物资采购管理制度.docx

物资采购管理制度 目录 1 目的 …………………………………………………………………………………1 2 适用范围 ………………………………………………………………………………1 3 职责 …………………………………………………………………………………1 4 工作程序 ………………………………………………………………………………1 5.1 《认可供应商名册》的制定、复评及其更新供应商管理 5.1.1 制定 …………………………………………………………………………1 5.1.2 复评 …………………………………………………………………………1 5.1.3 更新 …………………………………………………………………………2 5.2 采购 …………………………………………………………………………2 5.2.1 采购申请 ……………………………………………………………………2 5.2.2计划的变更 …………………………………………………………………2 5.3 询价 ………………………………………………………………………………3 5.4 评审决议 ……………………………………………………………………3 5.5 合同制定与签订 ………………………………………………………………3 5.5.1 合同制订……………………………………………………………………3 5.5.2 合同签订……………………………………………………………………3 5.6 合同执行与变更 …………………………………………………………………3 5.6.1 合同执行……………………………………………………………………3 5.6.2 合同变更 …………………………………………………………………3 6材料管理 ………………………………………………………………………………3 6.1 进料及进料检验 …………………………………………………………………3 6.2 材料仓储管理 ……………………………………………………………………3 6.2.1 材料入库 ……………………………………………………………………3 6.2.2 材料出库 ……………………………………………………………………3 6.2.3 材料保管 ……………………………………………………………………3 6.2.4 材料报废 ……………………………………………………………………5 6.2.5 材料盘点 ……………………………………………………………………5 6.2.6 表单保管 ……………………………………………………………………5 7 相关文件记录……………………………………………………………………………5 7.1 认可供应商名录 CG-01 ………………………………6 7.2 供货商资格预审表 CG-02 ………………………………7 7.3 供货商评估表 CG-03 ………………………………10 7.4 原材料/设备采购申请表 CG-04 ………………………………11 7.5 物资采购会审表 CG-05 ………………………………12 7.6 采购合同 CG-06 ………………………………13 7.7 材料出/入库单 CG-07 ………………………………16 7.8 材料内部调拨单/转账单 CG-08 ………………………………17 7.9 材料报废申请表 CG-09 ………………………………18 8附件 8.1物资采购流程图 ………………………………………………………………………19  1目的 规范公司大宗商品采购程序及审核流程，选择合格的供应商，保证所有物资采购都能满足生产和经营要求。 2 适用范围 适用于公司原材料、设备、仪器、车辆、装修及大型办公设施采购。 3职责 3.1 工程部负责工程材料、机械设备、量测仪器、车辆等物资的采购管理工作。 3.2 工程部负责选择、评审、确认及更新认可的供应商（包括业主指定的供应商）。 3.3 工程部负责监督材料的入库及使用情况。 4工作程序 4.1 《认可供应商名册》（CG-01）的制定、评审及更新 4.1.1 制定 a 供应商须填写《供应商资格预审表》（CG-02），以申请进入《认可供应商名录》。 b 工程部采购主管负责核实供应商所提交的资料，在《供应商资格预审表》上写明意见，经分管副总经理审批，列入《认可供应商名录》。 c 工程部采购主管负责将《供应商资格预审表》及《认可供应商名录》分类存档，并输入电脑供查阅。 4.1.2 评审 a 工程部采购主管填写《供应商评估表》（CG-03），提交分管副总经理。 b 《供应商资格评估表》作为更新《认可供应商名录》的重要依据。 c 所有《供应商资格评估表》均作为质量记录，由工程部存档。 4.1.3 更新 a 《认可供应商名录》由工程部采购主管负责更新，经分管副总经理审批确认。 b 对严重违反供货合约的供应商，采购主管及时提出处理意见,经总经理批准可立即将违约供应商从《认可供应商名录》中除名。 c 凡被除名的供应商一年内不能使用，特殊情况下经工程部采购主管说明原因，分管副总经理审批后才可重新选用。 4.2 采购 4.2.1 采购权限 a 5万元以下且符合《项目备用金管理办法》的物资采购按《项目备用金管理办法》执行。 b 5万元以上的大宗商品及其它大批量材料,由工程部统一实施采购。 c超过500万元的采购须上报集团。 4.2.2 采购申请 《原材料/设备采购申请表》（CG-04）应提前一个月上报，进口原材料或特殊情况的采购作业应提前三至五个月提交申请。 4.2.3 计划的变更 a采购申请一经上报原则上不允许变更。 b特殊情况如需变更应及时书面通知工程部采购主管说明原因，报分管副总经理批准。 4.3询价 根据采购申请，工程部采购主管向供应商发出询价邀请函进行询价。 