文秘岗位任职资格标准.docx

文秘岗位任职资格标准编制审核目录第一部分概述第二部分标准核心内容模型第三部分级别角色定位和基本条件第四部分标准核心内容描述一行为标准二能力标准三贡献标准第五部分附则第一部分概述一标准名称文秘类任职资格标准二标准定义文秘类任职资格标准是指在领导者主事者等身边从事综合辅助工作和工务服务工作以完成辅助决策综合协调沟通信息办公办会办事等工作内容的职位胜任要求三标准适用范围文秘类四标准级别本标准共设五个级别分别为一级标准二级标准三级标准四级标准五级标准五标准的结构本标准包括级别角色定位基本条件行为标准能力标准贡献标准和参考项第二部分标准核心模型级别行为要项一级二级三级四级五级办公室环境管理格局设计格局设计环境优化环境优化环境优化环境安全与维护管理环境安全与维护管理环境安全与维护管理环境安全与维护管理环境安全与维护管理效率管理时间管理时间管理时间管理时间管理时间管理工作日志编制工作日志编制工作日志编制工作日志编制工作日志编制领导会约安排领导会约安排领导会约安排领导会约安排领导会约安排办公室资源管理资源保管资源保管资源保管资源保管资源保管资源库存管理资源库存管理资源库存管理资源库存管理资源库存管理事务管理印信管理印信管理印信管理印信管理印信管理电话事务管理电话事务管理电话事务管理电话事务管理电话事务管理邮件事务管理邮件事务管理邮件事务管理邮件事务管理邮件事务管理零用现金与报销管理零用现金与报销管理零用现金与报销管理零用现金与报销管理零用现金与报销管理值班事务管理值班事务管理值班事务管理值班事务管理值班事务管理上司行程安排上司行程安排上司行程安排个人来访接待个人来访接待个人来访接待个人来访接待个人来访接待接待工作来宾资料搜集来宾资料搜集来宾资料搜集来宾资料搜集来宾资料搜集接待方案制定接待方案制定接待方案制定做好接待准备做好接待准备做好接待准备做好接待准备做好接待准备迎接来宾迎接来宾迎接来宾迎接来宾迎接来宾宴请安排宴请安排宴请安排宴请安排宴请安排送别工作送别工作送别工作送别工作送别工作商务活动安会见与会会见与会谈会见与会谈会见与会谈会见与会排谈的座位安排的座位安排的座位安排的座位安排谈的座位安排新闻发布组织新闻发布组织新闻发布组织庆典活动组织庆典活动组织庆典活动组织签约仪式安排与组织签约仪式安排与组织签约仪式安排与组织开放参观活动组织开放参观活动组织开放参观活动组织商务谈判谈判资料收集谈判资料收集谈判工作小组组织谈判工作小组组织谈判方案制定谈判现场安排谈判现场安排谈判中的辅助性工作谈判中的辅助性工作会议管理会议议题和议程确定会议议题和议程确定会议筹备方案写作会议筹备方案写作会议筹备方案写作会议准备会议准备会议准备会议准备会议准备会议现场布置会议现场布置会议现场布置会议现场布置会议现场布置接站报到签到与入场安排接站报到签到与入场安排接站报到签到与入场安排接站报到签到与入场安排接站报到签到与入场安排会议记录会议记录会议记录会议记录会议记录会议宣传报道会议宣传报道会议宣传报道会议宣传报道会议宣传报道会议保卫保密工作会议保卫保密工作会议保卫保密工作会议保卫保密工作会议保卫保密工作与会人员与会人员返与会人员返与会人员返与会人员返程安排程安排程安排程安排返程安排会议总结会议总结会议总结会议纪要形成会议纪要形成会议纪要形成文书处理发文处理发文处理发文处理发文处理发文处理收文处理收文处理收文处理收文处理收文处理文档管理文档管理文档管理文档管理文档管理信息与调研管理信息处理信息处理信息处理信息处理信息处理调查研究调查研究调查研究调查研究调查研究调研数据分析调研数据分析调研数据分析协调工作与同事关系的协调与同事关系的协调与同事关系的协调与同事关系的协调与同事关系的协调与外部关系的协调与外部关系的协调与外部关系的协调与外部关系的协调与外部关系的协调能力标准必备知识1专业知识2环境知识3公司知识1专业知识2环境知识3公司知识1专业知识2环境知识3公司知识1专业知识2环境知识3公司知识1专业知识2环境知识3公司知识专业技能1理解与判断能力2沟通与交际能力3组织与系统能力4信息收集与处理能力5口头与书面表达能力6操作与办事能力1理解与判断能力2沟通与交际能力3组织与系统能力4信息收集与处理能力5口头与书面表达能力6操作与办事能力1理解与判断能力2沟通与交际能力3组织与系统能力4信息收集与处理能力5口头与书面表达能力6操作与办事能力1理解与判断能力2沟通与交际能力3组织与系统能力4信息收集与处理能力5口头与书面表达能力6操作与办事能力1理解与判断能力2沟通与交际能力3组织与系统能力4信息收集与处理能力5口头与书面表达能力6操作与办事能力贡献标准专业成果项目管理1361012工1361012作案例课程开发12468团队贡献文库建设1361012优化建议12468文稿发表12468人才培养01234课程讲授124610第三部分级别角色定位和基本条件一级别角色定位级别角色定位即关于各级别可承担角色的描述包括掌握本领域内知识技能的宽度和深度能够解决问题的范围和难度在本领域内的地位能够承担的职责级别参考职位角色描述一级办事员具有本专业的一些基本知识或单一领域的某些知识点在适当指导下能够完成单项或局部的业务二级经办具有基础的和必要的知识技能这种知识技能集中于本专业中的一个领域能够运用现有的程序和方法解决问题但这种问题不需要进行分析或仅需要进行不太复杂的分析工作相对而言是程序化的工作是在他人的监督下进行的工作的进度安排亦是给定的三级主办具有基础的和必要的知识技能这种知识技能集中于本专业中的一个领域这种知识和技能已经在工作中多次得以实践能够运用现有的程序和方法解决问题但这种问题不需要进行分析或仅需要进行不太复杂的分析工作相对而言是程序化的能够理解本专业领域中发生的改进和提高能够发现流程中一般的问题四级专员精通本专业领域的知识和技能并对相关专业领域有相当的了解能够发现本专业系统中存在的重大问题并提出合理有效的解决方案可以独立地成功地熟练地完成大多数的工作任务并能有效指导他人工作五级高级专员在本专业大多数领域具有精通全面的知识和技能在本专业其它领域也有相当程度的了解对本专业业务流程有全面深刻的理解能够洞察其深层次的问题并给出相应的解决方案对于本专业领域内复杂的重大的问题能够通过改革现有的程序方法来解决之可以指导本专业内的一个子系统有效地运行二基本条件基本条件包括以下内容关于教育背景的要求关于相关培训经历的要求关于从业经验的要求关于某方面特殊经验的要求其他相关要求级别基本条件一级从事文秘领域工作半年以上二级已获得该类或相关任职资格一级后继续从事文秘领域工作一年以上三级已获得该类或相关任职资格二级后继续从事文秘领域工作二年以上四级已获得该类或相关任职资格三级后继续从事文秘领域工作四年以上五级已获得该类或相关任职资格四级后继续从事文秘领域工作六年以上第四部分标准核心部分描述一必备知识各级必备知识内容如下表级别必备知识考查方式合格标准一级1专业知识社交知识短片演讲知识文化短篇知识正式文件的写作知识时间管理知识组织与个人工作方法沟通协调知识基础护理知识办公软件及设备使用知识文档的管理知识会议管理知识会议记录知识2环境知识人文地理知识消防系统使用知识食宿交通安排知识公司知识公司时事知识公司组织结构及人事知识公司流程知识公司保密知识公司的文档编码知识公司的行文规范公司的固定资产管理知识公司费用管理知识公司的接待礼仪及规范公司环境知识基本产品知识紧急与常用号码二级1专业知识社交知识短片演讲知识文化短篇知识正式文件的写作知识时间管理知识组织与个人工作方法沟通协调知识基础护理知识办公软件及设备使用知识文档的管理知识会议管理知识会议记录知识2环境知识人文地理知识消防系统使用知识食宿交通安排知识公司知识公司时事知识公司组织结构及人事知识公司流程知识公司保密知识公司的文档编码知识公司的行文规范公司的固定资产管理知识公司费用管理知识公司的接待礼仪及规范公司环境知识基本产品知识紧急与常用号码三级1专业知识社交知识短片演讲知识文化短篇知识正式文件的写作知识时间管理知识组织与个人工作方