文书保管期限表.doc

文书保管期限表 序号 条款名称 保管期限 1、各级政府部门的指示、决定、批示、规定、通报、通知等 重要的 永久 一般的但需贯彻执行的 长期 2、向各级政府部门的请示、报告及其批复 重要的 永久 一般的 长期 3、公司下发各单位的红头文件、决定、通知等 重要的 永久 一般的 长期 4、各级领导来公司视察工作的讲话记录（录音） 永久 5、公司重要会议的文件材料 会议通知、报告、决议、总结、纪要、领导讲话 永久 会议典型材料、发言稿、简报 长期 参考材料、小组记录 短期 6、总经理办公会议的决定、纪要、记录、工作报告、汇报材料等 重要的 永久 一般的 长期 7、公司综合性报告和起草的文件、文章 重要的 永久 比较重要的 长期 8、公司大事记 永久 附2: 归档文件整理规则 为了适应档案管理现代化的需要，实现归档文件整理标准化、规范化，提高档案管理水平，根据行业标准和我公司的实际情况，特制定本标准。 主题内容与适用范围 1．1 本标准规定了本公司文书类归档文件的整理原则和整理方法。 1．2 本标准适用于本公司文书档案的整理工作。 引用标准 DA/T22-2000《归档文件整理规则》/165 3 名词术语 3．1 归档文件 是指本公司在各项职能活动中形成的、办理完毕的、应作为归档文件保存的各种纸质文件材料。 3．2 件 是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；复文与来文为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件。 3．3 事由 是指事物的来由，泛指一件具体的事，一个具体的问题或一般密切相关的工作过程。 4 归档文件整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档要求 5．1 归档文件应齐全完整，准确反映本公司各项活动的真实内容。 5．2 归档文件材料的纸张、书写材料和装订材料应符合档案保护要求，字迹要清楚，禁止使用铅笔、圆珠笔书写。 5．3 归档的文件材料要在次年第一季度内由负责归档的部门主动移交归档。 归档文件的整理方法 归档文件的整理是以件为单位，按照分类、分保管期限、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行整理。 6．1 分类 归档文件采用“年度—问题—保管期限”的方法进行分类。 6．1．1 区分年度 先将归档文件按其形成年度分开。跨年度的批复归入办结年；跨年度的会议归入闭幕年，跨年度的案件归入结案年。 6．1．2 区分问题 将归档文件按行政管理、经营管理、生产技术管理三大类问题分开。 6．1．3区分保管期限 将归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。 6．2 装订 6．2．1 装订前要对破损的文件进行修裱或复制；永久和长期的档案要去除订书订、大头针、曲别针等金属物；短期保管的文件不必去除金属物。 6．2．2 装订前要对归档的文件进行排序，即正本在前、定稿在后；正件在前、附件在后；原件在前、复制件在后；批复在前、请示在后；中文本在前、外文本在后。 6．2．3 对永久和长期保存的归档文件需用文件封套装起来保存；对某些过厚的文件或成套性文件材料，应彩左侧打孔，用线绳装订。 6．3 排列 同一年度、同一问题、同一保管期限内的归档文件按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别集中排列在一起。 6．4 编号（加盖归档章） 6．4．1 要在每一份归档文件的首页上方的空白处位置加盖归档章并填写相关内容。 6．4．2 归档章包括全宗号、年度、保管期限、问题、件号。 6．4．2．1全宗号：市档案馆给我公司编制的代号（此项可空置） 6．4．2．2 年度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 6．4．2．3 保管期限：档案的保管期限，填写永久、长期、短期。 6．4．2．4 问题：根据分类方案，填写行政、经营、生产技术。 6．4．2．5 件号： 即档案室编制的归档文件排列序号。同一年、同一问题、同一