4.4 议价 工程部采购主管分析供应商报价,选择条件优惠的供应商进行议价。 4.5 评审决议 工程部采购主管根据议价结果制定《物资采购会审表》（CG-05），提交领导班子会评审，选定供应商。 4.6 合同制定与签订 4.6.1 合同制订 工程部采购主管负责拟定《采购合同》（CG-06）,报分管副总经理审核。 4.6.2 合同签订 《采购合同》经总经理审批签署正式生效,原件交综合管理部进行存档管理。 4.7合同执行与变更 4.7.1 合同自生效日起开始执行。工程部采购主管负责与供应商联系发货，通知项目现场材料的验收及入库工作。 4.7.2 履行材料采购合同过程中，若有变更需求，就变更内容与供应商重新签订补充合同。补充合同与原合同同样具有法律效应，是原合同的一部分。 5材料管理 5.1 进料检验 5.1.1工程部采购主管负责与供应商联系组织发货，并通知项目经理做好材料入库前准备。 5.1.2项目部负责材料收货入库。 5.1.3项目部材料主管对进场材料核实、验收并上报工程部。 5.2 材料仓储管理 5.2.1 材料入库 5.2.1.1 进场材料由项目部材料主管办理入库手续。 5.2.1.2 材料主管、项目经理应在材料入库单上签字确认。材料主管将入库情况汇总上报公司工程部和财务资金部。 5.2.1.4 工程部对材料入库情况进行不定期抽查。 5.2.2 材料出库 5.2.2.1 材料出库由项目经理批准，材料主管填写材料出库单，经项目经理、生产主管及领用人签字确认后方可出库。 5.2.2.2 如因生产需要，在材料入库的同时办理领用的，应首先填写《材料入库单》，再填写《材料出库单》（CG-08），禁止直接以领用后的差额数办理入库手续。 5.2.3 材料保管 5.2.3.1 原材料的保管由项目经理直接负责。 5.2.3.2 项目结束后，盘点结余材料,由项目部统一保管并上报工程部。如需调拨应由工程部统一安排，材料主管做好调拨的出库工作，并填写《材料内部调拨单》（CG-09）。 5.2.4 材料盘点 材料主管每月对材料进行盘点，统计材料的使用情况，并上报至公司工程部及财务资金部。 5.2.5材料报废 a 库存材料及机械设备如已变质或无使用及保存价值时，由项目部填写《报废申请表》（CG-10）。，经项目经理确认后上报工程部及财务资金部。 b工程部对情况核实后报分管副总经理审核，总经理批准。 c 尚有残值的材料及设备可通知收购商报价，议价后上报工程部及财务资金部，经分管副总经理审核，总经理批准后进行处理。 5.2.6 表单保管 《材料出入库单》应联号使用、联号保存，凡作废的单据应在第一至四联加计“作废”字样。各联材料出入库单应妥善保存,项目结束后全部交回工程部存档。 6相关文件记录 6.1 认可供应商名录 CG-01 6.2 供货商资格预审表 CG-02 6.3 供货商评估表 CG-03 6.4 原材料/设备采购申请表 CG-04 6.5 物资采购会审表 CG-06 6.6 采购合同 CG-07 6.7 材料出/入库单 CG-08 6.8 材料内部调拨单/转账单 CG-09 6.9 材料报废申请表 CG-10 表格编号：CG-01 认可供应商名录 ( 年度) 序号 厂商(供应商)名称 地址 电话传真 联系人 主要产品 说明：本表原则上每年调整一次，如有新增供应厂商时相应变更此表内容。 准核：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制表人：  表格编号：CG-02/1 供货商资格预审表（一） 填报日期： 年 月 日 供货商号码： -----------------------------------（以下由供货商填写）------------------------------------ 商户名称： 商业证记号： 注册日期： 联络地址： 电 话： 传 真： 公司性质： 1．□ 独资经营 □ 合伙经营 □ 有限公司 □ 上市公司 □ 其 他 2．所属母公司名称： 附属子公司名称： 联营公司名称： 己发行资本：□ 人民币拾万元或以下 □ 人民币拾万至壹佰万元 □ 人民币壹佰万至壹仟万 □ 人民币壹仟万元以上 每年营业额：□ 人民币壹佰万元或以下 □ 人民币壹佰万元至壹仟万元 □ 人民币壹仟万至壹亿元 □ 人民币壹亿元至拾亿元 □ 人民币拾亿元以上 业务性质及范围： 主要客户：本地 %，国内 %，海外 %；合计 100% 主要货源：本地 %，国内 %，海外 %；合计 100% 总代理牌子： 代理牌子： 经销牌子： （请附上供应记录） 公司架构： 1. 行政管理人员 人 2. 营业员 人 3. 一般事务员 人 (请附上公司架构表) 表格编号：CG-02/2 供货商资格预审表（二） 公司设备: 1. 货仓： 露天 总面积: 地点： 有盖 总面积: 地点： 2. 门市部：附属: 间 名称： 联营: 间 名称： 3. 检定/测试用仪器/设备： 质量系统: 1. 质量政策 ：□ 有 □ 无 2. 质量最高负责人 ：职位 姓名： 3. 实际解决问题负责人 ：职位 姓名: 4. 进验货负责人 ：职位 姓名: 5. 发货前检查品质 ：a) □ 厂方 □ 独立检验公司 □ 本公司 b) □ 必定有 □ 经常 □ 甚少 □ 无 6. 检定／测试货品方法 ： 发生法律诉讼合同/工程： 咨询银行： 咨询公司／客户： 补充说明： 工程项目供货记录： 工程名称 供应材料 合同金额 合同日期 完成情况 注：请供货商填妥本表后连同商业登记/政府审报一并送我公司综合采购部 填报公司签名印章 表格编号：CG-02/3 供货商资格预审表（三） 填报日期： 年 月 日 工程部采购主管意见: 签字： 时间： 年 月 日 审核意见: 签字： 时间： 年 月 日 表格编号：CG-0