法沟通协调知识基础护理知识办公软件及设备使用知识文档的管理知识会议管理知识会议记录知识2环境知识人文地理知识消防系统使用知识食宿交通安排知识公司知识公司时事知识公司组织结构及人事知识公司流程知识公司保密知识公司的文档编码知识公司的行文规范公司的固定资产管理知识公司费用管理知识公司的接待礼仪及规范公司环境知识基本产品知识紧急与常用号码四级1专业知识社交知识短片演讲知识文化短篇知识正式文件的写作知识时间管理知识组织与个人工作方法沟通协调知识基础护理知识办公软件及设备使用知识文档的管理知识会议管理知识会议记录知识2环境知识人文地理知识消防系统使用知识食宿交通安排知识公司知识公司时事知识公司组织结构及人事知识公司流程知识公司保密知识公司的文档编码知识公司的行文规范公司的固定资产管理知识公司费用管理知识公司的接待礼仪及规范公司环境知识基本产品知识紧急与常用号码五级1专业知识社交知识短片演讲知识文化短篇知识正式文件的写作知识时间管理知识组织与个人工作方法沟通协调知识基础护理知识办公软件及设备使用知识文档的管理知识会议管理知识会议记录知识2环境知识人文地理知识消防系统使用知识食宿交通安排知识公司知识公司时事知识公司组织结构及人事知识公司流程知识公司保密知识公司的文档编码知识公司的行文规范公司的固定资产管理知识公司费用管理知识公司的接待礼仪及规范公司环境知识基本产品知识紧急与常用号码二行为标准文秘类任职资格行为标准包括十一大行为模块一级行为标准行为模块行为要项行为标准办公室环境管理环境安全与维护管理监督和维护工作场所的安全努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失维护工作场所内人员物品和信息的安全办公室工作管理工作组织运用适当的工作方法有效地利用时间使自己的工作和同事的工作协调一致最大限度地控制材料的浪费根据既定的工作程序开展工作自我提高确定和认可个人改进目标准备和认可一项自我改进的实施计划实行与复审个人改进计划工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间确保工作按时保质完成学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度根据工作任务的变化与主管及团队成员协商确保调整的工作程序满足要求遵照执行制定的计划遇变动或在自己能力范围外的例外事务预先知会相关人员并积极寻求相关帮助资源办公室设备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况根据需要申购办公设备跟踪申购请求的执行情况设备领用及时查询到货信息领取及发放办公设备建立设备账簿及时更新数据设备管理及时处理资产的转移清退报废维护各类办公设备的正常使用状态定期盘点根据公司要求处理盘点结果事务管理印信管理检查是否有院领导批准用印的签字用印一般要履行领导签批手续审阅了解用印内容不能用印的则坚决不用并说明理由用印应当进行登记并留存用印材料重要信件协议书合同书毕业证书荣誉证书等用印均须留存相关材料并进行核查登记盖印必须清晰端正便于识别印章的位置一般要齐年盖月使用印章要在办公室内不能将印章携带出院外使用特殊情况下在院外套印需用印的文件材料印章管理人员应在现场监印未经院领导特别批准不允许出现盖有印章的空白凭证电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应正确识别来话方并准确地记下其要求在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员正确拨打自己的或代别人拨打电话礼貌地获取和检查相关信息迅速准确地将相关信息传递给相关人员迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门若有需要根据公司规定记录通话邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件在既定的时间里根据要求整理邮件在规定的时间里将邮件分发相关人员分发中若出现无法避免的延误情况应立即报告相关人员邮件地址书写明了正确信函内附件附着牢固发现丢失立即上报根据需要进行登记零用现金与报销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度不应个人或协助他人建立办公室的小金库秘书保管备用金应把办公室的开支记录下来以便了解办公开支的情况也可以作为资料存查要提前向有关领导报告领导批准后要严格按照公司的有关规定履行报销手续报销要及时值班事务管理记录好值班电话接待记录及日志做好信息传递处理突发事件和临时任务个人来访接待迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需要给来访者提供恰当符合公司要求的信息按照接待流程要求引导来访者到目的地礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因如遇自己职责之外的情况上报相关人员进行处理根据来访者的具体情况要求及公司的实际情况满足来访者的要求接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况主要是要弄清客人来访的目的性别比例职务级别人数是否有夫妇同行等以便安排交通工具食宿接待规格等做好接待准备进行所需材料的准备迎接引导座谈汇报食宿宴请参观考察安全保卫照相留念宣传报道纪念品赠送结束送行注意事项等迎接来宾确定迎送规格遵循身份相当原则掌握到达和离开的时间适时献上鲜花不同的客人按不同的方式迎接留下一定的时间宴请安排确定宴请目的名义对象确定宴请范围形式确定宴请时间地点发出邀请和请柬格式订菜送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快及时地踏上归程商务活动安排会见与会谈的安排会见的提出会见的时间与内容安排会见与会谈的场所安排会议管理会议准备明确会议目的及指示确定相应的会议事项准备的各项资源应配合会议的时间及需求准备满足个人特殊需要的设施利用有效的渠道通知与会人员会议的时间地点议程等事项确认与会人员准时到会会议现场布置提前布置好会议现场调试好会议使用的设备如投影仪话筒等使之满足会议需求接站报到签到与入场安排提示与会人员报道签到及合理安排人员秩序入场会议记录根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理与会人员返程安排有秩序地安排与会人员离场防止引起混乱文书处理发文处理明确需起草的文件或信函并按紧急重要程度优先处理准确理解文件的要求及将达到的预期效果核查文件所依据的信息来源是否确切和有效若有必要可提出简介明了的建议并给决策者提供适当的阐释按起草的内容正确使用文种措词准确表达清晰同时行文风格文件格式等符合公司公文规范根据公司规定保存相关文献的副本确保信息的安全和机密在商定的期限内提供完整的文件当不能再规定期限内完成工作时立即准确地上报原因收文处理收文办理包括签收登记拟办批办传阅承办等程序各级对所发文由办公室文书统一签收拆封分类编号登记附公文阅办单送办公室主任阅批由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示阅知或交有关部门阅处领导之间领导与部门之间不能横传文件领导批阅文件应及时并签署处理意见若无意见应署名表示阅过凡是需要办理的文件由办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见按要求时限抓紧办理没有时限要求的一般文件应在收到文件后二周内处理完毕属于本部门职权范围的事项应当由部门自行办理涉及两个以上部门的文件由主办部门会同有关部门共同办理承办部门要将处理结果报主管所领导借阅文件必须有登记借阅后一般应在两周内还回公文办理完毕应按有关规定立卷归档需要销毁的过期文件和内部资料