会议承办代理合同.docx

合同协议书会议承办代理合同会议承办代理合同甲方乙方经友好协商甲乙双方就乙方承办代理甲方之会议事宜达成如下协议双方共同遵守执行一甲方主办的会议全部交由乙方承办会议地点是会议时间年月日至年月日主会场是二乙方提供如下会议服务1礼仪及接待2会议交通3会场布置4会议餐饮安排5会议秩序维持6会议秘书服务7会议代表住宿安排8会务考察安排及夜间娱乐支持9返程票务服务及站场接送10财务协助各项服务分叙如下1礼仪及接待乙方提供名礼仪小姐汽车站火车站机场分别安排名礼仪设立标识甲方提供企业或行业标识乙方制作引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店在下榻酒店大堂设立专用接待台乙方负责设立乙方提供名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到房间安排发放会议指南甲乙双方共同拟定告知代表会议注意事项编制会议名录礼仪工作时间为月日时至月日时下榻酒店接待人员工作时间为月日时至月日时乙方提供一条接待热线电话热线电话开通国内长途国际长途费用按酒店商务电话收费记入甲方会议支出除非甲方工作人员许可乙方人员不得使用热线电话2会议名录制作要求为开本色印刷内文纸张为纸封面为制作份单价为交货时间为月日前会议名录资料要求在月日前以格式上传给网站3会议发言材料制作开本色印刷内文纸张为纸封面为制作份单价为交货时间为月日前会议交通1站场接送根据实际需要乙方必须于月日时至月日时安排辆座空调巴士7座面包车辆5座轿车辆至机场汽车站火车站按照先到集合统一运输的方式安排与会代表前往下榻酒店双方同意所有费用按运输趟次结算其结算标准见下表如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶甲方按照大巴元面包车元轿车元结算所有交通工具的运行命令由甲方发出并在行驶单上签字送站场费用同上述约定双方应在月日前确认需要送站场的名单甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法会务组支付或者个人支付甲方确认下列人员由会务组承担送站场费用除此之外均由个人承担或者甲方确认所有与会人员的送站场费用由会务组承担或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担甲方确认需要会议期间提前送离的人员有具体时间是月日时乘用车标准为座车2会务交通乙方必须于月日时至月日时安排辆座空调巴士7座面包车辆5座轿车辆至酒店用于接送会务人员至会场甲方或者乙方负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员用车行程为往返单程选择于月日时至月日时安排辆座空调巴士7座面包车辆5座轿车辆至酒店用于接送会务人员至晚会宴会现场地点为用车行程为往返单程选择乙方于月日时至月日时提供吨货车辆负责运输会议材料行程为至包括装卸费用合计为元会场布置乙方应在月日前预订会场并于月日点前按甲方要求完成布置1主席台要求鲜花盆色地毯绒布主持台主席台设席位背景为材料投影帘要求投影仪要求流明配备激光指示笔或者伸缩式教鞭有线无线麦克风个主席台配置茶水杯或者瓶装矿泉水一侧放置饮水机配瓶装矿泉水时可不用饮水机主席台配备电工一名会务服务小姐一名双方确认投影仪为甲方自带乙方提供甲方租赁第三方提供当甲方自带时乙方仅有义务提供技术支持不负责保证仪器正常工作双方确认投影仪租赁价格为元天茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中2会场布置乙方必须于月日点前完成会场布置U型课堂式围桌型剧院式等供选择安排席位不少于个其中前排布置需要各排间距不得小于厘米在会场安排固定摄影点个需要提供饮水机台提供小型会晤室个会晤室摆设桌椅不得少于套会场悬挂横幅条内容为会场内外提供资料样品展示台个双方确认展示台为全新制作租赁规格单价为元个饮水机由乙方免费提供饮用水由甲方提供乙方可代办3氛围支持乙方应在月日点前完成个气球条幅悬挂条幅内容为规格是米米拱形气模个规格是会场内外摆放花篮个同时在月日报纸预订版面发布相关信息内容甲方提供会场布置与氛围支持费用总计为元4同声翻译系统乙方必须于月日前调试好同声翻译系统提供声道翻译语种为月日前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯乙方提供的口译人员必须在月日前熟悉所需翻译的专业领域作同声翻译时错误率不得超过2甲方发言者语速不得超过节字分钟同声翻译支持费用总计为元餐饮安排双方确认会议期间与会人员就餐地点为酒店餐厅及餐厅其中中餐就餐人数不少于人次西餐就餐人数不少于人次穆斯林餐不少于人次早餐餐标为元人正餐中餐及晚餐餐标为元人宴会餐餐标为元人早餐正餐及宴会餐包括西餐及穆斯林餐食物见附件菜谱会议提供的餐饮不含酒水或者含酒水时间是月日餐至月日餐止其中月日餐为宴会餐会议人员凭证件或者餐卡就餐早餐形式为自助餐或者团餐正餐为围桌式或者自助餐团餐具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员商务考察旅程用餐另计宴会餐商务酒会要求时间月日时至月日时规模内容1自助餐围桌宴会2演讲系统3娱乐节目4服务交通餐饮费用总计为元其它服务安排会议秩序维持为便于保密及会议正常举行双方确认月日至月日会议室设立位工作人员工作人员由甲方乙方负责指定委派主要职责是核查进入会场人员身份进入会场人员一律凭证件进入此项服务费用元免费会议秘书服务双方确认会议期间乙方为甲方提供如下如数服务1速记员名工作时间为2翻译员名工作时间为其中英文名日文名德文名3会务勤杂人员名工作时间为4保健医生名工作时