合同管理制度

合同管理制度 总则 为加强和规范远洋地产东北区域事业部及所属各公司合同管理工作，使订立合同的行为规范化、程序化、制度化，保证依法订立、履行、变更和解除合同，防范合同法律风险，维护公司的合法权益，根据我国相关法律、法规的规定，制定本制度。 适用范围 本制度适用于东北区域事业部及各公司。 术语和定义 本制度所称的合同是指各公司为一方主体签订的合同（劳动合同除外）、协议（书）或其它内容涉及各方当事人实质性权利义务关系的具有合同性质的文件。合同的订立必须遵守国家法律、法规。 职责 东北区域事业部行政部及各公司负责合同管理的部门（以下简称“合同管理部门”）、合同承办部门、财务部门等相关部门应按照本制度的规定履行其职责。 东北区域事业部行政部为各公司合同管理工作的归口管理部门，其应履行以下管理职责： 制定、完善公司合同管理制度并监督执行； 对各公司合同的论证、谈判、起草、签订有权参与、审查并提出意见； 监督、指导、协助各各公司处理合同纠纷； 推行及监督合同示范文本； 其它综合管理职责。 东北区域事业部行政部同时为事业部本部的合同管理部门，其依照本制度五条之规定对事业部本部履行管理职责。 东北区域事业部行政部及各公司应设专人负责合同的管理工作，履行以下管理职责： 严格执行公司合同管理制度； 对本公司合同的合法性进行审查，参与合同论证、起草、谈判工作； 统一负责本公司合同签署登记及履行情况的信息反馈； 处理本公司合同纠纷所涉及的法律纠纷事宜； 其它相关职责。 合同承办部门对合同订立、履行和执行情况全过程负责。合同承办部门应当根据合同事项指定合同承办人，公司临时借、聘人员以及试用期人员不得作为合同承办人。合同承办部门履行以下管理职责： 依本制度规定审查对方当事人的主体资格和资信状况； 组织合同谈判； 依照公司发布的合同示范文本起草合同； 负责合同报审并跟踪合同的履行情况； 负责按照公司的规定保管承办合同的档案； 其它相关职责。 财务部门履行以下管理职责： 审查合同中的财务收支事项是否符合财务的法律、法规、准则和公司财务管理制度； 审查合同的经济可行性； 协助监督合同执行情况； 按照合同约定审核收支事项； 其它相关职责。 内容及要求 合同的订立 合同订立阶段，合同承办部门应负责对合同对方当事人的主体资格和资信状况进行审查并收集保管相关文件。审查事项如下： 主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载内容与实际相符； 拟签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书； 由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明； 具有相应的履约能力：具有支付能力或生产运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件； 具有履约信用，未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件； 其它应审查事项。 东北区域事业部及各公司应当按照公司下发的合同示范文本拟定合同条款，合同示范文本由公司逐步发布并根据需要及时更新。 重大合同的签订，合同承办部门应组织合同管理部门、财务部门等相关部门共同参与合同谈判。 合同按照公司授权体系审批后由合同承办部门逐一落实审批意见，由合同承办部门送交有权签署人签署合同后，方可使用公司印章。 东北区域事业部及各公司对外签订合同，除特殊情况必须使用公章或无合同专用章外，一律使用各公司的合同专用章，不得以部门或项目部印章代替。 合同专用章由合同管理部门专人负责管理。用章同时应做好登记备案，并按周向东北区域事业部行政部备案。 合同的变更、解除，应当按照签订合同的程序办理。 合同档案管理 各公司的合同管理部门负责对签署的合同进行统一编号。 合同正式签署后，各公司至少应留存两份合同原件，合同承办部门须将其中一份送档案室存档，一份送财务部门作为办理收支事项的凭证，由财务部门存档。 合同承办部门应留存合同复印件及合同相关文件（资信证明文件、授权委托书等）的复印件备查。 归档的合同原件应作永久性保管。 合同的借阅按照档案借阅的有关规定执行。 各公司应按照东北区域事业部行政部要求按时将合同信息报东北区域事业部行政部备案。 合同的履行 合同生效后，合同承办部门负责组织合同的履行，督促当事人按照约定全面履行合同，包括履行合同约定的通知义务，提示有关部门、当事人按照合同约定的日期、期间履行合同义务和主张合同权利。 合同承办部门人员及其他相关人员应当保守合同所涉及的商业秘密、技术秘密和其它保密信息。 东北区域事业部行政部及各公司合同管理部门根据职责可随时了解合同履行情况，并提出意见和建议。 合同纠纷处理 合同履行期间，合同承办部门发现存在重大争议或可能发生纠纷的情况，应当及时通报合同管理部门和其它相关部门，并向东北区域事业部行政部及主管高管汇报。合同承办部门会同合同管理部门等相关部门研究并提出解决方案，及时解决问题。 合同管理部门全面负责合同纠纷的处理。如需委托律师代理的案件，由东北区域事业部行政部或各公司合同管理部门对外委托。 各公司有关部门应协助合同管理部门对纠纷进行调查取证。各有关部门应当注意证据的收集和保全，并应主动、及时地向合同管理部门提供全面、完整的资料，不得故意隐瞒或遗漏。合同管理部门根据需要，可要求合同承办部门指派专人参与仲裁、诉讼或出庭作证。 合同纠纷处理完毕，合同承办部门应协助合同管理部门建立诉讼、仲裁案卷，以备查考。 附则 东北区域事业部行政部是本制度的建立、维护和贯彻的责任部门，并负责制度的解释。 本制度自发布日起执行。 附件1：《合同管理流程办法》 附件2： EMBED Excel.Sheet.8 
 附件3： EMBED Excel.Sheet.12 
 合同管理流程办法 为进一步规范执行东北区域事业部《合同管理制度》，特制订本办法作为实施细则。 合同会签审批严格按照各公司规定的审批会签流程进行（EIP系统、NC系统）。 合同审批权限：事业部及各各公司各类合同严格按照东北区域事业部授权管理制度之规定的合同审批权限执行。 各公司重大合同须提交事业部法务人员审核，重大合同指：工程施工采购类合同估算额在2000万以上的；设计合同金额在500万元以上的；销售支出类合同（含广告合同）200万元以上的；固定资产购置合同100万元以上的以及其他重要性合同。 合同审批人员负相应合同审查责任，必须