秘书任职资格管理

英国国家文秘职业资格标准大纲说明下面所列的是英国的国家文秘人员职业资格标准这套标准非常详尽共分个级别由低到高依次为级到级每个级别代表不同难度和要求的工作这套标准是由个别的独立的单元组成的所谓单元是指在文秘工作中某个特殊领域的个别的要求每个单元都有一段描述信息简要说明该单元的具体内容单元是由元素组成的元素是指在工作中个人能够完成的一系列内容每个元素包括绩效标准用结论性术语编写的说明展示文秘人员的工作应达到的标准范围说明用来说明上述标准和要求所适用的条件知识和理解力对完成文秘工作所必需的现将这套标准的大纲译出来供大家在讨论秘书体系时参考级单元一对工作流程的效率作出贡献元素计划和组织自己的工作元素不断开发自己以改进工作绩效元素维护自己的工作领域以支持工作流程单元二对工作现场的健康安全和保密的贡献元素防止工作场所的危险元素在事故或紧急情况下降低可能对人或资产的危害元素维护工作场所及其内容的保密性单元三操作和保养设备元素遵循操作说明书操作设备元素保持设备清洁运行状况良好单元四开发有效的工作关系元素与同事建立和维持有效的工作关系元素给参观访问者提供支持和帮助单元五处理信息元素处理进来和出去的通讯信息元素提供信息以满足不同的需求元素检查和处理常规数字的信息单元六使用已建立的存储系统存储和调用信息元素用已建立的存储系统存储信息元素从已建立的存储系统中获取信息单元七遵照指令编制文件元素用键盘生成文件元素用复制设备生成复印件拷贝单元八处理邮件元素接受分类和分发邮件元素邮寄分寄邮件单元九监控和签发办公用品元素监控办公用品需求情况元素签发办公用品需求级单元一开发自己以改善绩效元素澄清并承认自己的开发需要元素准备开发自我的行动计划元素实施和回顾个人开发计划单元二监督控并维持健康安全和保密的工作场所元素监控和维持工作场所的健康和安全元素监控和维持工作场所的保密性单元三对工作流程的有效性作出贡献元素计划和组织自己的工作日程元素获得和组织对自己的工作活动有支持作用的信息元素获得并维持完成自己的工作所需的物质资源单元四建立并维持有效的工作关系元素形成并维持与同事的工作关系元素接待和帮助参观访问者单元五存储提取和提供信息元素维护已建立的存储系统元素为特定的需要提供信息单元六维持计算机系统中的资料元素把资料和文件输入计算机系统元素从计算机系统找到并提取资料元素用计算机系统打印文件单元七准备文件元素回复来函元素准备各种文件单元八接受和传递信息元素用电子手段接受和传递信息元素接受和发送邮件单元九保持和签发办公用品元素预定监控和保持办公用品元素根据需要分发办公用品单元十处理与物品和服务元素预定物品和服务元素处理报销事务单元十一组织施行与住宿安排元素为别人安排旅行元素为具体目的预订食宿单元十二对事件安排的贡献元素协助安排事件中的支持设备和材料元素协助安排有关事件的到场人员元素协助安排有关事件的服务需求单元十三从现有的材料中形成和呈现业务文件元素用键盘从给定的材料中形成业务文件元素用键盘以各种格式呈现业务文件单元十四从录音材料中生成并呈现业务文件元素从录音指令中用键盘形成业务文件元素用键盘以各种格式呈现业务文件单元十五从听写的材料中形成和呈现业务文件元素从听写的信息中用键盘形成业务文件元素用键盘以各种格式呈现业务文件级单元一对绩效改进的贡献元素开发自己以提高绩效元素为改善同事的绩效作出贡献单元二对保持健康安全和有效的工作环境作出贡献元素监控保持安全健康和保密的工作场所元素保持有效的工作条件单元三对工作的计划组织和监控作出贡献元素计划和认可工作元素监控并控制认可目标的达成元素管理开会单元四创建开发和保持有效的工作关系元素与同事创建开发和保持有效的工作关系元素与外界人员创建开发和保持有效的工作关系单元五研究准备和提供信息元素研究检索和选择信息以满足特殊需要元素准备并提供信息以满足特殊需要单元六用计算机系统输入和整理资料并呈现信息元