行政公文基本知识

行政公文基础一公文的定义1定义公文是公务文书的简称是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料2行政公文最早行政公文是国家行政机关在公务活动中形成和使用的管理行政事务的工具是具有法定或特定效力和规范体式的公务文书现在由于市场经济的繁荣很多企业和社会团体也都普遍使用行政公文这里的行政公文是指社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料3公文属于应用文具有极强的规范性要求符合一定的体式和程序公文的体式是指公文的文体结构要素及在格式上的安排二排版及装订的基本要求1公文用纸的尺寸和规格政府公文一般用16开型长260mm宽184mm企业及社会团体一般与国际惯例相同用A4长297mm宽210mm2公文的书写形式公文中的文字符号一律采用从上至下自左向右横写横排少数民族文字除外正文文字的每行长度与图文区宽度相等3字体字号的选用一般按发文机关名称大标题小标题标识字符正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用发文机关标识推荐使用高X宽22mmX15mm黑变体字或初号宋体字联合行文推荐使用小初号体字公文大标题推荐使用二号宋体字小标题推荐使用三号宋体字秘密等级缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑体字主题词推荐使用三号宋体字公文的正文主送机关抄送机关无正文说明附件说明发文机关发文字号成文日期印发说明注释或特殊要求说明等采用三号或四号仿宋体字公文的标点符号符合1990年3月修订发布的标点符号用法规定4多层次结构的标识方法第一级用一二三第二级用一二三第三级用123第四级用1232公文的装订要求公文一律左侧装订采用线装钉装或胶粘等的办法三我公司目前普遍用到的基本公文1通知通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件让对象知道或执行的公文主要目的是把需要传达和告知的事项让有关单位和人员知道并遵守和执行通知的用途是所有公文中应用最广泛的发文对象也多国家机关社会团体企事业单位都可以制发通知几乎不受级别的限制通知的格式一般包括标题正文结束语和落款1标题a制发机关事由文种如唐山今实达关于春节放假的通知b事由文种如关于春节放假的通知c文种即只写通知二字其余省略一般用于单位内部或比较简单不作为正式文件的时候如遇到特别紧急的情况也可写紧急通知四字2正文一般包括开头和主体开头写明制发通知的原因依据理由目的等即为什么主体写通知的事项如相关政策规定需要周知办理执行的事项等内容简单的一两句话就可以复杂的可以分条款逐一列出3结束语一般以特此通知结束全文4落款包括制发单位和日期在正文右下角写明制发单位的名称如标题中已经写明也可省略制发单位下方写制发此通知的日期2公告通告公告和通告都比通知要严肃正式公告是机关团体向公众宣布重要事项的通知性文件通告是机关团体在一定范围内公布事项的告知性文件二者的共同点1发布的公开性2事项的重要性3操作的严肃性二者的不同点1相对而言公告涉及的范围广通告涉及范围小公告通告格式一般也包括标题正文结束语和落款1标题a制发机关事由文种如唐山今实达关于某工程事故责任人的处罚通告b事由文种如关于某工程事故责任人的处罚通告c文种即只写通告二字其余省略但一定要在落款处写明制发单位的名称如遇到特别紧急的情况也可写紧急通告四字2正文一般包括缘由和事项缘由通常概括的写明制发通告的原因依据目的等即为什么主体公司通告一般为事项性的通告写明相关的事项即可分段与否视具体内容而定3结束语一般以特此通告或此告结束全文4落款包括制发单位和日期在正文右下角写明制发单位的名称如标题中已经写明也可省略制发单位下方写制发此通知的日期3通报是在一定范围内表彰先进批评错误传达事项的告知性文一般用于表扬先进批评错误传达重要精神交流重要情况等表彰先进型用于表彰个体或集体的先进人物公布他们的事迹宣布给他们的奖励分析他们的先进思想指出应该向他们学习什么批评错误