中国石油天然气集团公司合同管理办法

中国石油天然气集团公司合同管理办法第一章总则为加强中国石油天然气集团公司以下简称集团公司合同管理规范经营行为防范和控制经营风险提高经营质量和效率根据国家有关法律法规结合集团公司实际制定本办法本办法适用于集团公司及其全资子公司直属企事业单位以下统称所属单位的合同管理集团公司及所属单位的控股公司通过法定程序实施本办法境外控股公司章程另有规定的从其规定本办法所称合同指集团公司及其所属单位与其他法人其他组织自然人之间以及所属单位相互之间设立变更终止民事权利义务关系的协议包括合资企业章程意向书备忘录及其他文件集团公司实行归口管理分级负责专业把关的合同管理体制集团公司及所属单位应当严格落实合同管理责任制按照谁订立谁履行谁负责的原则明确分工落实责任集团公司管理或审批以下合同一以集团公司名义签订的合同二集团公司统一组织指定相关所属单位签订的跨专业板块项目合同三集团公司组织签订或审批的重大融资类合同四所属单位签订的股权类合同五所属单位签订的单项标的金额在亿元人民币以上的设备采购或支出类工程合同六其他权利义务关系复杂的合同所属单位签订的单项标的金额在亿元人民币以上亿元人民币以下的设备采购或支出类工程合同应当在合同签订后及时报集团公司备案所属单位管理或审批以下合同一以本单位名义签订的合同二以其下属单位名义签订的合同三集团公司授权其管理的合同四其他合同集团公司管理或审批的合同属于以下情形的可根据实际情况授权专业分公司所属单位管理或审批一集团公司授权专业分公司或所属单位决策的项目二限制知悉范围的海外项目及其他敏感项目三需要紧急处理的事项需要授权的经集团公司批准后由法律事务部办理授权手续集团公司法律事务部是集团公司合同综合管理部门履行以下职责一制订集团公司合同管理规章制度并组织实施二审查或起草以集团公司名义签订的合同办理签约授权手续会同有关部门监督检查合同履行情况三组织或参与集团公司重大合同的法律论证谈判和起草工作四组织审查所属单位上报审批的合同办理审批手续五负责管理集团公司合同专用章六会同信息管理部门组织集团公司合同管理信息化建设七组织编制推广使用集团公司合同示范文本八指导监督考核所属单位合同管理工作所属单位负责本单位合同管理工作履行以下职责一根据集团公司合同管理办法制订本单位合同管理实施细则二组织本单位合同订立和履行三审查或审批其下属单位签订的合同四推广应用集团公司合同管理信息系统五推广应用集团公司合同示范文本根据需要编制本单位合同示范文本六指导监督考核其下属单位合同管理工作订立和履行合同应当遵守有关法律法规和集团公司制度规定坚持公平公正诚实信用原则第二章合同订立集团公司及所属单位订立合同应当由合同承办部门组织合同谈判起草签订工作处理合同相关事务合同承办部门是合同订立的责任主体订立合同应当做到主体内容形式合法条款内容真实准确齐备权利义务明晰适当合同中不得出现容易产生歧义或含混不清的条款专门术语专有词汇应当做出定义解释除即时清结的小额交易外合同应当采用书面形式小额交易的类型和额度应当按照从严掌握原则由所属单位结合实际做出具体规定集团公司及所属单位订立合同签约主体应当是法人或其依法办理登记的分支机构机关部门或未依法办理登记的内设机构不得以其名义签订合同除集团公司及所属单位法定代表人分支机构负责人外任何个人未经授权不得对外签署合同授权事宜按集团公司授权管理办法执行订立合同应当按照选商谈判审查授权或审批签字盖章的程序进行任何单位和个人不得违反程序订立合同选择合同相对人应当严格按照市场准入条件和规定通过比选和竞争方式进行按规定应当采取招标方式选择合同相对人的应当严格按照招标的有关规定执行任何单位和个人不得违规干预选商活动不得暗箱操作不得收受商业贿赂订立合同前合同承办