物资采购入库验收管理制度.doc

物资采购入库验收管理制度 制度名称 物资采购入库验收管理制度 受控状态 编 号 第1章 总则 　　第1条 目的 　　为了规范公司物资采购、入库和验收流程，特制定本制度。 　　第2条 适用范围 　　本制度适用于公司物资采购、入库和验收相关工作人员。 第2章 物资采购 　　第3条 采购单处理 　　仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。 　　第4条 物资标签 　　物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。 第3章 物资入库 　　第5条 内购物资入库 　　1.材料入库前，保管人员必须对照采购单，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入请购单。 　　2.如发现实物与采购单上所列的内容不符，保管人员应立即通知采购人员和主管。在这种情况下，原则上不予接受入库，如采购部门要求接收，则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。 　　第6条 外购物资入库 　　1.材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照装箱单及采购单开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入采购单。 　　2.开箱后，如发现所装载材料与装箱单或采购单记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。 　　3.如发现所装载物料有倾覆、破损、变质或受潮等现象，经初步估算损失在2000元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过2000元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。 　　4.受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔。（续表） 5.入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入进货日报表作为入账依据。 　　第7条 急用品入库 　　紧急材料入库交货时，若保管部门尚未收到请购单，收料人员应先询问采购部门。确认无误后，方可办理入库。 第4章 物资验收与退货 　　第8条 交货数量超额处理 　　交货数量超过订购量部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收。 　　第9条 交货数量短缺处理 　　交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部