素综合整理不同类型的资料元素以各种格式呈现信息单元七起草与准备文件元素起草文件以满足具体的要求元素发出和回复函件单元八开发实施和保持程序元素开发程序以满足具体需要元素实施和保持程序单元九获得组织和监控材料及设备的使用元素获得和组织材料及设备元素监控材料及设备的使用元素十组织和记录会议元素安全和准备会议元素出席支持并记录会议元素形成和完善会议记录单元十一安排和监控旅行及食宿元素组织旅行及食宿安排元素监控并确认旅行及食宿安排单元十二对掌握和控制财务条文作出贡献元素对掌握财务条文作出贡献元素对控制财务条文作出贡献单元十三用各种各样的信息准备形成和呈现文件元素研究与准备信息元素用键盘形成和呈现文件单元十四根据自己的记录准备形成和呈现文件元素作记录并准备信息元素用键盘编制和呈现文件单元十五根据讲话录音准备编制和呈现文件元素根据不同质量的讲话录音准备信息元素用键盘编制和呈现文件级单元一促进个人与团队绩效的改进元素开发自己和个人以改进绩效元素对协作与团队活动的成绩作出贡献单元二组织和保持高工作效率的条件元素保持高生产率的工作条件元素获得分配和控制资源以保证维持高生产率的工作单元三计划和控制活动以满足目标元素准备和更新作业计划元素实施作业计划元素监控和评估工作活动单元四建立和保持高生产率的工作关系元素与同事建立和保持高生产率的工作关系元素与组织外部的人建立和保持高生产率的工作关系单元五影响和促进决策元素领导会议促进决策元素通信信息的交换影响决策元素准备和呈现管理信息以促进决策单元六计划和设计系统及程序以满足组织的需要元素确定组织对于系统和程序的需要元素设计和认可系统和程序以满足组织需要单元七实施评价和改进组织系统和程序元素组织系统的程序的实施元素评估系统和程序的有效性找出改进的机会单元八为提供资源和服务订立合同元素为资源和服务合同谈判元素为资源和服务订立合同元素监控合同的执行单元九谈判和控制财务资源以实现组织计划元素准备财务预算和资源以实现作业计划元素监控和控制财务资源举例对单元的说明单元对工作流程的效率作出贡献本单元是关于考核对象对工作现场的全面的有效的贡献和主管人设置的目标成就的在主管人的指令和讨论下考核对象应寻求改进个人的操作组织自己的工作流程协调自己与同事之间的工作在工作持续有效的条件下照管自己的工作区域元素组织自己的工作元素自我发展以改进操作元素保持自己的工作区域以帮助工作流程单元对工作现场的健康状况安全和保密作出贡献元素对预防工作现场的危险作出的贡献元素对在偶然事故或者紧急事件中控制对人或财产的破坏方面作出的贡献元素对工作现场保密作出的贡献及其内容单元操作和管理设备本单元是关于考核对象操作设备作为自己活动的一部分的能力的它要求按照指令操作设备来配合程序它也要求按照指令清洁设备如键盘和屏幕及消耗品的补充元素根据指令操作设备元素保持设备的清洁和工作条件单元发展有效的工作关系本单元是关于考核对象在工作现场与其他人一起和谐有效工作的能力的它也表明他们对工作区域的来访者的问候并且在考核对象自己的职权范围内通过查明他们的需要和与他们会悟安排来访者见适当的人等来帮助来访者的能力元素建立与保持与员工中的其它人员有效工作的关系元素问候和帮助来访者单元处理信息本单元关于信息的各种各样处理方法它表明考核对象使用电讯设备接收以及发送信息的能力包括根据自己的目的和根据其它方面的需要它也表明通过发现信息需要对信息申请作出反应的能力以及随后在同意的时间内以一种可接受和适当的方法如原物从原物得到的拷贝口述等提供信息的能力元素处理输入和输出的电讯元素提供符合特定要求的信息元素检查和处理日常的数字信息单元利用一个已建立的存储系统存储和调用信息本单元是关于考核对象利用一个已建立的存储系统存储和调用信息的能力的也就是通过其它系统来发展一个系统该存储系统可能装满各种目的物例如纸基文件或者计算机文件或者对于书杂志和其它参考材料的存储考核对象的能力