要列出清单经部门负责人审核后指定专人销毁文档管理用现有的文档系统存储信息正确进行信息分类从现有的文档系统获取信息准确记录及时更新获得的信息并按要求的形式呈现识别丢失或过期的条目并遵循正确步骤将其找出信息与调信息处理以合适的途径接收所需信息研管理在指定的期限内选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部门指定人员根据公司保密要求及时提供重要信息给有权知道的人员及时矫正或汇报出现的错误信息尤其是数字信息保护信息传递过程中的保密与安全调查研究明确任务目标确定指定的信息需求判断所需信息类别确定获取信息的途径对象和范围制定调研方案设置监控点确保整个工作情况灵活调整收集汇总信息操作过程符合相关的法律条文和公司规定协调工作与同事关系的协调了解相关人员的工作内容并及时向其明确自己的工作职责在商定的时间范围内实现承诺给同事提供信息和援助以满足其切实的需要当同事工作中有需求时在自己能力限度内提供适当的帮助沟通方法和援助方式满足同事的需求及时提出任何对工作质量的建议当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难时及时提交给关系人员以便形成良好的工作关系及时发现同事的培训需求并积极组织与同事有关的信息应予以保密与外部关系的协调准确地设立商定和记录与外部联系人员协助的方法培育和维持与外部联系人员的良好工作关系促进工作安排的顺利完成在自己的权限范围内迅速礼貌准确地答复信息要求根据公司要求保守机密当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时立即提交给关系人员二级行为标准行为模块行为要项行为标准办公室环境管理环境安全与维护管理监督和维护工作场所的安全努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失维护工作场所内人员物品和信息的安全办公室工作管理工作组织运用适当的工作方法有效地利用时间使自己的工作和同事的工作协调一致最大限度地控制材料的浪费根据既定的工作程序开展工作自我提高确定和认可个人改进目标准备和认可一项自我改进的实施计划实行与复审个人改进计划工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间确保工作按时保质完成学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度根据工作任务的变化与主管及团队成员协商确保调整的工作程序满足要求遵照执行制定的计划遇变动或在自己能力范围外的例外事务预先知会相关人员并积极寻求相关帮助资源办公室设备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况根据需要申购办公设备跟踪申购请求的执行情况设备领用及时查询到货信息领取及发放办公设备建立设备账簿及时更新数据设备管理及时处理资产的转移清退报废维护各类办公设备的正常使用状态定期盘点根据公司要求处理盘点结果事务管理印信管理检查是否有院领导批准用印的签字用印一般要履行领导签批手续审阅了解用印内容不能用印的则坚决不用并说明理由用印应当进行登记并留存用印材料重要信件协议书合同书毕业证书荣誉证书等用印均须留存相关材料并进行核查登记盖印必须清晰端正便于识别印章的位置一般要齐年盖月使用印章要在办公室内不能将印章携带出院外使用特殊情况下在院外套印需用印的文件材料印章管理人员应在现场监印未经院领导特别批准不允许出现盖有印章的空白凭证电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应正确识别来话方并准确地记下其要求在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员正确拨打自己的或代别人拨打电话礼貌地获取和检查相关信息迅速准确地将相关信息传递给相关人员迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门若有需要根据公司规定记录通话邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件在既定的时间里根据要求整理邮件在规定的时间里将邮件分发相关人员分发中若出现无法避免的延误情况应立即报告相关人员邮件地址书写明了正确信函内附件附着牢固发现丢失立即上报根据需要进行登记零用现金与报销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度不应个人或协助他人建立办公室的小金库秘书保管备用金应把办公室的开支记录下来以便了解办公开支的情况也可以作为资料存查要提前向有关领导报告领导批准后要严格按照公司的有关规定履行报销手续报销要及时值班事务管理记录好值班电话接待记录及日志做好信息传递处理突发事件和临时任务个人来访接待迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需要给来访者提供恰当符合公司要求的信息按照接待流程要求引导来访者到目的地礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因如遇自己职责之外的情况上报相关人员进行处理根据来访者的具体情况要求及公司的实际情况满足来访者的要求接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况主要是要弄清客人来访的目的性别比例职务级别人数是否有夫妇同行等以便安排交通工具食宿接待规格等做好接待准备进行所需材料的准备迎接引导座谈汇报食宿宴请参观考察安全保卫照相留念宣传报道纪念品赠送结束送行注意事项等迎接来宾确定迎送规格遵循身份相当原则掌握到达和离开的时间适时献上鲜花不同的客人按不同的方式迎接留下一定的时间宴请安排确定宴请目的名义对象确定宴请范围形式确定宴请时间地点发出邀请和请柬格式订菜送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快及时地踏上归程商务活动安排会见与会谈的安排会见的提出会见的时间与内容安排会见与会谈的场所安排会议管理会议准备明确会议目的及指示确定相应的会议事项准备的各项资源应配合会议的时间及需求准备满足个人特殊需要的设施利用有效的渠道通知与会人员会议的时间地点议程等事项确认与会人员准时到会会议现场布置提前布置好会议现场调试好会议使用的设备如投影仪话筒等使之满足会议需求接站报到签到与入场安排提示与会人员报道签到及合理安排人员秩序入场会议记录根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理与会人员返程安排有秩序地安排与会人员离场防止引起混乱文书处理发文处理明确需起草的文件或信函并按紧急重要程度优先处理准确理解文件的要求及将达到的预期效果核查文件所依据的信息来源是否确切和有效若有必要可提出简介明了的建议并给决策者提供适当的阐释按起草的内容正确使用文种措词准确表达清晰同时行文风格文件格式等符合公司公文规范根据公司规定保存相关文献的副本确保信息的安全和机密在商定的期限内提供完整的文件当不能再规定期限内完成工作时立即准确地上报原因收文处理收文办理包括签收登记拟办批办传阅承办等程序各级对所发文由办公室文书统一签收拆封分类编号登记附公文阅办单送办公室主任阅批由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示阅知或交有关部门阅处领导之间领导与部门之间不能横传文件领导批阅文件应及时并签署处理意见若无意见应署名表示阅过凡是需要办理的文件由办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见按要求时限抓紧办理没有时限要求的一般文件应在收到文件后二周内处理完毕属于本部门职权范围的事