档案管理办法.docx

第1页共2页档案管理办法1目的为加强公司重要档案资料管理工作有效地保护和利用档案维护公司合法权益特制订本办法2职责21行政部资料室负责公司全部档案的标识归档保存检索及处置22各部门负责本部门档案收集整理并定期送资料室存档3内容31定义本办法所称的档案是指公司筹建以来各级部门及员工从事业务经营企业管理公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字图表账册凭证报表技术资料电脑盘片声像胶卷荣誉实物证件等不同形式的历史记录32文件材料的归档范围主要包括321公司开办和变更的申请审批登记注册企业章程投资各方签订的合同协议等方面的文件322总公司董事会及所属机构形成的文件材料323产品生产方面有关产品设计工艺工装图样和技术文件324经营管理的各种记录合同协议等文件材料325设备仪器图样设备仪器安装调议验收维修改进过程中技术性凭证性文件材料326生产技术管理的各种计划统计报表分析活动形成的文件材料327科学技术研究技术引进技术改造技术转让方面的文件材料328基本技术工程竣工图纸及文件材料329劳动工资人事法律事务等方面的文件材料3210财务管理的各种账册报表凭证和文件材料3211情报信息和专利性文件材料3212党群组织和工会组织形成的文件材料3213教育培训方面的文件材料3214所有与管理体系有关的管理体系手册程序文件等3215其它具有利用和保存价值的文件照片录音录像等第2页共2页以上所列各项要求必须是原件涉及财务相关材料考虑到工作性质的特殊性可以是复印件33归档管理及利用方式331资料室管理员负责档案的收集整理借阅及下发工作332各部门指派专人负责根据上述32款收集本部门存档资料到行政部填写档案入档记录归档333利用方式a提供档案原件b提供档案复印件c提供文献索引资料34档案的借阅与索取341总经理副总经理借阅非密级档案可通过资料管理员直接提档342公司其他人员需借阅借出档案时需填写文件记录借阅借出登记并经主管领导批准后可办理借阅借出手续343借阅借出档案必须保持整洁严禁涂改注意安全和保密严禁擅自翻印抄录转借遗失如确属工作需要摘录和复制凡属密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制一般内部档案可由资料室主管人员批准方可摘录和复制4档案的销毁41任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料42若按规定需要销毁时凡属密级须经总经理批准后方可销毁一般内部档案经相关部门主管领导同意后方可销毁43经批准销毁的公司档案档案人员要认真填写记录销毁清单见记录控制程序附表由专人监督销毁