会务工作流程.docx

会务工作流程一会前准备了解掌握会议主议题召开的时间出席范围和人数安排会议场所发布会议通知通知内容主要包括主议题时间地点出席范围和其它需要提醒的事项通知的方式主要包括列入学校会议安排表在校园网公布电话通知电子邮件通知和书面通知等根据会议的需要采取一种或多种方式的通知及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况邀请领导嘉宾如邀请上级领导及来宾与会要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导根据需要安排车辆接送事宜准备会议材料会议材料主要指会议文件与会人员胸卡文件袋等涉会材料与物品在会议召开之前提交领导审定后付印落实会场布置根据会议要求做好会场布置主要包括主席台布置包括主席台座次和席位牌会议材料话筒花卉茶水等会场环境包括会标布置盆花摆放音响设备灯光空调等必要时安排就座区域分布落实服务人员包括签到服务材料分发服务茶水服务和其它应急服务安排会议接待根据会议需要做好接站住宿和返程票务安排等大型会议要制作接送安排一览表住宿安排一览表根据会议安排落实参观游览安排及有关纪念品赠送工作发布新闻信息通知党委宣传部做好新闻宣传工作安排如有必要安排专人做好会议记录做好比那机会议简报的准备工作协调会务工作重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的需要召开协调会落实有关工作会务协调一般要求明确工作目标任务期限明确责任部门责任人协调会前一般应提出工作分工预案检查会务准备情况会务准备工作布置后要重视动态的检查监督对没有及时完成规定任务的要及时采取措施加以弥补二会中服务检查会场布置情况提前开启空调设备重点检查音响等设备主席台的布置情况检查服务人员就位情况检查签到准备工作签到处负责人员应该提前到位做好签到准备工作检查迎领礼仪等其他服务人员就位情况检查休会期间茶点服务等检查会议记录人员到位情况记录要准确完整重要内容要记清原话必要时要做好录音准备工作检查摄影摄像等新闻采访人员的到位情况做好与会人员合影的各项准备工作做好会议的安全保卫和医疗保障工作编印会议简报编印会议通讯录做好与会人员返程的相关安排三会后工作分发与会人员照片通讯录安排相关人员车辆为与会人员送行做好会议记录及相关材料的整理归档工作落实会议形成的决议明确专人协调落实必要时予以督查督办根据工作需要对与会人员进行必要的问候和工作联系