项应当由部门自行办理涉及两个以上部门的文件由主办部门会同有关部门共同办理承办部门要将处理结果报主管所领导借阅文件必须有登记借阅后一般应在两周内还回公文办理完毕应按有关规定立卷归档需要销毁的过期文件和内部资料要列出清单经部门负责人审核后指定专人销毁文档管理用现有的文档系统存储信息正确进行信息分类从现有的文档系统获取信息准确记录及时更新获得的信息并按要求的形式呈现识别丢失或过期的条目并遵循正确步骤将其找出信息与调研管理信息处理以合适的途径接收所需信息在指定的期限内选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部门指定人员根据公司保密要求及时提供重要信息给有权知道的人员及时矫正或汇报出现的错误信息尤其是数字信息保护信息传递过程中的保密与安全调查研究明确任务目标确定指定的信息需求判断所需信息类别确定获取信息的途径对象和范围制定调研方案设置监控点确保整个工作情况灵活调整收集汇总信息操作过程符合相关的法律条文和公司规定协调工作与同事关系的协调了解相关人员的工作内容并及时向其明确自己的工作职责在商定的时间范围内实现承诺给同事提供信息和援助以满足其切实的需要当同事工作中有需求时在自己能力限度内提供适当的帮助沟通方法和援助方式满足同事的需求及时提出任何对工作质量的建议当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难时及时提交给关系人员以便形成良好的工作关系及时发现同事的培训需求并积极组织与同事有关的信息应予以保密与外部关系的协调准确地设立商定和记录与外部联系人员协助的方法培育和维持与外部联系人员的良好工作关系促进工作安排的顺利完成在自己的权限范围内迅速礼貌准确地答复信息要求根据公司要求保守机密当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时立即提交给关系人员三级行为标准行为模块行为要项行为标准办公室环境管理环境安全与维护管理监督和维护工作场所的安全努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失维护工作场所内人员物品和信息的安全环境优化在展示方便舒适整洁和谐统一和安全方面对办公室环境进行优化办公室工作管理工作组织运用适当的工作方法有效地利用时间使自己的工作和同事的工作协调一致最大限度地控制材料的浪费根据既定的工作程序开展工作自我提高确定和认可个人改进目标准备和认可一项自我改进的实施计划实行与复审个人改进计划工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间确保工作按时保质完成学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度根据工作任务的变化与主管及团队成员协商确保调整的工作程序满足要求遵照执行制定的计划遇变动或在自己能力范围外的例外事务预先知会相关人员并积极寻求相关帮助资源办公室设备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况根据需要申购办公设备跟踪申购请求的执行情况设备领用及时查询到货信息领取及发放办公设备建立设备账簿及时更新数据设备管理及时处理资产的转移清退报废维护各类办公设备的正常使用状态定期盘点根据公司要求处理盘点结果事务管理印信管理检查是否有院领导批准用印的签字用印一般要履行领导签批手续审阅了解用印内容不能用印的则坚决不用并说明理由用印应当进行登记并留存用印材料重要信件协议书合同书毕业证书荣誉证书等用印均须留存相关材料并进行核查登记盖印必须清晰端正便于识别印章的位置一般要齐年盖月使用印章要在办公室内不能将印章携带出院外使用特殊情况下在院外套印需用印的文件材料印章管理人员应在现场监印未经院领导特别批准不允许出现盖有印章的空白凭证电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应正确识别来话方并准确地记下其要求在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员正确拨打自己的或代别人拨打电话礼貌地获取和检查相关信息迅速准确地将相关信息传递给相关人员迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门若有需要根据公司规定记录通话邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件在既定的时间里根据要求整理邮件在规定的时间里将邮件分发相关人员分发中若出现无法避免的延误情况应立即报告相关人员邮件地址书写明了正确信函内附件附着牢固发现丢失立即上报根据需要进行登记零用现金与报销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度不应个人或协助他人建立办公室的小金库秘书保管备用金应把办公室的开支记录下来以便了解办公开支的情况也可以作为资料存查要提前向有关领导报告领导批准后要严格按照公司的有关规定履行报销手续报销要及时值班事务管理记录好值班电话接待记录及日志做好信息传递处理突发事件和临时任务上司行程安排日程安排的时间分配考虑工作时间与占用时间为日程安排进行预约合理地安排日程时间上留有充分的余地为内务和外务合理分配行程为行程安排合适的路线时间段等节约时间为上司的行程做适当保密事先与上司沟通为上司做好合理的行程安排并取得同意个人来访接待迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需要给来访者提供恰当符合公司要求的信息按照接待流程要求引导来访者到目的地礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因如遇自己职责之外的情况上报相关人员进行处理根据来访者的具体情况要求及公司的实际情况满足来访者的要求接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况主要是要弄清客人来访的目的性别比例职务级别人数是否有夫妇同行等以便安排交通工具食宿接待规格等接待计划制定制定接待方针接待规格接待日程安排接待形式接待经费开支生活安排等做好接待准备进行所需材料的准备迎接引导座谈汇报食宿宴请参观考察安全保卫照相留念宣传报道纪念品赠送结束送行注意事项等迎接来宾确定迎送规格遵循身份相当原则掌握到达和离开的时间适时献上鲜花不同的客人按不同的方式迎接留下一定的时间宴请安排确定宴请目的名义对象确定宴请范围形式确定宴请时间地点发出邀请和请柬格式订菜送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快及时地踏上归程商务活动安排会见与会谈的安排会见的提出会见的时间与内容安排会见与会谈的场所安排新闻发布组织要做好时机的选择人员的按排记者的邀请会场的布置和材料准备等让记者和来宾在事先准备好的签到簿上签下自己的姓名单位联系方式等内容记者及来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场就座发布会的善后事宜如整理会议资料收集各方反映庆典活动组织确定庆典活动主题精心策划安排并进行适当的宣传拟定出席庆典仪式的宾客名单一般包括政府要员社区负责人代表同行代表员工代表公众代表知名人士社团等拟定庆典程序一般为签到宣布庆典开始宣布来宾名单致贺词致答词剪彩等事先确定致贺词答词的人名单并拟好贺词答词贺词答词都应言简意赅确定关键仪式人员如剪彩揭牌托牌等除本单位领导外还应邀请德高望重的知名人士安排各项接待事宜事先确定签到接待剪彩摄影录像扩音等有关服务礼仪人员可在庆典活动中安排节目如舞龙等还可邀请来宾题词以作为纪念庆典结束后可组织来宾参观本组织的设施陈列等增加宣传的机会通过座谈留言形式广泛征求意见并综合整理总结经验签约