人事档案管理办法.docx

人事档案管理办法 为进一步规范员工的档案管理工作，实现科学、完整管理，结合公司实际情况，特制订本办法。本办法适用于各销售区域、营销各职能部门员工的人事档案管理。 一、部门/岗位职责 部门/岗位 职责 人力资源部 负责《人事档案管理办法》的制定、解释及监督实施；各销售区域、营销各职能部门员工人事档案建立、维护更新及利用管理。 二、档案类型与管理 档案类型、管理 描述 内部人事档案 为便于内部管理，将每位员工的入职资料、培训记录、调动相关资料、奖惩记录等资料予以归类并由公司保管的备查材料。 档案管理 对每位员工内部人事资料的归类建档、更新、转递、利用等工作。 三、归档内容：包括必缴资料与其他资料（详见《员工内部人事资料登记表》），以及需要 归档的其他资料。 必缴资料 数量 其他资料 其他资料 数量 序号 资料名称 序号 资料名称 1 个人简历 11 照片（两张1寸白底免冠照） 2 应聘人员登记表 12 职称复印件 3 入职登记表 13 背景调查函 4 面试评价表 14 入职培训记录数据表 5 身份证复印件 15 转正审批表及转正审批报告 6 最高学历证书复印件 16 转正面谈记录表 7 户籍资料 17 任免职文件 8 原公司离职证明 18 调配审批报告及交接表单 9 健康体检表 19 离职离任交接表单 10 劳动合同 20 审计资料 四、建档标准 1、员工入职后的一周内应将归档资料中1-13项收集后建档。14-16项应在转正时收集完毕并及时归档。 2、档案袋正面标注员工姓名、所在部门及岗位，粘贴《员工内部人事资料登记表》，用于登记归入档案袋中资料名称与数量。 3、新材料归档：对新形成的档案资料需要及时归档。先鉴别材料是否符合归档要求并确定归档位置，在《员工内部人事资料登记表》上补登材料名称与数量后归入档案。 4、员工个人资料更新及维护：员工本人的姓名、身份证、长期居住地址、户籍、婚姻状况、学历、职称、从业资格、培训结业或进修毕业等方面情况有变更时，须在一个月内到人事部门出示相关证明原件并留存复印件，人事部门及时更新信息以确保与员工有关的各项权益。 5、保管期限：如员工离开公司，其内部人事档案自离职之日起保管 2 年，有存放条件的可适当延长保管期限。 五、内部人事档案的转递 因工作调动或部门归属变更等原因引起员工内部档案