照法规决议等作出的批示口头指令或以其它形式传授的意图3组织传阅与催办查办组织传阅指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时使公文在他们中间得到有效传递和阅读24催办由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查查办由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作4办毕公文的处置立卷归档即将机关在工作活动中形成的办理完毕的具有查考价值的文件材料按其一定的联系性质和保存价值分类整理编立成案卷并移交档案部门保管立卷原则遵循文件材料形成的特点与规律保持文件之间的历史联系区分不同价值便于保管与利用立卷方法把握文件的特征同其所同异其所异进行科学的分类组合与编目要保证立卷文件的齐全完整能正确反映本机关的主要工作情况电报随同文件一齐立卷立卷归档的程序编制立卷类目分类归卷方案平时归卷年终调整排列卷内文件与编号填写卷内文件目录与备考表拟写案卷标题题名填写封皮与装订案卷排列与编目归档清退即向原发文机关或指定的其他机关退还属于清退范围的公文销毁即对已不具备留存价值的公文在履行审批手续之后予以销毁暂存即对不属上述范围的公文暂时予以妥善保存252发文办理程序发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制处置与管理活动发文处理是一个不断形成和积累有效公文生成条件的过程是发文机关履行法定职责表达自身意志和愿望创造加工和记录传递有用信息的过程是由机关内众多工作人员共同参与的集体创造活动过程发文处理的一般程序为拟稿会商核稿签发注发缮印用印或签署分装发出处置办毕公文这一程序具有很强的确定性与不可逆性1文稿的形成具体包括拟稿会商核稿签发拟稿即撰拟公文文稿拟稿是机关各级工作人员的职责不仅各类具体工作人员应积极参与各级领导者也应亲自动手草拟各类重要公文会商指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围需征得其同意或配合时所进行的协商活动核稿指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前由部门负责人或经验丰富水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作签发指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后批注正式定稿和发出意见并签注姓名日期的活动除一些规范性及重要领导指导性公文须经有关正式会议通过或再由负责人签署即可生效外其他的公文的文稿26一经履行签发手续即为定稿即有正式公文的效用为此签发是绝大多数公文生效的必备条件2公文的制作具体包括注发缮印用印或签署注发即指在定稿形成后批注缮写印发要求的活动其作用是使签发意见进一步具体化技术化缮印即从誊录抄写印刷等方式制作供应出的公文用印或签署即在印毕的公文上加盖发文机关的印章或请有关领导者在公文正本上签注姓名其作用均为表明公文的正式性质和法定效力3公文的对外传递包括分装发出等环节分装指按照规定具体拣配和封装公文发出将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者4处置办毕公文包括立卷归档暂存销毁等四公文拟办请办批办承办审核与签发的方法要点1拟办拟办是一项辅助决策活动由有关人员对文件进行阅读27分析提出处理意见的建议提供可供选择的方案供领导审核定夺的活动做好拟办工作应注意1弄清文件的意图问题的性质与实际情况2意见要简明具体得体3如所提方案有两个或两个以上应将侧卧身性意见排在前4在公文处理单中工整清晰地填写好意见签注姓名日期5对领导采纳自己的方案有一定把握时也可直接摹拟复文文稿供审核定夺2请办需请办的文件可以分为三种类型注批件注办件函办件注批件即直接注请某某同志批示的文件办理注批件要把握这样几点一是对于请示的问题比较重大不需要办文部门协调补充说明的要注请领导同志批示二是对于注请领导批示的请办件应同时分送有关领导和主管部门阅看以便相互通气加快办理速度三是对于一些特殊件如确需直接注请领导批示可先同领导同志的秘书联系协调然后再注请办理不能随便直接注请领导人批示特别是有些请示有关部门意见不一致不便领导表态的更28不能直接注请领导人去批示注办件就是注请某某部门研办的文件注办方式包括请某某部门研办请某某部门商某某部门研办请某某部门研处请某某部门研究提出意见请某某部门商某某部门研究提出意见办理注办件要注意把握三点一是注意研办与研究提出意见的区别对研办件承办部门可以自行批复请示单位注明研究提出意见是表示征求意见要求有关