部门应当组织查验合同相对人的下列资料一证明合同相对人依法成立并存续的登记文件二相关资质证书及许可经营文件三法定代表人或负责人的身份证明文件受托人的授权委托书四能够证明其履约能力的财务经营业绩等资料五需要查验的其他资料集团公司及所属单位订立对外投融资技术及设备引进等重大或复杂的项目合同合同承办部门应当会同相关部门单位组成工作组进行商务技术法律论证拟订谈判方案有组织有计划地开展谈判签约工作所属单位订立涉及为集团公司及其他所属单位设定不竞争市场承诺知识产权许可等义务的合同应当事先向集团公司法律事务部报告并根据集团公司确定的方案开展合同谈判未经批准不得擅自作出承诺合同签订前合同承办部门应当按照合同审查流程办理合同审查手续向合同审查部门提交以下资料一合同文本二确定合同相对人的有关文件三合同相对人资信情况说明及相关资料四立项批复可研批复会议纪要投资计划预算文件及其他前置性批准文件五需要提供的尽职调查风险评估等其他资料合同审查流程由合同综合管理部门会同有关部门根据合同标的额类别及复杂程度设定下列合同的审查流程可适当简化一所属单位之间签订的合同二关联交易合同三小额交易合同四使用集团公司所属单位合同示范文本的合同五招投标过程中已进行商务技术法律审查且招投标结果没有重大改变的合同六合同审查部门参与谈判起草过程的合同集团公司相关业务部门专业分公司按照职责分工分别对合同进行商务技术法律审查一规划计划部门主要审核投资项目合同是否符合集团公司发展规划效益标准和投资方向指导目录并已列入年度计划或已按有关规定获得批准合同标的金额是否超过已下达计划或批准的总投资额二财务部门主要审核合同资金来源与使用资产权属用途使用方式和动用审批手续以及资金结算款项支付方式等财务资产事项是否明确具体是否符合有关规定担保合同所涉及的担保条件标的及金额与期限是否符合集团公司批准文件三预算部门主要审核支出类合同所支出资金是否列入集团公司年度预算是否符合集团公司相关费用标准或已按有关规定获得批准四资本运营部门组织审核控参股公司章程的治理结构设置审核股权投资包括境外股权收购股权转让及重组整合事项是否已按有关规定获得批准以及上述事项所涉合同的交易安排是否符合相关批复五外事部门主要审核合同文本及相关法律文件的外文表述是否准确中外文本所载内容是否一致六法律部门主要审核合同签约依据是否完备合同条款是否合法合规完整齐备权利义务约定是否具体明确各审查部门的意见是否需要协调并提出是否具备签约条件的审查意见七合同涉及其他业务主管部门和专业分公司相关业务的按照其职责分工对有关事项进行审查集团公司所属单位比照前款规定确定本单位合同审查部门职责所属单位订立由集团公司审批的合同应当在完成本单位审查后将合同文本及相关资料报送集团公司法律事务部集团公司法律事务部对合同及相关资料是否齐备进行形式审查并按照简捷高效原则确定审查部门和审查流程合同经审查具备签署条件的合同综合管理部门应当及时办理授权或审批手续不具备签署条件的由合同综合管理部门责成合同承办部门修订完善后报审所属单位上报审批的合同条款存在重大缺陷需要总部有关部门帮助或参与谈判的有关部门应当予以支持集团公司授权专业分公司所属单位审批的合同专业分公司所属单位应当严格按照本办法和授权文件规定行使审批权每半年向集团公司书面报告行权情况接受集团公司有关部门的检查监督合同应当加盖合同专用章特殊情况下需要使用行政公章的经本单位合同综合管理部门同意后按照本单位相关规定用章合同专用章由合同综合管理部门统一管理集团公司及所属单位应当建立并严格执行合同专用章刻制使用废止销毁等管理规定禁止任何单位和个人违规滥用合同专用章国家法律法规规定需报国家有关部门批准的合同应当在合同签订后办理报批手续法律法规规定或合同当事人约定合同需要公