公司档案管理规定.docx

公司档案管理规定 一、总则 1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。 2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。 二、归档范围 1、行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。 2、工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。 3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等 4、财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。 5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠纷、部门职责、岗位职责、操作规程、员工手册、员工合同等。 6、其他类：供应商档案；各种领货单、入库单、盘点表等单据、登记本及上级领导交代需要归档的资料等。 归档时间 公司所有原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时之内办理归档手续； 2、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任。 四、归档份数 1、原件或复印件全部归档，并注明份数、出处。 2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。 五、档案的收集 1、由各部门指派专人，每周对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。 2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。 3、收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。 六、档案的整理 1、档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。 2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。 3、电子备份重要资料的原件须通过扫描等