部门提出办理意见供上级领导机关办文参考主办者实际上是请示件的主送机关比如关于纪念设施问题地市委请示省委省委办公厅的办文部门可请省委宣传部研究提出意见省委宣传部的意见反馈给省委办公厅后由省委办公厅报省委同意而后再以省委名义报党中央国务院审批二是请某某部门商某某部门研办的件两个承办部门以前者为主由前者牵头承办牵头单位应当充分征求商办单位意见如果两个单位意见不一致时应将两种意见同时报上级机关酌定三是注办件的分送范围要得当一般请部门研办研究提出意见的文件都应当分送有关领导同志使领导同志知道某文件已由某个部门承办如果主管领导对请示有批示可由办文人员直接告知承办单位函办件就是用函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件办理函办件要注意三点一是请示件中的内容涉及几个部门需要各方面征求意见又不便于请某一个部门29承办的办公厅室可分别发函函中可写明现将某某请示转去请就某某方面的问题研究提出意见二是办公厅室领导同志有批示的文件而该批示不便于和承办部门见面就用发函的形式并可以把此件是领导同志交办的这样的消息向承办部门传递过去三是一些特急件需要限定承办部门在一定期限内办完用函的形式可以说清楚3批办批办是指有关负责人认真阅读分析文件后提出处理意见这是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动规定了对具体文件的处理方法程序具体承办责任承办原则与要求等对公文效用的实现具有决定性影响批办公文时应注意l不越权批办2严格控制批办范围3批办意见明确具体切实可行4采取措施保证批办意见执行5如待办问题自己无权或无法处置可将批办改为拟办6填公文处理单4承办承办是指具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动是公文处理的中心环节为使文件所涉及的问题得30到解决承办可采取召集会议面谈讨论电话沟通实地调查指导现场协调布置等承办是各级机关的重要职责其依据是有关法规指令决定等更具体的是上级领导依照法规决议等作出的批示口头指令或以其它形式传授的意图承办公文应注意l吃透有关法规方针政策2加强调查研究3努力协调各方关系4有效运用各种承办方式5分清主次缓急6各级领导也应积极参与承办工作7对承办结果注意检查和监督5审核从一定意义上说审核是拟稿工作的延续而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分审核具有全面性无论公文内容还是形式或程序都在核查之列如下几个方面为其重点l是否需要行文是否具备行文条件发文名义是否合适有无错用2文种是否正确规范行文方向是否正确准确有无多头主送滥抄滥报违制越级行文等现象公文能否31对受文者产生预计的影响3公文内容是否合法是否真实准确明确具体界线清楚前后一致切实可行详略得当4公文格式是否规范正确文体是否正确结构是否齐全完整5语言表达是否简明得体条理是否合乎语法逻辑是否准确易于理解没有歧义主题是否明确突出人名地名时间数字引文是否规范准确标点是否正确字迹是否工整清晰规范6公文是否经一定会议讨论通过是否经过会商是否需要上报并已获批准6签发签发是对文稿的又一次全面核查更是对公文质量与正式效用的最终确认签发人在批注之前必须对文稿做全面审核及时纠正或弥补文稿中的错漏确认无误后再批正式发出意见并签注姓名和日期文稿经签发或定稿后其他人不经签发人同意均不得对其再做任何修改否则将负行政或法律责任根据签发人身份地位及工作程序的不同签发被分为正签代签核签会签等数种正签指签发人在自身法定职权范围内签发公文如机关负责人签发以机关名义对外发出公文代签指根据授权代他人签发公文核签又称加签指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文会签则指两32个或两个以上机关联合行文时由各机关的领导人共同签发公文要做好签发工作必须注意以下儿点1不得越权签发公文各级领导者只能对自己职权范围内的公文负责只能签发自身权限所及的公文根据国家的有关规定以机关名义制发的公文由机关领导人签发其中内容重要或涉及面广的公文由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发有些公文也可由机关秘书长或办公厅室主任根据机关领导人的授权代签以机关内设部门名义发文时由部门领导人签发会议决议会议纪要等由会议主持人签发2必须先核后签需核稿的公文必须审核完毕后再签发而不得先签发再核稿以确保公文有效3联合发文时必须做好会签工作使各机关或部门领导人均履行签发手续4必须在发文稿纸相应栏目内批注定稿及发出意见如发急发等并签注完整的姓名与日期不要只签姓或只签名不要只签姓名不批注意见如为代签应标注代代签等字样