合同管理制度

合同管理制度 第一章 总 则 为加强公司合同（协议）的管理，规范和约束公司经营行为，维护公司合法权益，明确各部门的工作职责，理顺工作秩序，根据《中华人民共和国合同法》、集团公司《合同管理制度》及有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。 凡对外签订的买卖、供用电（水、气、热力）、赠与、租赁、融资租赁、承揽、建设工程、运输、技术、保管、仓储、委托、行纪、居间等合同必须遵守本制度。 公司对外发生经济往来，除标的额较小且又能及时结清的以外，均须签订书面合同；虽能及时结清，但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及易引起纠纷的交易，也须签订书面合同。 公司对外签订合同，须报集团公司审批。 公司的合同管理实行归口管理、逐级审批、对口承办的原则。 第二章 合同管理职责划分 合同管理机构设置及职责划分 一、综合部为公司合同管理部门，负责企业合同管理、监督及法律事务工作，其具体职责是： （一）贯彻国家的有关法律、法规及集团公司合同管理的各项规章制度，制定并组织实施公司合同管理制度； （二）指导公司内部承办部门，依据国家有关法律、法规及公司合同管理规章制度建立本部门合同管理制度； （三）负责公司合同专用章的管理； （四）管理、推行和使用统一、规范的合同文本； （五）监督审核各类合同标的价格、内容的规范性及合法性； （六）按照集团公司统一规划，组织合同管理人员及承办人员的学习和培训；对公司所有合同进行统一编号、登记台账、分类归档。 （七）参与公司重大和法律关系复杂的合同谈判、指导合同承办部门的合同管理工作； （八）参与处理合同纠纷，对合同承办部门相关人员进行法律事务培训。 二、合同承办部门具体组织合同的签订及执行，其职责是： （一）负责市场调研，审查签约方应当具备的签订合同的主体资格（如企业法人营业执照、经营场所、经营状况等）； （二）组织合同谈判、起草、签订、履行及合同的编号、登记、建档； （三）负责合同履行情况的跟踪及合同台账的建立； （四）负责合同的索赔和纠纷处理。 三、合同承办人职责 （一）负责非招标物资的市场调研、询价、审核供应商资质，按合理价位签订合同； （二）严格按照招标定标结果要求，签订招标项目合同； （三）办理合同在本公司内部的各项审批手续； （四）对集团公司合同审批部门提出的异议给予解释，并严格按照总部和合同审批部门的意见修订合同； （五）负责合同的执行工作，按照合同的约定严把进厂物资质量关； （六）负责办理进厂物资入库手续、财务手续并按合同约定办理付款手续； （七）建立详细的供应商档案及欠、付款情况档案，收集整理所经办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料，并建立合同台帐； （八）负责承办所签订合同的变更、终止、解除并办理有关手续； （九）起草合同、组织、协调、督促承办合同的履行，并及时将合同的履行情况向本部门及合同管理部门汇报。 四、专业部门职责 （一）审核合同标的物的规格、型号、技术参数、加工手段、质量要求等能否满足公司的生产需要，工程取费标准、额度是否合理，监督合同签订的必要性； （二）参与物资、工程验收部门组织的验收工作； （三）负责索赔物资的质量鉴定工作。 第三章　合同内容 凡集团公司规定统一样本或参考文本的按规定文本签订。具体份数按实际情况确定，公司至少留存五份，综合部两份，财务部两份，承办部门一份。 合同的内容一般应包括以下主要条款： （一）签约各方的名称（姓名）、地址及联系方式； （二）标的名称、数量、规格、型号、质量标准、生产厂家、商标（非标件标明单重）； （三）价格及结算方式，发票形式及税率； （四）验收（交付）标准，有国标、部标、行业标准的标明标准名称、代号，若为生产厂家标准的，标明检验参数及标准值，要求有出厂合格证、化验单、说明书、技术资料、易损件价格表等； （五）质量保证、售后服务、违约责任、解决争议的方式、合同时效； （六）合同生效条件：加盖公章、法人代表或其授权的代理人签字等； （七）招标合同须同时附中标通知书； （八）其他重要合同需另约定相关条款； 采购合同须约定预留质量保证金，并原则上采用货到付款的方式。如需预付货款，须采取有效措施，最大限度降低风险。 除特殊情况外，合同的仲裁和诉讼管辖在法律、法规允许的前提下，约定在合同签订地。 第四章　合同签订原则 签订合同必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定； 对外签订合同，除各方法定代表人外，必须是经授权的委托代理人。委托代理人必须在授权范围内行使签约权。超越代理权、代理权终止或非代理人无权签约； 签约人在合同签订之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有无经营权、有无履约能力及其资信情况，对方签约人是否是法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑公司经济效益，又要考虑对方条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同合法、有效； 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、价廉物美，择优签订”的原则； 签订合同，如涉及公司内部其他单位的应事先在内部进行协商，统一平衡后签约； 所签订的合同对双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达清楚、准确； 签订合同，合同的仲裁和诉讼管辖在法律、法规允许的前提下，力争约定在合同签订地； 签订合同必须使用公司合同专用章，并由综合部备案。 第五章 合同签订的程序和要求 签订合同需要求乙方保留质保金，设备、备件采购合同的质保金不低于百分之五，工程承包合同的质保金不低于百分之十；并约定在合同执行期内乙方不得提出涨价，防止因市场变化，对我方造成损失； 市场调查：对需要拟签的合同，承办部门要根据其内容对标的物的市场分布、行情、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合分析，特别是采购合同，要严格按照货比三家的原则做好市场调查； 资信核实：对经市场调查后选定的签约对象的民事主体资格、注册资本、资金状况、技术水平、设备状况、市场信誉、产品质量等调查项目，合同承办部门要进行审查，以确定其是否具有拟签订合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。承办部门的审查人应对审查情况的正确性、准确性负责，承担审查责任。 谈判和起草：非招标合同，由承办部门负责谈判和起草；招标合同，承办部门按照招标定标结果起草；财产租赁、事故赔偿、行政缴费合同，应由承办部门会同综合部、专业部门组成谈判小组进行谈判，承办部门根据谈判结果起草合同；其他重要及法律关系复杂的合同应在主管副总经理组织下进行谈判，综合部根据谈判结果起草合同。 申报：合同经综合部审核后，由承办部门办理与集团公司有关的审批程序。 审核：合同在正式签订前，需将合同文本和有关资料（如依据的计划、批文、市场调查及有关资信审查资料、合同谈判纪要、询价比价单、合同审批单、中标通知书等）送综合部进行审核，对审核不合格的合同，综合部提出修改意见或处理意见后返还承办部门。 修订：对于集团公司各部门提出意见和建议的合同，由承办部门进行重新修订，承办部门将修订好的合同提交综合部，由综合部加盖合同专用章后生效。 第五章　合同的履行、变更及解除 依法签订生效的合同，合同承办部门必须严格按照签约内容全面履行。对交货、验收、付款等条款的履行必须及时索要或者出具相关凭证。 经签约各方协商一致予以变更的合同，须签订书面变更协议或者补充协议。 已经签订的合同，如发现显失公平、有重大误解或对方有欺诈行为等损害公司利益的，合同承办部门须及时采取合法有效措施，同对方协商变更或解除合同。 有确切证据证明对方有下列情形之一的，必须及时中止合同的履行，需进行财产保全的，必须依法办理财产保全手续： （一）经营状况严重恶化； （二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；