仪式安排与组织确定签约仪式的类别签约方案的确定签约仪式的准备签约人员的确定签约物品场所的布置准备签约过程的维护签约合同的公证签约庆祝开放参观活动组织准备与接待工作确定参观的项目地点等邀请与接待等安排参观的内容路线时机解说人员的安排会议管理会议筹备组织相关会务人员明确会务分工并制定会务准备计划会议准备明确会议目的及指示确定相应的会议事项准备的各项资源应配合会议的时间及需求准备满足个人特殊需要的设施利用有效的渠道通知与会人员会议的时间地点议程等事项确认与会人员准时到会会议现场布置提前布置好会议现场调试好会议使用的设备如投影仪话筒等使之满足会议需求接站报到签到与入场安提示与会人员报道签到及合理安排人员秩序入场排会议记录根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理与会人员返程安排有秩序地安排与会人员离场防止引起混乱会议总结确定是否需要根据会务情况进行总结并提交相关部门会议纪要形成会后汇总会议决议促进和监控会议中提出的措施与决议文书处理发文处理明确需起草的文件或信函并按紧急重要程度优先处理准确理解文件的要求及将达到的预期效果核查文件所依据的信息来源是否确切和有效若有必要可提出简介明了的建议并给决策者提供适当的阐释按起草的内容正确使用文种措词准确表达清晰同时行文风格文件格式等符合公司公文规范根据公司规定保存相关文献的副本确保信息的安全和机密在商定的期限内提供完整的文件当不能再规定期限内完成工作时立即准确地上报原因收文处理收文办理包括签收登记拟办批办传阅承办等程序各级对所发文由办公室文书统一签收拆封分类编号登记附公文阅办单送办公室主任阅批由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示阅知或交有关部门阅处领导之间领导与部门之间不能横传文件领导批阅文件应及时并签署处理意见若无意见应署名表示阅过凡是需要办理的文件由办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见按要求时限抓紧办理没有时限要求的一般文件应在收到文件后二周内处理完毕属于本部门职权范围的事项应当由部门自行办理涉及两个以上部门的文件由主办部门会同有关部门共同办理承办部门要将处理结果报主管所领导借阅文件必须有登记借阅后一般应在两周内还回公文办理完毕应按有关规定立卷归档需要销毁的过期文件和内部资料要列出清单经部门负责人审核后指定专人销毁文档管理用现有的文档系统存储信息正确进行信息分类从现有的文档系统获取信息准确记录及时更新获得的信息并按要求的形式呈现识别丢失或过期的条目并遵循正确步骤将其找出信息与调研管理信息处理以合适的途径接收所需信息在指定的期限内选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部门指定人员根据公司保密要求及时提供重要信息给有权知道的人员及时矫正或汇报出现的错误信息尤其是数字信息保护信息传递过程中的保密与安全调查研究明确任务目标确定指定的信息需求判断所需信息类别确定获取信息的途径对象和范围制定调研方案设置监控点确保整个工作情况灵活调整收集汇总信息操作过程符合相关的法律条文和公司规定调研数据分析筛选汇总信息按类别和重要性对信息进行分析和整理所选格式和陈述方式符合规定和需要操作过程符合相关的法律条文和公司规定保守信息的安全和机密当在规定的期限内不能完成工作时立即准确地上报原因并确定最终提供信息的时间对调研过程进行总结如需经常获得该类信息将信息收集及整理方法途径经验明确成文报主管及相关人员共享以便使该项工作例行化规范化协调工作与同事关系的协调了解相关人员的工作内容并及时向其明确自己的工作职责在商定的时间范围内实现承诺给同事提供信息和援助以满足其切实的需要当同事工作中有需求时在自己能力限度内提供适当的帮助沟通方法和援助方式满足同事的需求及时提出任何对工作质量的建议当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难时及时提交给关系人员以便形成良好的工作关系及时发现同事的培训需求并积极组织与同事有关的信息应予以保密与外部关系的协调准确地设立商定和记录与外部联系人员协助的方法培育和维持与外部联系人员的良好工作关系促进工作安排的顺利完成在自己的权限范围内迅速礼貌准确地答复信息要求根据公司要求保守机密当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时立即提交给关系人员四级行为标准行为模块行为要项行为标准办公室环境管理格局设计办公桌上的物品应摆放得体最常用的物品应放在伸手可及的地方使人坐得舒适办公椅应有靠背要使人缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位对计算机等办公自动化设备应有其独立的空间要考虑到其他人员对设备的使用布置时既要方便他人又不要妨碍工作环境优化在展示方便舒适整洁和谐统一和安全方面对办公室环境进行优化环境安全与维护管理监督和维护工作场所的安全努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失维护工作场所内人员物品和信息的安全办公室工作管理工作组织运用适当的工作方法有效地利用时间使自己的工作和同事的工作协调一致最大限度地控制材料的浪费根据既定的工作程序开展工作自我提高确定和认可个人改进目标准备和认可一项自我改进的实施计划实行与复审个人改进计划工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间确保工作按时保质完成学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度根据工作任务的变化与主管及团队成员协商确保调整的工作程序满足要求遵照执行制定的计划遇变动或在自己能力范围外的例外事务预先知会相关人员并积极寻求相关帮助资源办公室设备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况根据需要申购办公设备跟踪申购请求的执行情况设备领用及时查询到货信息领取及发放办公设备建立设备账簿及时更新数据设备管理及时处理资产的转移清退报废维护各类办公设备的正常使用状态定期盘点根据公司要求处理盘点结果事务管理印信管理检查是否有院领导批准用印的签字用印一般要履行领导签批手续审阅了解用印内容不能用印的则坚决不用并说明理由用印应当进行登记并留存用印材料重要信件协议书合同书毕业证书荣誉证书等用印均须留存相关材料并进行核查登记盖印必须清晰端正便于识别印章的位置一般要齐年盖月使用印章要在办公室内不能将印章携带出院外使用特殊情况下在院外套印需用印的文件材料印章管理人员应在现场监印未经院领导特别批准不允许出现盖有印章的空白凭证电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应正确识别来话方并准确地记下其要求在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员正确拨打自己的或代别人拨打电话礼貌地获取和检查相关信息迅速准确地将相关信息传递给相关人员迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门若有需要根据公司规定记录通话邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件在既定的时间里根据要求整理邮件在规定的时间里将邮件分发相关人员分发中若出现无法避免的延误情况应立即报告相关人员邮件地址书写明了正确信函内附件附着牢固发现丢失立即上报根据需要进行登记零用现金与报销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度不应个人或协助他人建立办公室的小金库秘书保管备用金应把办公