行政机关公文基本知识

行政机关公文基本知识苗绘一公文的概念国家行政机关公文处理办法规定行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具二公文种类公文种类即可根据公文功能属性进行的分类简称文种文种具有概括表明公文性质行文方向和行文目的的重要作用目前可划分为15种即决议决定命令令公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要可以用于向下级机关行文的文种占了大多数主要有决议命令令决定通知通报批复会议纪要等上行文文种主要有意见报告和请示平行文文种主要包括函议案意见泛行文文种常用的是通告公告三公文要素公文一般由秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件抄送机关印发机关印发日期和页码等部分组成四行文规则行文规则是指机关行文中必须遵循的行为规范包括坚持公文处理原则正确处理行文关系准确把握行文方向以恰当的行文方式行文等一机关内设机构除办公室外不得对外正式行文二政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文除以函的形式商洽工作询问和答复问题审批事项外一般不得向下一级政府正式行文三同级政府同级政府各部门上级政府部门与下级政府可以联合行文政府与同级党委和军队机关可以联合行文政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文四请示须一文一事并只写一个主送机关不得抄送其他下级机关不主送领导个人不越级请示报告不得夹带请示事项五公文格式一纸型行政机关公文用纸一般采用国际标准A4型210mm297mm左侧装订张贴的公文用纸大小根据实际需要确定公文页面设置参数为上下左右边距各25CM段落为多倍行距125二字体发文机关标识用小于10号小标宋体具体字号以醒目美观为原则酌定标题用2号小标宋体秘密等级和保密期限紧急程度及主题词三字用3号黑体签发人或会签人姓名用3号楷体主题词词目签发人3字发文字号及主送机关正文成文时间附件说明附注抄送抄报机关以及印发翻印机关日期份数和翻印范围等均用3号仿宋体一般不使用其他字体如有需要一级标题使用黑体全文一律不加粗字体标点符号一律使用全角标点六撰写公文应注意事项一密级涉及国家秘密的公文应在公文首页右上角标明密级程度和保密期限密级和保密期限之间用实心隔开如机密一年其中绝密机密级公文还应当在首页左上角标明份数序号有紧急程度的文件还应在密级下面标注特急或急件字样二发文机关标识行政机关公文版头即发文机关标识由发文机关全称或规范化简称及一条红色横线组成若为发号公文则需在发文机关名称后加文件两字联合行文时主办机关排列在前如联合行文机关过多必须保证文件首页显示正文主送机关不算正文除明电外发文机关标识必须用红色标识三发文字号如果是几家单位联合行文只标注主办机关的发文字号即可四签发人上行文应当注明签发人姓名五标题发号公文应当在公文标题上标明发文机关其他公文不需标明行政机关公文多行标题的排列方式一般是正梯形或倒梯形六主送机关除公告通告外公文应当标明主送机关有些不便于在公文首页列出主送机关的公文如政府令会议纪要等主送机关可置于公文主题词之下抄送抄报机关之上七正文正文中的结构层次序数的标法第一层为一第二层为一第三层为1第四层为1如有需要一级标题使用黑体其它层次字体不变八成文日期行政机关成文日期一律用数字写全称如2014年5月21日九印章印章是权力和职责的凭证是公文生效的标志除会议纪要和以电报形式发出的公文外都应加盖公章行政机关加盖印章代替署名联合上报的公文由主办机关加盖印章联合下发的公文所有发文机关都应加盖印章十附注正文内容之外需要说明的其它事项可用附注附注应在成文日期下一行居左空2字加圆括号标注请示报告中联系人和联系电话可标注于此十一公文版记版记是公文的最后一个要素始终放在公文的最后一页置于最后一行特别注意1公文标题中运用标点符号有一项特殊的原则要在拟写公文标题时认真遵守即公文标题中除法规规章名称加书名号外一般不用任何标点符号2正文内引用公文时应先引标题后引公文字号七关于印发批转转发的公文一通常是印发本级机关的批转下级机关的转发上级和不相隶属机关的二被印发批转和转发的文件不是附件三被批转转发的文件经处理以后只保留原文件的标题正文成文机关成文日期不可保留被批转和转发机关的印章四印转类通知标题中可出现两个文种名称如转发意见或函但标题不宜出现一个以上的关于或通知五拟定层层转发的公文标题时为避免出现多个关于或通知有两种处理方法一是采用复转字样如县政府复转国务院关于印发的通知二是采用转发公文字号的方式如旗政府转发国发2010号文关于的通知