财务档案管理办法.doc

XXX公司 财务档案管理办法 目的 规范公司财务档案管理工作。 适用范围 公司财务档案管理工作。 编制依据 《财务档案管理办法》（2014），上级公司 释义 公司财务档案：指公司在各项活动中形成的具有查考价值的各种文字图表声像计算机软盘等不同形式的财务历史记录。 基本要求 公司财务档案实行集中统一管理的原则，由财务管理部专人负责，所形成的档案因业务的特殊性质需要自行保管的可在其它单位、部门内指定专人管理。 职责分工 计划财务部 对公司经营活动中所形成的各种文件材料进行归卷立卷归档； 督促各单位、部门有关人员整理需要归档的涉及财务的文件材料； 负责财务档案材料利用工作及借阅管理工作； 负责财务档案保管期限的鉴定和超过财务保管期限档案的销毁工作。 公司办公室 负责档案移交后的管理工作。 财务档案的立卷和归档 财务文件立卷归档的范围为财务报表、审计报告、会计凭证、请示报签、会 议纪要、财务分析报告等一切涉及财务数据、财务信息、财务管理政策办法等的文件资料。 财务档案工作人员应将公司财务文件材料及时立卷，财务文件立卷 归档的基本要求是： 立卷归档的财务文件材料种类份数及每份文件的页数均应齐全完整； 财务文件材料应按其形成年度分别立卷，跨年度的请示与批复在批复年 度立卷，跨年度的总结决算统计在针对年度的最后一年立卷，归档协议合同等文 件在签字年度立卷归档； 财务立卷归档的案卷应按规定格式逐件认真填写卷内文件目录； 财务案卷封面应打印或用毛笔、钢笔填写案卷标题，标题应能概括卷内 文件的内容； 财务声像档案应用文字标出摄像或录音的时间、对象、地点和中心内容， 归档的财务文件材料要在次年第一季度装订整理归档。 财务档案资料的利用 财务档案工作人员必须熟悉本公司的历史和所藏档案情况，编制的各种专 题目录索引卡片等应便于检索，方便查找和利用。 各单位、部门查阅财务档案时，由查阅人填写查 阅申请单，经计划财务部负责人签字同意后方可查阅。 查阅财务档案采取整卷查阅的办法，各单位、部门查阅档案用后应立即归 还查阅人，对财务档案要妥善保管，防止遗失泄密和污损，也不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借。 外单位借用本公司财务档案时应持有单位介绍信并经财务总监同意后方 可查阅抄录或复印公司财务档案。 财务档案保管期限的鉴定和销毁 财务档案保管期限分为永久、长期（16-25年）、短期(15年以下)三种，确 定保管期限的基本原则是： 对公司有长远利用价值的档案应永久保存； 对公司一定时期内有利用价值的财务档案根据具体情况进行长期或短期 保存； 凡是介于两种保管期限之间的财务档案其保管期限一律从长； 财务档案的具体保管期限参照海洋石油机关财务档案归档范围及保管期 限试行的规定执行。 财务档案工作人员应结合公司实际情况会同有关单位、部门对财务档案进 行定期鉴定，对失去保管价值和超过保管期限的档案提出处理意见报财务总监审批后登记销毁。 销毁财务档案必须严格坚持保存从宽、销毁从严的原则，销毁档案时应指 定两人以上进行监销，监销人员应在销毁清册上签字。 3年以上的财务档案需移交公司档案室保管，借阅或查阅财务档案必须经财 务部门负责人、财务总监审批。 法律责任 违反本办法规定有下列行为之一的根据情节轻重给予行政处分造成损失的 责令赔偿损失并给予经济处罚构成犯罪的依法追究责任： 毁损丢失财务档案的； 擅自提供抄录公布擅自销毁财务档案的； 涂改伪造财务档案的； 出卖公司财务档案的； 倒卖公司财务档案牟利的； 财务档案工作人员玩忽职守造成公司财务档案损失的。 附则 本办法由公司计划财务部负责解释。 本办法自发布之日起执行。 【正文结束】  EMBED Visio.Drawi