室的开支记录下来以便了解办公开支的情况也可以作为资料存查要提前向有关领导报告领导批准后要严格按照公司的有关规定履行报销手续报销要及时值班事务管理记录好值班电话接待记录及日志做好信息传递处理突发事件和临时任务上司行程安排日程安排的时间分配考虑工作时间与占用时间为日程安排进行预约合理地安排日程时间上留有充分的余地为内务和外务合理分配行程为行程安排合适的路线时间段等节约时间为上司的行程做适当保密事先与上司沟通为上司做好合理的行程安排并取得同意个人来访接待迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需要给来访者提供恰当符合公司要求的信息按照接待流程要求引导来访者到目的地礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因如遇自己职责之外的情况上报相关人员进行处理根据来访者的具体情况要求及公司的实际情况满足来访者的要求接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况主要是要弄清客人来访的目的性别比例职务级别人数是否有夫妇同行等以便安排交通工具食宿接待规格等接待计划制定制定接待方针接待规格接待日程安排接待形式接待经费开支生活安排等做好接待准备进行所需材料的准备迎接引导座谈汇报食宿宴请参观考察安全保卫照相留念宣传报道纪念品赠送结束送行注意事项等迎接来宾确定迎送规格遵循身份相当原则掌握到达和离开的时间适时献上鲜花不同的客人按不同的方式迎接留下一定的时间宴请安排确定宴请目的名义对象确定宴请范围形式确定宴请时间地点发出邀请和请柬格式订菜送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快及时地踏上归程商务活动安排会见与会谈的安排会见的提出会见的时间与内容安排会见与会谈的场所安排新闻发布组织要做好时机的选择人员的按排记者的邀请会场的布置和材料准备等让记者和来宾在事先准备好的签到簿上签下自己的姓名单位联系方式等内容记者及来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场就座发布会的善后事宜如整理会议资料收集各方反映庆典活动组织确定庆典活动主题精心策划安排并进行适当的宣传拟定出席庆典仪式的宾客名单一般包括政府要员社区负责人代表同行代表员工代表公众代表知名人士社团等拟定庆典程序一般为签到宣布庆典开始宣布来宾名单致贺词致答词剪彩等事先确定致贺词答词的人名单并拟好贺词答词贺词答词都应言简意赅确定关键仪式人员如剪彩揭牌托牌等除本单位领导外还应邀请德高望重的知名人士安排各项接待事宜事先确定签到接待剪彩摄影录像扩音等有关服务礼仪人员可在庆典活动中安排节目如舞龙等还可邀请来宾题词以作为纪念庆典结束后可组织来宾参观本组织的设施陈列等增加宣传的机会通过座谈留言形式广泛征求意见并综合整理总结经验签约仪式安排与组织确定签约仪式的类别签约方案的确定签约仪式的准备签约人员的确定签约物品场所的布置准备签约过程的维护签约合同的公证签约庆祝开放参观活动组织准备与接待工作确定参观的项目地点等邀请与接待等安排参观的内容路线时机解说人员的安排商务谈判谈判资料收集信息资料收集的内容环境信息法律制度环境商业习惯社会文化环境财政金融环境市场信息市场分布消费需求产品销售产品竞争科技信息产品优缺点同类竞争生产单位实力配套服务开发费用产品鉴定有关谈判对手的信息客商类型及其合法资格资信情况对方的真正需求谈判人员的权限最后期限谈判作风和个人情况双方谈判实力的判定重要程度满足程度竞争的形势对商业行情的了解程度企业的信誉和实力对时间因素的反应谈判艺术和技巧的运用信息资料收集的要求信息资料收集的渠道信息资料收集的方法信息资料的处理谈判工作小组组织根据谈判内容对手等信息确定谈判组成员谈判现场安排谈判室的选择与布置谈判座位的安排谈判中的辅助谈判中信息的支持性工作谈判突发时间的处理会议管理会议议题和议程确定明确会议议程了解整个会议所需要的资料来源与内容范围会议筹备组织相关会务人员明确会务分工并制定会务准备计划会议准备明确会议目的及指示确定相应的会议事项准备的各项资源应配合会议的时间及需求准备满足个人特殊需要的设施利用有效的渠道通知与会人员会议的时间地点议程等事项确认与会人员准时到会会议现场布置提前布置好会议现场调试好会议使用的设备如投影仪话筒等使之满足会议需求接站报到签到与入场安排提示与会人员报道签到及合理安排人员秩序入场会议记录根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理与会人员返程安排有秩序地安排与会人员离场防止引起混乱会议总结确定是否需要根据会务情况进行总结并提交相关部门会议纪要形成会后汇总会议决议促进和监控会议中提出的措施与决议文书处理发文处理明确需起草的文件或信函并按紧急重要程度优先处理准确理解文件的要求及将达到的预期效果核查文件所依据的信息来源是否确切和有效若有必要可提出简介明了的建议并给决策者提供适当的阐释按起草的内容正确使用文种措词准确表达清晰同时行文风格文件格式等符合公司公文规范根据公司规定保存相关文献的副本确保信息的安全和机密在商定的期限内提供完整的文件当不能再规定期限内完成工作时立即准确地上报原因收文处理收文办理包括签收登记拟办批办传阅承办等程序各级对所发文由办公室文书统一签收拆封分类编号登记附公文阅办单送办公室主任阅批由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示阅知或交有关部门阅处领导之间领导与部门之间不能横传文件领导批阅文件应及时并签署处理意见若无意见应署名表示阅过凡是需要办理的文件由办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见按要求时限抓紧办理没有时限要求的一般文件应在收到文件后二周内处理完毕属于本部门职权范围的事项应当由部门自行办理涉及两个以上部门的文件由主办部门会同有关部门共同办理承办部门要将处理结果报主管所领导借阅文件必须有登记借阅后一般应在两周内还回公文办理完毕应按有关规定立卷归档需要销毁的过期文件和内部资料要列出清单经部门负责人审核后指定专人销毁文档管理用现有的文档系统存储信息正确进行信息分类从现有的文档系统获取信息准确记录及时更新获得的信息并按要求的形式呈现识别丢失或过期的条目并遵循正确步骤将其找出信息与调研管理信息处理以合适的途径接收所需信息在指定的期限内选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部门指定人员根据公司保密要求及时提供重要信息给有权知道的人员及时矫正或汇报出现的错误信息尤其是数字信息保护信息传递过程中的保密与安全调查研究明确任务目标确定指定的信息需求判断所需信息类别确定获取信息的途径对象和范围制定调研方案设置监控点确保整个工作情况灵活调整收集汇总信息操作过程符合相关的法律条文和公司规定调研数据分析筛选汇总信息按类别和重要性对信息进行分析和整理所选格式和陈述方式符合规定和需要操作过程符合相关的法律条文和公司规定保守信息的安全和机密当在规定的期限内不能完成工作时立即准确地上报原因并确定最终提供信息的时间对调研过程进行总结如需经常获得该类信息将信息收集及整理方法途径经验明确成文报主管及相关人员共享以便使该项工作例行化规范化协调工作与同事关系的协调了解相关人员的工作内容并及时向其明确自己的工作职责在商定的时间范围内实现承诺给同事提供信息和援助以满足其切实的需要当同事工作中有需求时在自己能力限度内提供适当的帮助沟通方法和援助方式满足同事的需求及时提出任何对工作质量的建议当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难时及时提交给关系人员以便形成良好的工作关系及时发现同事的培训需求并积极组织与同事有关的信息应予以保密与外部关系的协调准确地设立商定和记录