培训档案管理办法.doc

培训档案管理办法1目的为使培训工作有章可依保证培训工作的专业化规范化效率化为培训组织者提供有效的培训资讯促进培训工作不断向前发展特制定本规定2范围本规定适用于全公司3职责人力资源中心负责本标准的制定和修改并按照规定要求负责执行4作业内容41培训档案的类别411公司层面下发的文件通知年度计划等A文件通知B年度计划C公司宣传手册产品手册影像视频以及一切与培训工作相关的资料文件412培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案A企业年度培训计划B培训项目建议书C培训项目评估报告D内外部培训师资档案E培训业务定点联系机构档案等413由人力资源中心负责积累和不断完善的在培训过程中形成的知识数据档案A以专业类别划分自行设计和开发的培训课程B各种介质形态的培训书籍和讲义C培训实况影像记录光盘D在特定时间节点发生的同一培训课程的版本修订知识补充与变更情况档案等414人力资源中心组织的每期培训项目体现员工在一定时期内参加培训项目的记录性文件AOA培训通知企业微信公告企业头条B培训报名名单培训签到表影视视频培训照片C配套的培训讲义授课老师的课件D培训考核成绩单结业获奖证书发放名册培训效果评估表培训评估报告讲师授课津贴申请表课时数评分系数课酬E培训活动所需奖品申请单F考试试卷样卷1份含答案解析和学员试卷学员实操文件汇总压缩包管培生项目的相关资料校招管培生培养方案管培生报到签到表管培生信息登记表管培生宿舍登记表管培生阶段实践日志电子版管培生请假单未打卡证明管培生生产实践阶段每日工作评定管培生实践部门考评校招管培生中止培养说明415其他需归档资料A鼓励个人收集培训资料个人收集的资料是指个人与公司内其他事业部内设的培训模块或公司外部同业交流学习的过程获得的有价值资料或通过其它途径收集到的并经人力资源中心认同的培训档案资料B各类别考试资料主要来源于互联网部门内部自行编制及同行业的交流借鉴和创新42培训档案归档要求421纸质档案归档A归档资料按归档范围进行积累确保归档资料的及时性完整性准确性能够反应培训工作的真实内容和历史过程B确保应归档的文件资料收集齐全完整按其形成规律和特点分类归档案卷要按时间先后次序排列并编写资料编号422电子档案归档A负责编辑整理确保内容齐全完整真实有效且电子文件同时存在纸质档案须确定其内容与纸质档案的一致性B定期确定电子档案清单发相关部门备案以备数据核查43培训档案归档时限431通过公司各平台发布的与培训工作密切相关的通知资讯公告等均由部门档案管理人员第一时间下载归档432每期主题培训各层级各类型的培训班成功开展后由经办人员3日内将相关的纸质资料或电子资料交一份于档案管理人员归档433个人由公司部门派出参加各类培训班结训归来5天内必须将一整套归纳整理好的培训资料交于培训档案管理员保管44培训档案的分类保管441人力资源中心对培训档案必须进行科学管理做到妥善保管分门别类存放有序查找方便同时严格执行安全和保密制度不得随意堆放严防毁坏散失和泄密A编号归档文件应按照分类和排列顺序逐件编号在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序从1开始编号编号包括一级类目代号二级类目代号三级类目年份和顺序号B编目归档文件应逐件编目设置编号日期文件名页数份数备注等项目C电子档案的整理规则电子档案根据文档管理系统中对应的文件目录归类上传电子文档需详细注明文件名442人力资源中心指定一名人员负责培训档案的管理工作该管理员必须有高度责任心原则性强45培训档案的查询和借阅451培训档案教材资料等的接收移出外借必须履行登记手续填写查阅借阅登记表发放给学员的课件必须事先转换成PDF格式经部门经理批准后才能发放452档案资料的外借要严格区分借阅权限超出规定时间范围的不允许借出A归档立卷的培训档案除培训工作的监察人员人力资源中心内部成员外严禁借给其他人员B校招管培生个人信息资料除阶段实践过程中的直系部门领导其他人员不予借阅C专项资质认证的成绩单视情况公布结果未得批准禁止告知部门以外的任意他人D借出资料时要实行押金制每借出一份培训资料押金50元押金可作资料不能归还或遗失时的申购或复制费用E每人每次最多可借阅资料2份借阅期限为1周超过借阅时间不足1个月的每周罚款5元如果超过1个月则原押金不予退还46培训档案的销毁各类培训档案的保管期限根据特征可分为永久定期两种永久档案长期保管不可销毁定期档案根据保管期限分为1年2年培训档案的保管年限从培训年度终了后的第一天算起461需永久保存的培训档案培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案及在培训过程中形成的知识数据档案462保管期限为1年的培训档案管培生项目所涉及的日常管理资料463保管期限为2年的培训档案体现员工在一定时期内参加培训项目的记录性文件对于年份跨度较远又无实际保存价值的档案经人力资源中心负责人同意报相关部门批准后可以销毁相关部门派员监销档案管理人员登记造册并在销毁清册上签字附则51档案管理纳入人力资源中心培训模块工作标准之一对培训档案收集整理的配合程度作为培训模块内部成员考核的内容之一52本规定的解释权在人力资源中心未尽事宜均由人力资源中心拟定呈准后颁布实施53本规定自颁布之日起生效引用文件档案管理规定附件附件一培训档案借阅登记表附件二档案资料销毁清单附件一填表人年月日编号档案名称借阅对象数量本页资料来源备注A010010020030200100200303001002003B010010020030200100200303001002003C0100100200302001002003D010010020030200100200303001002003附表二档案资料销毁记录表号拟销毁档案资料名称拟销毁档案资料编号拟销毁档案资料份数拟销毁时间销毁人监督人销毁原因及拟销毁方式档案室意见部门负责人意见领导批示安徽燕之坊食品有限公司制度文件文件名称培训档案管理规定页数第4页共7页部门名称备注