人事档案管理办法.doc

XXX公司 人事档案管理办法 目的 规范公司人事档案的管理。 适用范围 公司人事档案管理。 编制依据 《人事档案管理办法》（2014），上级公司 《人力资源管理制度》（2014），公司 职责分工 公司办公室 负责公司员工人事档案管理的业务指导。 人力资源部 负责公司人事档案管理。 人事档案管理体制 员工人事档案实行集中统一管理，统一归属人力资源部管理并接受专职档案管理部门的业务指导。 人事档案管理权限 应建立人事档案室，负责人事档案管理工作。 人事档案管理人员的配备 公司应配备人事档案管理员，负责公司人事档案管理工作。 人事档案管理工作人员的任职条件 政治可靠、作风正派、责任心强； 熟悉业务，严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档 案的安全，不得丢失、泄露档案内容； 中共党员； d) 具有大专以上学历。 人事档案的内容、分类 公司员工必须建立人事档案。人事档案分为正本和副本，副本依据工作需要建立。 人事档案正本由全面、客观地反映员工情况的材料构成，内容分类： 履历材料； 自传材料； 鉴定、考察、考核材料； 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业 成绩和评聘专业技术职务、专绩、审批材料等）； 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、 参加工作等问题的审查材料）； 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、先进模范事迹）； 处分材料（包括甄别、审查材料、免于处分的处分意见）； 录用、任免、聘用、入伍、转业、工资待遇、出国、退（离）休、 退职材料及各种代表会代表登记材料等； 其他可供组织上参考的材料。 人事档案副本是人事档案正本主要材料的重复件和复制件、人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的重复件或复制件构成： 主要履历材料； 主要鉴定、干部考核材料； 学历、学位和评聘专业技术职务的材料； 政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）的材料； 奖励材料； 处分材料（包括甄别、复查结论）； 录用、任免、聘用、入伍、转业、工资、待遇、退（离）休、退职材料； 其他如有重复的材料，也可归入副本。 专业技术、培训档案的管理权限与人事档案管理相同，具体要求另行规定。 人事档案管理范围 未建立副本的人事材料，具有价值并有两份原件的，需注明并留存在档案袋内，以备建立副本用。 公司员工退（离）休以后的人事档案，根据国家规定随人事关系变更而转移或移交公司档案室。 公司员工死亡后人事档案保存5年后，移交公司档案室保管。 员工辞职、自动离职、被辞退（解聘）、合同到期终止后，其人事档案转至有关单位保管（必须是按国家规定有管理档案权限的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管），不得转给民办单位保管。 人事档案管理人员及其在公司工作的直系亲属的人事档案，由人力资源部门指定专人保管。 人事档案工作内容及程序 档案材料的收集、鉴别与归档 经常收集整理干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新 形成的反映干部德、能、勤绩的材料，按中组部组通字（1991）12号文的有关规定，及时地将新形成的档案材料归入人事档案以充实档案内容； 注意收集和积累员工应该归档的材料，每年第一季度与党、工、团、 纪检、审计监察、科技等有关部门联系，索取上一年应该归档的材料。要特别注意收集有关干部的业务水平、技术专长、工作能力、成绩贡献等方面的材料； 与各有关业务部门建立主动送交人事档案材料归档的工作制度和建 立责任人制度，切实保证干部人事档案能及时补充和更新； 人力资源部要有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，个人书写自 传等，并及时将这些材料补充进干部档案； 收集的材料必须经过认真的鉴别方可归档； 材料要真实、完整。对头绪不清，来源、时间不明的材料，要尽可能查 清注明，对查不清、内容又不重要，参考价值不大的材料，可不归档； 涉及员工政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料，应 转交有关部门查清后，再确定是否归档，需经组织审查或本人签字的要盖章签字后，方可归档； 不属于归档范围的材料，不得擅自归档； 凡销毁材料，必须严格审查，详细登记造册，报主管负责人批准，指定 专人监销； 凡属于归入人事档案的材料，均应按档案管理的要求进行整理。做到认 真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐； 对规格大小不一的干部档案材料，必须裱糊整齐再装订；不得使用圆珠 笔、铅笔、红色及纯兰色墨水和复写纸书写。 档案的保管与保护 根据安全保密、便于查找的原则，对人事档案进行保管； 人事档案要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜， 库房面积每千卷需20-25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备； 应定期检查库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温、防盗等设施，要 保持库房的清洁和适宜的温、湿度（标准要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-60%）； 保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案， 发现问题