与外部联系人员协助的方法培育和维持与外部联系人员的良好工作关系促进工作安排的顺利完成在自己的权限范围内迅速礼貌准确地答复信息要求根据公司要求保守机密当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时立即提交给关系人员五级行为标准行为模块行为要项行为标准办公室环境管理格局设计办公桌上的物品应摆放得体最常用的物品应放在伸手可及的地方使人坐得舒适办公椅应有靠背要使人缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位对计算机等办公自动化设备应有其独立的空间要考虑到其他人员对设备的使用布置时既要方便他人又不要妨碍工作环境优化在展示方便舒适整洁和谐统一和安全方面对办公室环境进行优化环境安全与维护管理监督和维护工作场所的安全努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失维护工作场所内人员物品和信息的安全办公室工作管理工作组织运用适当的工作方法有效地利用时间使自己的工作和同事的工作协调一致最大限度地控制材料的浪费根据既定的工作程序开展工作自我提高确定和认可个人改进目标准备和认可一项自我改进的实施计划实行与复审个人改进计划工作计划根据工作任务的轻重缓急合理安排时间确保工作按时保质完成学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度根据工作任务的变化与主管及团队成员协商确保调整的工作程序满足要求遵照执行制定的计划遇变动或在自己能力范围外的例外事务预先知会相关人员并积极寻求相关帮助资源办公室设备管理设备申购监控各类办公设备的日常使用情况根据需要申购办公设备跟踪申购请求的执行情况设备领用及时查询到货信息领取及发放办公设备建立设备账簿及时更新数据设备管理及时处理资产的转移清退报废维护各类办公设备的正常使用状态定期盘点根据公司要求处理盘点结果事务管理印信管理检查是否有院领导批准用印的签字用印一般要履行领导签批手续审阅了解用印内容不能用印的则坚决不用并说明理由用印应当进行登记并留存用印材料重要信件协议书合同书毕业证书荣誉证书等用印均须留存相关材料并进行核查登记盖印必须清晰端正便于识别印章的位置一般要齐年盖月使用印章要在办公室内不能将印章携带出院外使用特殊情况下在院外套印需用印的文件材料印章管理人员应在现场监印未经院领导特别批准不允许出现盖有印章的空白凭证电话事务管理以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应正确识别来话方并准确地记下其要求在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员正确拨打自己的或代别人拨打电话礼貌地获取和检查相关信息迅速准确地将相关信息传递给相关人员迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门若有需要根据公司规定记录通话邮件事务管理根据公司要求的程序收取邮件在既定的时间里根据要求整理邮件在规定的时间里将邮件分发相关人员分发中若出现无法避免的延误情况应立即报告相关人员邮件地址书写明了正确信函内附件附着牢固发现丢失立即上报根据需要进行登记零用现金与报销管理秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度不应个人或协助他人建立办公室的小金库秘书保管备用金应把办公室的开支记录下来以便了解办公开支的情况也可以作为资料存查要提前向有关领导报告领导批准后要严格按照公司的有关规定履行报销手续报销要及时值班事务管理记录好值班电话接待记录及日志做好信息传递处理突发事件和临时任务上司行程安排日程安排的时间分配考虑工作时间与占用时间为日程安排进行预约合理地安排日程时间上留有充分的余地为内务和外务合理分配行程为行程安排合适的路线时间段等节约时间为上司的行程做适当保密事先与上司沟通为上司做好合理的行程安排并取得同意个人来访接待迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需要给来访者提供恰当符合公司要求的信息按照接待流程要求引导来访者到目的地礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因如遇自己职责之外的情况上报相关人员进行处理根据来访者的具体情况要求及公司的实际情况满足来访者的要求接待工作来宾资料搜集事先详细了解客人的情况主要是要弄清客人来访的目的性别比例职务级别人数是否有夫妇同行等以便安排交通工具食宿接待规格等接待计划制定制定接待方针接待规格接待日程安排接待形式接待经费开支生活安排等做好接待准备进行所需材料的准备迎接引导座谈汇报食宿宴请参观考察安全保卫照相留念宣传报道纪念品赠送结束送行注意事项等迎接来宾确定迎送规格遵循身份相当原则掌握到达和离开的时间适时献上鲜花不同的客人按不同的方式迎接留下一定的时间宴请安排确定宴请目的名义对象确定宴请范围形式确定宴请时间地点发出邀请和请柬格式订菜送别工作送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快及时地踏上归程商务活动安排会见与会谈的安排会见的提出会见的时间与内容安排会见与会谈的场所安排新闻发布组织要做好时机的选择人员的按排记者的邀请会场的布置和材料准备等让记者和来宾在事先准备好的签到簿上签下自己的姓名单位联系方式等内容记者及来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场就座发布会的善后事宜如整理会议资料收集各方反映庆典活动组织确定庆典活动主题精心策划安排并进行适当的宣传拟定出席庆典仪式的宾客名单一般包括政府要员社区负责人代表同行代表员工代表公众代表知名人士社团等拟定庆典程序一般为签到宣布庆典开始宣布来宾名单致贺词致答词剪彩等事先确定致贺词答词的人名单并拟好贺词答词贺词答词都应言简意赅确定关键仪式人员如剪彩揭牌托牌等除本单位领导外还应邀请德高望重的知名人士安排各项接待事宜事先确定签到接待剪彩摄影录像扩音等有关服务礼仪人员可在庆典活动中安排节目如舞龙等还可邀请来宾题词以作为纪念庆典结束后可组织来宾参观本组织的设施陈列等增加宣传的机会通过座谈留言形式广泛征求意见并综合整理总结经验签约仪式安排与组织确定签约仪式的类别签约方案的确定签约仪式的准备签约人员的确定签约物品场所的布置准备签约过程的维护签约合同的公证签约庆祝开放参观活动组织准备与接待工作确定参观的项目地点等邀请与接待等安排参观的内容路线时机解说人员的安排商务谈判谈判资料收集信息资料收集的内容环境信息法律制度环境商业习惯社会文化环境财政金融环境市场信息市场分布消费需求产品销售产品竞争科技信息产品优缺点同类竞争生产单位实力配套服务开发费用产品鉴定有关谈判对手的信息客商类型及其合法资格资信情况对方的真正需求谈判人员的权限最后期限谈判作风和个人情况双方谈判实力的判定重要程度满足程度竞争的形势对商业行情的了解程度企业的信誉和实力对时间因素的反应谈判艺术和技巧的运用信息资料收集的要求信息资料收集的渠道信息资料收集的方法信息资料的处理谈判工作小组组织根据谈判内容对手等信息确定谈判组成员谈判方案制定根据谈判内容对手等信息制定谈判方案确定谈判时间地点方式等谈判现场安排谈判室的选择与布置谈判座位的安排谈判中的辅助性工作谈判中信息的支持谈判突发时间的处理会议管理会议议题和议程确定明确会议议程了解整个会议所需要的资料来源与内容范围会议筹备组织相关会务人员明确会务分工并制定会务准备计划会议准备明确会议目的及指示确定相应的会议事项准备的各项资源应配合会议的时间及需求准备满足个人特殊需要的设施利用有效的渠道通知与会人员会议的时间地点议程等事项确认与会人员准时到会会议现场布置提前布置好会议现场调试好会议使用的设备如投影仪话筒等使之满足会议需求接站报到