将包括项目的预约和借出登记例如文件书丢失项目的追踪分类和信息的相互关系元素利用一个已建立的存储系统存储信息元素从一个已建立的存储系统中调用信息举例对元素的说明单元对工作流程的效率作出贡献要素组织自己的工作一绩效标准最有效利用时间的自己特有的工作方法根据同事的工作协调自己的工作材料的损耗量最小依据已建立的程序进行工作二范围说明组织根据指导和指令安排协调并且实施自己的工作活动三知识和理解力自己工作的作用和责任单位的活动将要实现的任务将要达到的质量标准工作方法和时间的有效利用作为小组成员进行工作安全工作的实践单位的程序相关的法律需求要素自我开发以改进绩效一绩效标准一项经主管人同意并与其定期回顾自学行动计划一个建立并保持的个人学习和经验的卷宗掌握经适当人同意的改进自己能力的机会与适当人确定和讨论自己对信息和意见的需要二范围说明发展的方法实施和中止职业训练与要好的同事和主管人的讨论有关文件的学习三知识和理解力自己工作的作用和责任介入自己的训练需要鉴定自评对行动计划的准备和利用准备和保养个人成就证明的卷宗发展的有关方法有关文献组织机构训练专家组织机构训练程序秘书工作的职责等级讨论稿秘书工作的宗旨是提供服务保证公司的运作畅通无阻这也是建立秘书系统最根本目的根据这一目的我们认为首先对秘书的工作进行分等级是很有必要的秘书体系的建立是要完善秘书的等级制度绩效标准和任职资格为此对秘书现在所从事的工作进行分等分类是保证后期工作顺利进行的前提只有对秘书实际从事的工作划分出等级才能制定相应的任职等级和任职资格由于目前公司秘书所从事的工作十分繁杂所以对工作的分等分级是相当困难的现在我们只能根据前一阶段的调查结果在经验分析的基础上对秘书的工作划分出初步的等级划分等级的标准是工作任务的复杂程度所需技能的难易程度一级秘书相当于文员他们所从事的大多属于常规性事务性的工作或者更具体的讲是属于跑腿动手的工作这些工作不需要太多的心智活动只需要熟练尤其需要认真仔细勤劳的工作态度这些工作很大部分可以进一步量化打字复印订阅报刊杂志制作宣传材料胶片办公室食品设备维修的联系借款报帐收发传真信件办公室环境管理二级秘书他们所从事的工作有一定的复杂性和临时性需要一定的心智活动如记忆推理想象等既要动手又要动脑既要熟练又要机敏其中有相当一部分是不能量化的接打电话以部门或部门成员的名义固定资产的管理考勤管理办公用品及用具的申批会务管理制作文件提交报表为本部门人员办理各种证卡为本部门人员办理出差手续与其它部门各办事处客户等联系指导监督借款报帐手续指导帮助一级秘书三级秘书他们所从事的工作相当复杂且有一定的难度对一般技能和心智能力都有很高的要求这些工作更多地包含计划组织分析判断综合概括的心智能力和表达倾听动作反应速记等具体技能他们的工作相当于经理助理的角色文档管理组织学习会务监督指导管理起草文件接打电话安排部门外出活动与部门外部的联系和协调固定资产的报批监督保证文件报表及时完成上述等级的划分不一定合适特提出来供大家讨论在讨论的过程中还要进一步把各项工作任务具体化以保证将来等级职责的可操作性秘书等级设计的规范一从目前公司秘书的实际工作来看秘书的工作任务非常繁杂不同级别部门的秘书在工作内容上有很多重叠导致这种状况的原因我们认为主要是秘书的职责没有界定清楚秘书该做什么事没有明确因而秘书的技能要求和任职资格也不明确要对秘书体系进行分等分级就必须界定哪些工作是秘书必须做的哪些是可以不做的哪些是重要的哪些是次要的在此基础上进一步确定完成这些工作需要什么技能和条件西方的秘书体系是建立在对主管负责的基础上即只为主管服务而华为公司的秘书体系是建立在对部门负责的基础上他们不仅要为主管服务而且要为部门成员服务这就带来了工作上的复杂性有时可能会产生冲突为此我们建议现在秘书所从事的工作的一部分应独立出来交由专人负责这个人可以是秘书体系内的人也算秘书但只做具体的总务后勤之类的工作如打字复印考勤固定资