物资采购管理制度.dotx

物资采购管理制度 一、范围 本制度适用于工厂的各种原材料、备品备件、辅助材料和低值易耗品、劳保用品和设备的采购管理。 二、职责划分 1、事业部是工厂的归口采购管理部门。负责工厂物资、设备的统一采购工作；重要物资、设备的采购按工厂有关规定实行归口管理，凡属归口管理的物资、设备统一由事业部负责采购，实行统一计划、统一进货、统一供应的管理。其主要职责如下： 1.1分析物资市场上的品质、价格等行情； 1.2寻找物资供应来源，对每项物资的供货渠道加以调查和掌握； 1.3与供应商洽谈，并安排对供应商的考察，建立供应商的资料； 1.4要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较； 1.5采购所需的物资； 1.6查证进厂物料的数量和品质； 1.7对供应商的价格、品质、交货期、交货量等作出评估； 1.8掌握主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制采购成本； 1.9拟定采购合同，并按合同管理办法的规定程序进行审核批准。 1.10依采购合同或协议控制协调交货期。 2、财务部参与对采购合同的会签,具体从资金安排方面进行确认,并负责采购结算、审核票据、付款和审核计划用量是否与采购一致。经营部从市场经营的角度对采购合同进行评审。 3 、法律顾问：负责从法律角度审核采购合同。 三、采购作业方式 事业部可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1 、招标采购 对所需的各种非紧俏大宗物资，采用招标采购的办法。招标采购的开标必须至少有三家供应商从事报价投标后方能开标。对于金额在100万元以上原材料、金额在20万以上的备品备件、金额在10万以上的低值易耗品的采购，尽量采用招标采购的方式（议价采购的物资除外），经组织评标后确定中标供应商。 2、 议价采购 对于生产中使用量很大，但市场竞争不够充分的物资，采用议价采购的方式进行。 3、 长期报价采购 凡经常性使用，且使用量较稳定的物资，可以从工厂的合格供应商目录中选定一家或多家供应商，签订较长期的供应协议。在工厂采购计划或请购的需求得到批准后，事业部根据对方发出报价单生成采购订单，实施采购。 四、采购业务流程 1、 采购业务应遵循的原则 事业部应根据施工计划、材料消耗定额、结合库存情况制定物资采购计划和用款计划，作为物资采购的依据。 物资采购计划中一般应列有材料的名称、采购数量、金额、及用于相关的工程名称等项。 事业部应严格按照各种业务采购流程和授权进行分类分级审批，由财务部负责物资采购价格的监督，技质部负责物资的质量验收。 对于原材料、备品备件等重要物资的采购，以及采用长期报价采购方式的采购业务，事前必须对其供应商进行评价，如果没有充足的理由，不允许从未经评价或评价不合格的供应商处采购以上物资。 为避免在采购合同中的法律问题，所有的采购合同须经法律顾问进行审查；对于使用法律顾问拟定标准的采购合同，没有附加条款或特别约定的，可不经过法律顾问审查。 2 、采购业务流程 以下所界定的采购合同审批流程主要是针对大宗的采购物资，其界定为金额在5万元以上；在5万元以下的物资采购可以不用签订正式采购合同，根据长期报价采购的方式直接发出采购订单，直接采购。 2.1采购流程 大宗原材料的采购合同，涉及的金额较大，事业部应严格按照采购技术标准进行采购，如果因市场供应等原因需更改采购技术标准，在签订合同前，必须由技质部确认。 2.2采购订单审批流程 对于与客户签订的长期采购合同，根据合同规定和工厂经审批的月采购计划，由事业部填写采购订单。对于采用合同方式确定的采购，订单根据采购合同发出，对于在合