会议执行手册

一会前准备书面会务通知会议的时间地点集合接送办法附车站机场附近交通办法会务组负责人会议主要议题地点时间安排参会要求着装会场纪律证件准备身份证护照机票车票会务酒店服务内容及注意事项介绍会务接待联系人会务酒店位置工作电话餐宿安排概况客房内酒水洗衣消费办法国际国内长途接打方法及资费贵重物品存放酒店附属设施使用办法等等注意事项行李准备手机相机旅行充电器刮胡刀换洗衣物化妆品防晒墨镜正装毛巾牙膏牙刷拖鞋个人必备药品零用金会务用演示汇报资料和软件和硬件设备会议住宿及餐饮的特殊要求如民族饮食差异调单人间等等如需约定返程票务特殊说明二前期工作人员工作会务组会议用品采买准备制作接待台用易拉宝会场各处的指示牌和标识会议用纸笔资料袋矿泉水鲜花杯具壶具茶餐小餐点饮品茶叶咖啡纸巾笔记本电脑便携式打印机纸摄录设备演出用多媒体资料会议用礼品会议酒店入住签到表会场签到表参会人员胸牌文件袋如需要签字笔各色标记笔剪刀手电不干胶纸别针胶水等餐券会务用桌牌VIP名牌会场用条幅背板详细尺寸音响麦克风投影仪及连线接口设备会场平面图参会通知书发放及回函会务组联系用对讲机充电器定制通知发布信息用短信平台应急常用药品针线常用五金工具会务组会前会讨论会务计划书确认会议流程人数集散方法交通安排报到登记入住票务预订会议起始时间段会议室地点餐食时间地点菜品安排各分会议衔接程序茶歇数量以及可能的变更内容会务组服务商人员数量分工分组名单识别联系办法会务组内书面确定和会务酒店服务商对接的调度交通车辆前台餐饮客房会场设备销售部门的各项工作负责人和计划联系办法注意回民餐的安排确认会务用品准备结果发生特殊费用的批准人员权限和签单办法参会通知书发放及回函结果确定参会人数批次到达时间编写分房名单与会务酒店服务商确定和前台餐饮客房销售部门的工作对接负责人设备连接转换插头及会场电源布设情况会务人员集合时间地点再确认自由提问回答应急状况设置和预案讨论编号分发通讯设备会场实地验收考察参照会务计划模拟会务流程记录情况预定返程票务三会务现场准备期间工作1确认会场前台接待餐厅客房综合设施设备的面积位置指示牌摆放洗手间位置指引鲜花绿植摆放2协调与酒店各部门停车场大堂门迎行李餐饮部商务部会议部客房部销售部负责人了解该部门服务人员数量业务能力讲解对会务团组的服务注意事项和要求留存联系办法餐券形式使用办法和菜单得到酒店餐厅的确认了解酒水服务办法和及时供应菜品的能力注意回民餐的安排3确认商务中心工作情况应急能力主要会场背景布置桌位名牌摆放饮品茶歇的安排位置调试灯光多媒体影像音响的效果了解设备连接转换的方法确认会场设备工程师的服务时间服务内容和联系办法4索取酒店平面图确认所有娱乐设施的对参会人员的收费情况5团队抵达前尽可能提前拿到所有房卡根据分房名单分配住宿6确认VIP房间鲜花水果放置7欢迎仪式的检查8检查酒店安全消防设备通道方面取得会场附近医院公安设施的位置和联系办法9每日叫早服务的确认10会场桌椅的摆放各项会议使用仪器的调试茶歇数量的确认11特殊发生费用的批准权限和签单办法12返程票务预定四会务结束后工作会务总结集体退房暂存行李额外消费的处理对账结账设备现场清理发放返程票务安排车辆送站