证或鉴证的应当办理公证或鉴证手续合同应当在交易发生前签订不得先交易后签约交易量难以确定的应当在交易前与合同相对人签订框架协议明确双方主要权利义务单价或计价方法意向交易量或暂定标的金额等主要条款实际交易量的确认单应当作为框架协议附件因抢险抢修救灾等紧急情形需要在签约前交易的应当在紧急情形结束后及时补签合同确认交易内容和后续责任第三章合同履行执行合同的部门或单位以下简称合同执行单位是合同履行的责任主体合同执行单位包括一负责合同履行的合同承办部门二合同签订后实际承接合同履行工作的其他部门或单位合同履行涉及的有关部门应当按照职责分工协同做好合同履行工作并对合同履行情况实施监督合同执行单位负责全面履行合同办理合同履行中有关授权异常情况报告索赔实施证据和档案资料的收集管理等事项协调处理合同履行中发生的问题合同执行单位应当熟知合同内容严格履行公司有关业务规定加强合同履行管理正确行使权利履行义务落实合同履行责任确保合同全面履行实际履行合同执行单位不得擅自放弃或怠于行使权利不得擅自承诺合同约定以外的义务合同签订后合同承办部门应当在合同履行前向合同执行单位和人员进行合同交底详细说明合同内容提示合同风险明确履行要求依据总承包合同进行分包的合同执行单位应当将总承包合同中约定的质量进度安全环保等方面的责任和义务分解落实到分包商并按照集团公司有关规定和合同约定监督其活动合同履行应当严格执行履行确认制度合同履行中的关键环节应当按照有关规定合同约定和履行要求明确专人作为签字代表签署确认文件签字代表应当具备相应履职能力严格按照制度要求和合同约定履行职责涉及对方违约或合同变更等重大事项的应当及时向有关部门报告不得擅自签署确认文件工程和重大物资采购类合同签字代表及其签字权限应当在合同中明确规定签字代表或签字权限发生变化的应当及时书面通知合同相对人合同执行单位应当建立合同履行风险评估制度对履行期限较长风险较大的合同定期进行风险排查及时发现和解决合同履行中的问题发生以下情形之一可能影响或改变合同权利义务关系的合同执行单位应当及时向合同综合管理部门报告一出现不可抗力情形的二合同相对人分立合并解散的三合同相对人经营状况严重恶化资质许可等被撤销的四合同相对人未按照合同约定履行可能影响合同目的实现的五合同相对人提出合同履行异议可能产生合同纠纷的发生本办法第三十九条规定的异常情形的合同综合管理部门应当会同有关部门区分不同情况提出以下处理意见一变更或解除合同二行使不安抗辩权等权利三协商仲裁或诉讼四其他救济方法合同变更应当签订书面协议合同执行单位应当按照合同管理权限将变更协议送交合同综合管理部门组织审查对合同做出实质性变更的应当履行合同审查审批手续前款所称合同实质性变更指已生效合同中的标的数量质量价款和报酬履行期限地点违约责任争议解决方式等条款发生变化以及合同发生全部或部分转让的情形合同终止前合同执行单位应当做好尾款和税费结算未决争议及其他事宜的处理不得遗留未决事项合同终止后合同执行单位和相关部门应当依据合同规定继续履行通知协助保密等义务合同执行单位应当对合同相对人履行合同情况进行评价并将评价结果录入合同管理信息系统任何单位不得与履约记录不良的合同相对人签订合同合同执行单位应当及时收集分类整理妥善保管合同履行资料并按档案管理规定存档合同履行资料主要包括一合同订立和履行过程中形成的项目建议书资信调查报告可行性研究报告备忘录确认书协议批准书担保书委托书公证书来往电文正式合同文本和相关审批资料二有关合同修改补充变更中止转让解除和调解仲裁等资料以及合同履行过程中产生的货物进出口海关报关单副本商品检验付款凭证等有关凭证三档案管理部门和合同综合管理部门认为有必要保存的其他资料和证据归档的合同文本及资料应当是原件没有原件的保存复印件并附