化妆品采购管理.doc

化妆品采购管理 1.0目的 为加强对公司采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本程序。 2.0范围 本程序适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。 3.0职责 3.1采购部：负责采购质量的管理和控制，供方选择、评定、再评定工作。 3.2总经理:负责批准合格供方清单。 3.3质管部:负责对原材料的检验工作。 3.4 仓储部:请购仓储用品物料或其他物料。 3.5生产部:请购生产物料和常用耗材。 3.6 技术开发部：负责原料质量协议的制定。 4.0内容 4.1采购申请 4.1.1使用部门依据产品生产计划和和物料库存量等制定填写物料采购申请单，采购单应注明物料名称、规格型号、数量、需求日期等内容。经审批后交由采购部门下单采购。 4.1.2对于请购重要的物料或由特定供应商供应的物料，物料请购部门应在请购单上特别注明或单独进行请购。 4.1.3物料的紧急请购时，请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原因，并使用紧急请购单填写 ，送采购部门。 4.2采购方式的选择 4.2.1有些物料的采购，应要求供方先提供样板，经设计部、采购部等相关部门认可签板后，方可通知供方生产。 4.2.2公司所采购的物资总金额大，并有多家生产商生产必须竞标的方式进行采购。 4.2.3公司的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下两种方式进行采购。 ----集中采购：具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，采购部门应根据请购单需求，定期进行采购。 ----长期采购：凡经常使用且用量比较大的物料，采购部门应联合其他部门对供应商进行考核， 考核通过后与供应商签订长期供货协议。 4.3 采购流程 4.1.1收集了解所请购物料的仓库库库存情况。 4.1.2计算最经济的物料采购数量，并根据各种物料的期限编制物料需求计划，报采购经理进行审批。 4.1.3首批原料交技术研发部相关工程师审核，经理核准。 4.4采购计划 采购部根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划并报总经理审批。 4.5采购文件(合同／协议) 4.5.1采购部接到物料采购申请单后，依据合格供应商清单和供应商供货质量情况等，制定采购计划表，选择物料供应商。 4.5.2编制采购合同／协议，采购合同应包含： 1)供方与分供方的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的电话、电报、电传等； 2)采购货品的名称、型号和规格，以及采购的数量和价格； 3)交货期、交付方式和交货地点； 4)质量要求和验收方法，以及不合格品的处理，当另订有质量协议时，应在采购合同中写明见“质量协议”； 5)违约的责任等内容。 4.5.3技术研发部根据产品技术质量要求编制各类采购产品的采购文件，作为采购的依据，必要时，应附加在《订货合同》后。 4.5.3采购产品的验收标准按《原料内控标准》与《包装材料内控标准》执行。 4.6 采购原则 4.6.1严格按照采购技术要求进行采购，选择合格供方。所有常规物料或服务的采购必须向已列入《合格供方名录》的供应商进行采购。 4.6.2所有常规物料的采购必须以《申购申请表》或《采购合同》（含服务采购合同）的形式进行采购作业。 4.6.3确保采购周期，保证满足申购部门使用要求。 4.7采购订单 4.7.1 采供部根据采购计划，选择《合格供方名录》中指定的供方，进行询价、比价后，与其签订规范的《订货合同》，并附上采购技术文件，报采供部经理审核，厂长批准后生效，由采供部负责具体执行。物料采购合同经审批后，向物料供应商下达采购订单。 4.7.2采购部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批，三方就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。 4.7.3采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止因出现延期供货而影响生产的进度。 4.7.4行政部需对消毒剂、废弃物处理的供应商之合同执行效果进行跟进管理。 4.7.5在供货过程中，采购员应保持与供应商的有效沟通，力求确保物料按质、按量、如期到货。 4.8货物验收管理 4.8.1 包装完整性检查 1）检查物料的外包装，物料外包装应牢固完好，无破损、无受潮、无污染、无混杂、无虫蛀鼠咬。 2）检查物料运输工具的卫生情况，运输工具应洁净、无异昧，严禁与有毒、有害、易污染的物品混装、混运。 3）检查物料外包装标识和随附票证，物料标识和随附票证（如收货单、物料检验报告等）物料名称、规格、数量、生产厂家名称、批号、出厂日期应与订单或合同相符，印字清晰。 4）来货包装检查合格后，验收人员在外包装上贴待验标签并发出《来料申检单》。 5）物料质量检查符合标准后，验收人员应在外包装上贴待检标签并通知入库。 4.8.2物料入库手续 1）物料到货后，依据物料验收制度，质管部对采购的货物进行验收。质管部负责按流程对采购物料进行检验，检验合格后方可办理入库手续。 2）包装验收不符合标准时，