财务部会计档案管理方案.doc

一、项目内容 《财务部 会计档案管理方案》 项目背景、设立 为规范会计档案管理工作，根据《会计档案管理办法》有关规定，结合公司的实际情况，制定本管理方案。 三、项目时间    2013年1月1日至2013年12月31日 四、项目负责人 总负责人：柳琳钰 五、项目成员 实施人员：柳琳钰 六、项目实施地点 湖北省武汉市 七、会计档案归档所涉及到的相关信息 1.会计档案的归档范围 会计档案是指会计凭证（包括原始凭证）、会计账簿和会计报告以及与此相关的合同、协议、税务资料、增值税专用发票存根、公司合同、章程、董事会决议、验资证明、审批报告、长期合同、银行对账单以及银行存款余额调节表等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。   2.会计档案的整理、保管    档案管理人员，由财务部指定专人负责会计档案管理工作，有专人整理立卷或装订成册。会计档案管理人员要认真执行《新会计法》与《会计基础工作规范》的规定，做好会计档案管理工作。  八、会计档案整理的具体流程 1.会计档案的整理装订   各主管会计负责本人核算范围内会计档案的整理装订。各种会计凭证应按期进行装订成册，装订前对各种会计凭证要按记账凭证编号顺序排列，严格审查，确保无错、无漏、无串号。做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。    2.会计账簿和会计报表    会计账簿和会计报表在封面上应注明单位名称、账簿、报表的名称，财务报表及财务报告在年度终了后，由财务部统一收集整理，装订立卷归档。 3.会计档案的立卷、编号    会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放；记账凭证每册一号，每月内连续编一个流水号，按月度统一编号。 4.会计档案的借阅 公司内部人员如有借阅会计档案者，经申请的部室负责人、财务部负责人批准后方可查阅，查阅后应立即归档。借阅会计档案应在公司档案室或财务部办公室查阅。非本公司人员借阅会计档案，应持所在单位介绍信，填写“会计档案借阅审批单”，由财务部负责人签字后，报总会计师批准后方可借阅。对于属于本公司商业秘密的会计档案，除履行上述手续外，应按照《公司保密工作暂行规定》办理借阅审批手续。 会计档案原则上不得借出。如因工作需要借出时，应填写“会计档案借出（复印、摘抄）审批单”，经申请的部室负责人、财务负责人签字后，报总会计师批准。 5.发票及收据的管理 公司应按发票管理规定，正确使用发票及收据，发票和公司收据不得转借、转让，不得带其他单位代开发票。发票实行专人管理，如因保管不善，造成丢失或被盗，其后果有发票保管人负责。发票及收据由财务部门档案保管人员负责收发及建档保管。 6.会计档案保管期限 （1）会计凭证   原始凭证  、记账凭证  、汇总凭证  15年 （2）会计账簿   总账 、明细账 、日记账 、辅助账簿 15年 （现金、银行日记账保管25年）；固定资产卡片  固定资产报废清理后5年 （3） 财务报告   包括各主管部门汇总财务报告 、月、季度财务报告 保管3