间为5摄影师名工作时间为录制媒介为规格为后期编辑由乙方甲方完成6旅行顾问名工作时间为7签约司仪礼仪名工作时间为8其他指示牌制作块内容放置地点以上会议秘书服务费用共计元会务考察安排及夜间娱乐安排1会务考察双方确认会议期间甲方与会人员进行商务考察线路及行程如下线路1D1D2人数人线路2D1D2人数总人数为人车辆要求乙方提供旅行责任保险专业导游陪同费用2夜间娱乐安排双方确认会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话乙方将负责代理安排此部分费用由甲方统一支付或者参加人员直接支付具体方案见附件返程票务服务及站场接送双方确认甲方人员返程事宜由会务组织统一安排与会人员自行支付乙方提供返程票务代理服务在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处时间为月日时至月日时1机票明折明扣不收取服务费免费送票至下榻酒店2火车票票面价格每位收取40元服务费免费送票至下榻酒店3高速巴士票面价格免服务费免费送票至下榻酒店4船票票面价格免服务费免费送票至下榻酒店乙方提供站场欢送服务时间月日时至月日时住宿安排双方确认甲方预订客房数共计间其中饭店级标准间间元间商务套间间元间行政套间间元间饭店级标准间间元间商务套间间元间行政套间间元间基于与会人数有一定的机动性双方约定乙方预留间客房至月日时其中标间间套房间截至月日时甲方实际用房如果低于预订则按预订客房数量结算超过的按实际结算在预订总量的10范围内乙方承诺超过部分按预订价格计算月日时以后按实际用房计算所有用房时间为月日至月日时超过月日时如果甲方人员需要继续使用客房可提前通知乙方乙方可以与酒店交涉尽量但不保证按协议价格结算双方确认乙方必须在月日时前获得酒店预定房间钥匙牌按甲方指定名录登记分派房间同时完成入住登记财务咨询财务协助此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用双方确认甲方与会人员签到时乙方提供名财务人员协助甲方收取会务费用提供验钞设备并协助甲方人员统计核实相关应收费用其他协助乙方在自有网络上发布会议预告信息制作回执表单供甲方相关人员下载填制同时指派固定人员统计回执信息定期向甲方报告此项服务免费提供三双方确认以上预定及服务属于不可撤销约定自双方签字盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效甲方于协议生效后个工作日内支付人民币元作为预订金变更及核算原则1甲方确认除非发生以下几种情况否则甲方不存在撤销或变更本协议理由如果撤销或变更乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失战争或政治事件甲方进入破产程序甲方实体进入重组变更程序由于政策或法律变化导致会议不可能举行2甲方可以在预定的期间内变更会议时间但变更通知必须于预定期限前天抵达乙方乙方接到甲方通知后应在个工作日内以传真电邮公函方式回执确认甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致双方间的协议除会议日期外其余不作变更3乙方服务的变更除非发生如下情形否则乙方无权变更服务乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求会议地点出现重大自然灾害包括急性传染病会议地点出现重大政治事件包括政府征用会议场所如果不是由于上述原因乙方要求变更服务将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失出现本条款所列事项时乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准基于友好合作的精神所有变更事宜双方同意协商解决同时双方约定甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前个工作日前通知乙方除乙方已经支付的成本外在甲方的预付款项中抵扣不足部分乙方有权要求甲方补足多余部分乙方同意返还甲方乙方放弃预定收益的索赔甲方变更或取消会议的决定如果在会议前日通知乙方甲方应赔付乙方预期利益的并不退回预付金甲方变更或取消会议的决定如果在会议前日通知乙方甲方应赔付乙方预期利益的100并不退回预付金乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的于会议举办前日通知甲方的必须全额退还甲方预付款乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的于会议举办前日通知甲方的除退还甲方预付款外还必须赔付甲方本协议总金额的如在日前通知甲方乙方必须全额赔付4双方约定本协议规定的服务及费用核算原则如下住宿餐饮及车辆按协议标准结算基于可以理解的原因允许实际费用总量下浮5即如果甲方需要的服务低于预定的95按95结算高于95的按实际服务费用结算除协议规定的服务总量以外乙方同意按协议标准提供服务预留空间但不超过总量的5指各单项服务甲方如果需要超过预定的服务在5范围内可享受协议标准超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务双方确认所有服务费用在月日前由甲乙双方核算认可甲方保证一次性将款项支付给乙方如果超过约定期限乙方有权要求甲方支付滞纳金标准为总量的05按日计算5仲裁双方约定如果对本协议执行出现争议将首先协商解决如果协商不能解决双方将申请仲裁解决仲裁地点为6生效本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效