书面说明第四章合同管理信息系统和示范文本集团公司按照信息技术总体规划统一建设与系统集成的合同管理信息系统任何单位未经批准不得另行建设应用其他合同管理信息系统除下列合同外集团公司及所属单位签订的合同应当通过合同管理信息系统运行一矿区服务涉及的与自然人签订的物业服务类合同二按照集团公司有关保密规定禁止上网运行的重大项目合同三经集团公司法律事务部批准的其他合同前款合同应当按照本办法第二章规定履行审查审批程序并于每年年底前将合同订立履行情况报集团公司法律事务部集团公司法律事务部负责研究确定合同管理信息系统建设运行升级业务需求制定合同管理信息系统业务管理规范指导监督合同管理信息系统日常业务运行并组织处理相关问题集团公司信息管理部负责组织管理和协调合同管理信息系统建设运行与维护工作会同相关部门组织合同管理信息系统与集团公司其他统建信息系统的集成和融合实现信息数据共享项目承担单位负责实施合同管理信息系统建设运行维护各项具体工作建立运维管理体系保障合同管理信息系统安全稳定运行集团公司及所属单位应当规范优化合同管理信息系统初始化设置合理设置单位用户个人用户及其权限严格按照制度规定定义系统流程确保系统运行协调有序安全规范风险受控集团公司及所属单位应当建立合同管理信息系统信息数据质量控制机制保证信息数据真实准确完整合同承办部门和合同执行单位应当按照合同管理信息系统信息录入规范及时准确填报合同相关信息对录入信息的质量负责合同综合管理部门应当定期检查合同管理信息系统信息数据质量组织整改存在的问题集团公司及所属单位应当建立合同信息统计分析制度合同综合管理部门应当定期分析合同订立履行情况及时发现合同管理和企业经营中存在的问题提出改进意见和建议合同综合管理部门应当定期组织梳理分析合同管理信息系统运行中存在的问题及时提出功能完善或升级的业务需求方案并按照信息管理相关制度规定组织实施集团公司推行合同文本标准化集团公司法律事务部组织编制并修订集团公司合同示范文本所属单位合同综合管理部门可根据本单位生产经营实际组织对集团公司合同示范文本进行细化修改集团公司合同示范文本中固定性条款的应征得集团公司法律事务部同意集团公司合同示范文本未覆盖的交易事项所属单位合同综合管理部门可根据集团公司合同示范文本的体例格式及有关要求组织编制本单位合同示范文本集团公司及所属单位签订合同应当使用合同示范文本确需使用非示范文本的应当事先征得合同综合管理部门同意第五章监督与责任合同承办部门和合同执行单位应当对合同订立履行情况自查自检及时整改存在的问题集团公司及所属单位合同综合管理部门定期检查合同管理情况发现合同管理混乱存在较大风险隐患的应当给予通报批评并责成相关部门和单位整改审计部门监察部门根据需要开展合同管理审计和专项监督对审计和监督中发现的问题有关单位应当及时整改审计部门可通过合同管理信息系统对正在审查的合同进行抽检对审计部门提出的意见合同承办部门应予采纳未予采纳的应当向审计部门作出合理解释出现以下情形之一的监察部门按照集团公司管理人员违纪违规行为处分规定视情节轻重对有关单位和人员给予处分造成经济损失的依法追究赔偿责任涉嫌犯罪的移交司法机关处理一合同订立履行因违反国家法律法规规定受到国家有关行政机关查处的二与合同相对人第三人恶意串通损害集团公司或国家利益的三签订以合法形式掩盖非法目的或内容虚假的合同四擅自拆分合同的五无授权超越授权签订或变更合同的六隐瞒或不及时报告合同履行异常情况产生不良后果的七擅自放弃或怠于行使权利造成损失的八不按照合同约定履行义务导致承担违约责任的九泄露合同商业秘密的十利用职务之便通过合同谋取私利的十一其他应当追究责任的行为第六章附则集团公司及其所属单位的劳动合同管理不适用本办法本办法由集团公司法律事务部负责解释