签到与入场安排提示与会人员报道签到及合理安排人员秩序入场会议记录根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理与会人员返程安排有秩序地安排与会人员离场防止引起混乱会议总结确定是否需要根据会务情况进行总结并提交相关部门会议纪要形成会后汇总会议决议促进和监控会议中提出的措施与决议文书处理发文处理明确需起草的文件或信函并按紧急重要程度优先处理准确理解文件的要求及将达到的预期效果核查文件所依据的信息来源是否确切和有效若有必要可提出简介明了的建议并给决策者提供适当的阐释按起草的内容正确使用文种措词准确表达清晰同时行文风格文件格式等符合公司公文规范根据公司规定保存相关文献的副本确保信息的安全和机密在商定的期限内提供完整的文件当不能再规定期限内完成工作时立即准确地上报原因收文处理收文办理包括签收登记拟办批办传阅承办等程序各级对所发文由办公室文书统一签收拆封分类编号登记附公文阅办单送办公室主任阅批由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示阅知或交有关部门阅处领导之间领导与部门之间不能横传文件领导批阅文件应及时并签署处理意见若无意见应署名表示阅过凡是需要办理的文件由办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见按要求时限抓紧办理没有时限要求的一般文件应在收到文件后二周内处理完毕属于本部门职权范围的事项应当由部门自行办理涉及两个以上部门的文件由主办部门会同有关部门共同办理承办部门要将处理结果报主管所领导借阅文件必须有登记借阅后一般应在两周内还回公文办理完毕应按有关规定立卷归档需要销毁的过期文件和内部资料要列出清单经部门负责人审核后指定专人销毁文档管理用现有的文档系统存储信息正确进行信息分类从现有的文档系统获取信息准确记录及时更新获得的信息并按要求的形式呈现识别丢失或过期的条目并遵循正确步骤将其找出信息与调研管理信息处理以合适的途径接收所需信息在指定的期限内选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部门指定人员根据公司保密要求及时提供重要信息给有权知道的人员及时矫正或汇报出现的错误信息尤其是数字信息保护信息传递过程中的保密与安全调查研究明确任务目标确定指定的信息需求判断所需信息类别确定获取信息的途径对象和范围制定调研方案设置监控点确保整个工作情况灵活调整收集汇总信息操作过程符合相关的法律条文和公司规定调研数据分析筛选汇总信息按类别和重要性对信息进行分析和整理所选格式和陈述方式符合规定和需要操作过程符合相关的法律条文和公司规定保守信息的安全和机密当在规定的期限内不能完成工作时立即准确地上报原因并确定最终提供信息的时间对调研过程进行总结如需经常获得该类信息将信息收集及整理方法途径经验明确成文报主管及相关人员共享以便使该项工作例行化规范化协调工作与同事关系的协调了解相关人员的工作内容并及时向其明确自己的工作职责在商定的时间范围内实现承诺给同事提供信息和援助以满足其切实的需要当同事工作中有需求时在自己能力限度内提供适当的帮助沟通方法和援助方式满足同事的需求及时提出任何对工作质量的建议当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难时及时提交给关系人员以便形成良好的工作关系及时发现同事的培训需求并积极组织与同事有关的信息应予以保密与外部关系的协调准确地设立商定和记录与外部联系人员协助的方法培育和维持与外部联系人员的良好工作关系促进工作安排的顺利完成在自己的权限范围内迅速礼貌准确地答复信息要求根据公司要求保守机密当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时立即提交给关系人员三技能标准文秘类任职资格标准共包含六项技能1理解与判断能力2沟通与交际能力3组织与系统能力4信息收集与处理能力5口头与书面表达能力操作与办事能力通用技能等级定义技能水平分为级各级别的定义如下等级熟练程度经验级有限的运作能力仅仅有一般的概念性的知识非常有限级在有协助的情况下的运作能力实践过的知识在有协助的情况下在多种场合运作在例行情况下独立运作过级无需协助的运作能力触类旁通的知识重复的成功的经验和案例级深入彻底的知识可以带领其他人有效运作某些技能需要通过特定的认证有效的资深的带领他人运作的经验级被视作专家能领导教练其他人成功运作被其他人当作磋商者和领袖全面的知识和正确的评判能力某些技能需要通过特定的认证全面的广博的领导他人运作的经验咨询经验各项技能定义及分级描述X级1理解与判断能力准确地领会上司的意图能一敏锐的直觉发现问题并能找出问题发生的原因及解决方法2沟通与交际能力了解上司的人脉关系并协调上司维护好这些关系善于同各个层面的领导各个部门的同事或下属打交道善于沟通交际容易被信赖3组织与协调能力组织协调能力是指根据工作任务对资源进行分配同时控制激励和协调群体活动过程使之相互融合从而实现组织目标的能力包括组织能力授权能力冲突处理能力激励下属能力4信息收集与处理能力根据工作任务选择适合的信息收集方法熟练地运用各种方法进行信息收集和处理网络调查法问卷调查法实地调查法访谈调查法电话调查法等能够熟练撰写问题解决方案能够选择适当的方式整理所收集的信息能够熟练地撰写可行性报告方案5口头与书面表达能力能够准确流程清晰简介地用口头语言进行汇报工作提出建议传达指令沟通协调接待来访等能根据领导授意与需要进行撰拟各种文稿熟知各种应用问题的写作如通用公文专用公文和公文常用的书写方法和技巧操作与办事能力应该熟练掌握计算机的使用同时掌握其他现代办公设备的操作技能像复印机传真机扩音器录音机移动电话等都要会用还要会摄影摄像驾驶汽车等面对千头万绪的日常事务及工作秘书应思维敏捷行动干练把一桩桩事办得有条不紊而且优质高效领导不在场时还要能独立处理突发事件善于处理公关危机把对企业或单位的损失降到最低限度四贡献标准文秘类任职资格素质标准共包含八项贡献项目管理工作案例课程开发文库建设优化建议文稿发表人才培养课程讲授各项贡献标准描述如下项目管理定义级别贡献分级描述达标关键点级级执行过一个以上项目项目数项目难易性完成度参与度级执行过三个以上项目项目数项目难易性完成度参与度级执行过六个以上项目项目数项目难易性完成度参与度级执行过十个以上项目项目数项目难易性完成度参与度工作案例定义级别贡献分级描述达标关键点级级制作一份以上工作案例案例份数案例代表性级制作三份以上工作案例案例份数案例代表性级制作六份以上工作案例案例份数案例代表性级制作十份以上工作案例案例份数案例代表性课程开发定义级别贡献分级描述达标关键点级级开发一次课程课程次数难度系数级开发两次课程课程次数难度系数级开发四次课程课程次数难度系数级开发六次课程课程次数难度系数文库建设定义级别贡献分级描述达标关键点级级为丰富公司知识库提供一份相关知识材料材料份数相关系数级为丰富公司知识库提供三份相关知识材料材料份数相关系数级为丰富公司知识库提供六份相关知识材料材料份数相关系数级为丰富公司知识库提供十份相关知识材料材料份数相关系数优化建议定义级别贡献分级描述达标关键点级级提出一次嘉奖级改善建议并被采纳影响范围幅度级提出二次小功级改善建议并被采纳影响范围幅度级提出四次大功级改善建议并被采纳影响范围幅度级提出六次大功级改善建议并被采纳影响范围幅度文稿发表定义级别贡献分级描述达标关键点级级年度内刊发表一篇刊登次数级年度内刊发表二篇刊登次数级年度内刊发表四篇刊登次数级年度内刊发表六篇刊登次数人才培养定义级别贡献分级描述达标关键点级级一级人员转正人数人数层级级二级人员提拔数人数层级级三级人员提拔数人数层级级四级人员提拔数人数层级课程讲授定义级别贡献分级描述达标关键点级级年度授课一次授课评分级年度授课二次授课评分级年度授课四次授课评分级年度授课六次授课评分第五部分附则一本标准自二零一三年十月十日起生效二本标准解释权属于总裁办部