产管理订阅报刊等二在工作任务分开的基础上可以根据秘书所从事的工作对秘书进行分等分级这样做需要两个条件必须保证不同级别部门的秘书所从事的工作在内容和职责上是具有差异的秘书的任命和选拔晋升必须依据秘书任职资格的规定和原则真正做到逐级晋升三在工作任务分开的基础上也可以根据工作任务对秘书的能力和条件要求根据秘书的能力水平来进行分等分级这样做需要严格界定秘书的能力范畴及其含义并且制定客观的可操作的等级标准我们可以借鉴英国的秘书系统相应的会产生一个问题不同等级的秘书可能从事同样的工作甚至会出现低等级部门的秘书在能力等级上比高级别部门的秘书还高的现象四把工作任务和工作能力结合起来形成职务职能系列的综合等级把工作任务作为等在同样的工作任务之内再分级可以形成三等九级系列一等文员一级文员二级文员三级文员二等秘书一级秘书二级秘书三级秘书三等助理一级助理二级助理三级助理秘书的工作职责文档的处理和管理包括业务文档和行政文档考勤管理包括部门人员变动情况固定资产管理办公用品及用具的管理会务管理制作文件和提交报表办公室环境管理接打电话收发传真信件借款报帐仪器设备维修的联系为本部门人员办理各种卡证与办事处客户研究机构联系包括汇款汇资料发传真打字复印资料为部门人员办理出差手续包括订机票联系接送车辆准备资料安排部门外出活动制作宣传材料胶片督促本部门人员上交报表文档和总结订阅报刊杂志组织部门内部成员学习一文档管理文件管理流程文件签收预处理送交相关部门与领导阅批分类存放归档信息档案管理修改文档所需知识技能相关计算机以及办公软件知识熟练网络之能力相关业务知识有条理的把文件归类与保存有效地与各部门相关人员进行协调沟通熟练使用办公设备口头书面表达清晰准确有效熟练合理利用时间提高工作效率处理事务时耐心细心熟悉文件处理业务流程二固定资产之管理所需知识技能熟悉公司固定资产之文件及业务流程细心耐心地作好固定资产的保管与维护督促使用者在使用中履行节约原则熟悉所管固定资产之性能及使用情况三办公用品之管理所需知识技能对办公用品用具的申购领用有计划合理使用履行节约物尽其用有条理的管理各种办公用品四考核与监督考勤对本部门人员之文档报表等上交与规范进行督促与指导所需知识技能与相关部门人员进行良好的有成效的沟通与协调清晰准确的口头表达能力有服务意识与责任心熟悉文档报表的规范与知识耐心地对有关人员进行指导主动细心地对待工作五日常办公事务接打电话收发传真收发信件复印打字所需知识技能熟练应用打字机复印机传真机等办公设备熟悉接电话收发传真之流程有应变能力善于决断熟练使用电脑进行图文处理辅助办公有沟通协调能力了解本公司产品状况与工作相关之专业技术知道自己处理突发事件时之权限合理利用时间提高工作效率六建立良好的办公环境维护办公环境这卫生联系维修办公设备协调部门人际关系调节办公室气氛所需知识技能了解相关部门及有关人员有较强责任心积极主动建立良好的工作环境沟通协调能力七收集统计各类数据与信息人力资源库的维护表格填写收集统计收集各部门信息并进行分类所需知识技能熟练运用计算机进行统计分析细心处理各类数据信息熟知各类信息资料之来源有一定计算分析能力熟知各部门组织结构有协调沟通能力八组织会议发通知准备相关资料会场布置会议记录会议纪要之整理部分存档重要文件填写会签单发文件所需知识技能有沟通协调能力有效协调各种资源完成会议组织统筹安排各项活动组织能力应变能力有相关专业知识文字表达能力有一定决策能力细心处理各项事务具有保密意识理解领悟能力强熟知会议议程九办理各类手续证件信用卡办理休假出差手续办理人事变动手续所需知识技能熟悉办理各类手续证件之流程有沟通协调能力十处理有关费用制订用款计划申请报销单据借款所需知识技能熟悉财务制度法规有沟通协调能力合理利用时间分清轻重缓急十一其他参与秘书处工作来客接待住宿客餐派车琐碎事务突发事件所需知识技能处事灵活善解人意有责任心沟通协调能力合理安排时间细心地处理各类事务