型用于批评犯错误的个人或群体公布他们的错误事实宣布给他们什么处分分析错误的性质指明应该吸取的教训传达事项型用于将领导掌握的精神或情况传达给下属以便在开展工作处理问题时能做到心中有数一般包括标题正文落款标题同上正文包括开头主体和结尾开头写通报的缘由即为什么主体写相关事项即介绍要表彰或批评的具体事实人物并进行分析得出结论通常会分段逐渐深入结尾写明有关的态度和决定比如给被表彰者的称号奖励被批评者应吸取的教训提出希望要求等落款包括制发单位和日期在正文右下角写明制发单位的名称如标题中已经写明也可省略制发单位下方写制发此通知的日期4报告是下级向上级汇报工作情况反应情况提出建议答复上级询问的陈述性公文一般包括标题正文结束语落款标题同上正文包括开头和主体开头写明报告的原因缘由如形势发展的要求工作的需要上级的指定等主体写明报告的具体内容一般是情况成绩做法和经验教训问题今后措施意见建议等虽然是向上级反映情况为主但也应有概括说明具体事例及深入分析以供上级参考决策结束语一般为特此报告妥否请指正以上意见如无不妥请批转有关部门单位执行之类的文字落款制发单位和日期有时日期也可写于标题下方5函不相隶属的部门之间商洽工作询问和答复问题等用的交往性公文函比较正式不可轻率发出函具有单一性和实用性事项内容必须单一一函一事直陈其事不需要在原则意义之类上多做阐述由于函的收发文双方互不隶属所以具有平等性和沟通性措辞语气需要注意用语平和礼貌避免阿谀奉承一般包括标题主送单位正文结束语落款标题同上主送单位顶格写收文单位的全称或规范化简称正文分为开头主体结尾开头写明发函缘由然后套用如现将有关情况说明如下现就有关问题复函如下等语句转入主体主体说明致函事项为函的主要内容如内容较多可分条列明结尾一般用礼貌性的语言向对方提出希望或请求如请对方支持和配合请对方提供情况等结束语通常另起一行以特此函商特此函询请即函复特此函复致以敬礼等结束落款包括署名和发文时间并一定要加盖公章6会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件具有纪实性概括性指导性的特点一般由标题成文日期正文落款等组成标题制发单位会议名称文种如唐山今实达某工程项目启动会议纪要会议名称文种如某工程项目启动会议纪要主副标题如打好第一仗某工程项目启动会议纪要成文日期一般加括号写于标题下方正中位置一会议通过日期或领导签字日期为准也可以放在正文之后正文包括前言主体结尾前言主要记述会议的基本情况如时间地点会议名称主持人主要出席人主要议程讨论的主要问题等主体包括会议的主要精神议定的事项达成的共识对与会单位布置的工作和提出的要求各种主要观点及讨论情况等由于内容较复杂多数情况下会分条分项撰写不分条也多用会议认为会议提出会议指出等来分层次阐述结尾比较简短通常用来强调意义提出希望和号召等如不影响全文结构的完整也可以不专门写结尾部分落款有的不署名有的在标题或标题下方注明制发单位和日期也有的在正文后签署7证明信是党政机关社会团体企事业单位证明某人或某事的真实情况时所使用的一种专用书信对所证明的人和事负有一定的法律和政治责任不得作伪证个人出具的证明材料如未经单位组织确认其效力并加盖公章一般不具有证明信的作用职能作为参考证明信是收文单位办理有关事务的依据一般需要归档备查证明信用于证明某人身份经历或事情的真相开具人须有一定的资格如公民的户籍户口须由当地负责户籍登记管理的公安机关证明商业经营的合法性须由工商行政管理部门证明学历须由证书颁发单位证明等其余单位证明无效证明信需注意内容要真实可靠语句准确简明扼要不得涂改不得用铅笔红笔等书写一般需要在结尾处注明有效时间以个人名义出具的证明信要写明证明人的相关情况证明信一般有标题称谓正文结束语落款等构成标题一般即为证明信或证明在第一行正中字与字之间留有一定间隔也可以写成事由文种格式如关于某同志某情况的证明也位于第一行正中称谓第二行顶格写收文单位名称或收文个人的称呼后加冒号正文下移一行空两格书写一般把需证明的事项写清楚即可结束语另起一行顶格写特此证明四字不加标点也可直接在正文结尾处写加句号落款即署名和成文日期在正文右下方署名署名正下方注明日期有需要的话要注明有效期