《文件管理制度》

1、目的: 为了完善公司各项规定及管理制度，避免管理工作的重复，提高管理工作的效率，以及控制公司各类文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。 2 、文件的发放：     2.1各部门需要发放实施的文件，必须将文件打好以电子文档的方式交行政部，并附部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送行政部，由行政部主管安排打印复印，按排发放人予以发放。     2.2任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由个人亲自签字接收。 2.3需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），行政部发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。 3、文件的更改：     3.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章或签字送行政部，由行政部根据原发放范围及存档予以更改。     3.2行政部文件发放人员根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章或签字。 4、文件的换页：     4.1任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并以电子文档方式传行政部，并由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部门经理签字认可）送行政部，由行政部根据原发放范围予以换页。     4.2所有需换页的文件，由行政部统一换页并注明执行时间，将原页销毁。 5、文件的回收、作废：     5.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人上报行政部，予以安排回收。      5.2行政部文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。   5.3每年12月下旬，由行政部通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。并由行政部主管统一安排销毁。 6、其它规定：     6.1任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到总经理、财务部经理、各部门主管等公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。     6.2无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在行政部存档备案。     6.3任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相