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********有限责任公司 采购管理办法 第一部分 总则 一、目的 为了更好地配合公司各生产经营项目的顺利实施，规范公司物资采购程序，加强资金的集中管理和统一调度，保证材料、设备、办公用品等物资的及时到位和有效运作，根据国家有关法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。 二、适用范围 物资采购的适用范围主要包括：工程材料、各类所需原材料、机械设备、生产设施、动力装配、生活物资、备品备件、办公用品、劳保用品、固定资产及广告宣传品等。 三、组织形式及审批权限 1、采购管理的归口部门为采购管理办公室。由于公司的特殊性，目前暂时由行政综合办公室具体负责并行驶采购管理职能。 2、公司总经理为采购管理第一责任人，总经理助理、行政总监负责管理采购工作的具体实施，并对采购管理办公室进行日常管理。 3、公司应成立采购管理委员会，采购管理委员会为公司最高采购决策权单位。组成成员为：总经理、财务总监、行政总监、生产总监、人力资源总监、各部门负责人及项目经理。 对应的审批权限： (1) 请购金额预估在2万元以内，由采购管理办公室核决，核决结果应在第一时间呈报总经理； (2) 请购金额预估在2万元至10万元者，直接呈报总经理核决； (3) 请购金额预估在10万元以上者，应召集采购管理委员会成员，委员会成员到会人数超过总人数60%时以会议方式进行讨论，最终形成的结果以采购管理委员会的名义进行核决。 第二部分 采购控制程序 一、请购控制程序 1、公司各部门、各项目单位请购经办人员在报批采购物资时，首先应向公司库房管理员询问并确定所需采购物资的存量。如现存物资的数量、质量等条件无法满足实际需求时，经办人员应根据用料预算和参酌库存情况开立物资请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经所在部门主管或项目经理审核后，依请购审批核决权限进行呈核，并将填写完整的《物资请购单》送采购管理办公室（行政综合办公室）。 2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以一单多品方式，提出请购。 请购部门填写 核决、采购部门填写 名称 规格/型号 单位 请购 数量 请购价格 核定数量 订购 单价 订购金额 备注 用 途 请购部门负责人： 请购日期： 年 月 日 财务、预算部门核算 签字： 年 月 日 采购部门负责人 签字： 年 月 日 核决领导 签字： 年 月 日 执行日期 年 月 日 采购员 3、紧急请购时，由请购部门于《物资请购单》“说明栏”注明原因，并在“紧急采购”进行紧急采购标注并写明紧急处理条件，以急件处理。 4、常规用品及低值易耗品由库房按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制《物资请购单》提出请购。 ********有限责任公司物资请购单 5、免开物资请购单部分 下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托行政综合办公室办理，但其核决权限另订，其列举如下： （1）贺奠用物品花圈花篮礼物等； （2）招待用品饮料香烟等； （3）书报<含技术性书籍及定期刊物>、名片、文具等； （4）打字、刻印、报表等。 6、凡是预估价格小于200元的零星采购及小于1000元的小额零星材料采购项目，由部门负责人或项目经理直接进行核决，并实施采购。但采购过程和采购结果要在采购完成之日起7日内报采购管理办公室（行政综合办公室）备案，并随时接受采购管理办公室的查和实。如预期不报而未能备案或在复查核实过程中发现存在疑点时，采购管理办公室将给予采购实施批准人采购总金额50%-200%的行政处罚，并在公司内部予以公布，同时取消其零星采购权利。 7、各级审批核决组织应严格按核决权限对《物资请购单》进行核决。 二、一般采购作业程序及要点 程序 要点 接件 1、核实请购单各栏填写是否清楚 2、按分配原则分派请购案件 3、急件优先分派办理 4、无法在需用日期办妥者及时通知请购部门 5、撤销请购单应先送办理 询价 1、交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2、充分了解请购材料的品名规格 3、急件或需用日期接近者应优先办理 4、向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点及付款办法 5、同规格产品有几家供应商均应询价 6、有否其他较有利的代用品或对抗品 7、应对同规格不同厂牌做比较 8、是否有必要办理售后服务及保修年限 9、新厂商产品是否需经检验试用 比价议价 1、厂商的供应能力是否能按期交货质量确认 2、是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 3、其他经销商价格是否较低 4、经成本分析后设定议价目标 5、是否必要向厂商索取型录比较 6、价格上涨下跌有何因素 7、是否必要开发其他厂商或转国外采购 8、规定5万元以上的案件呈总经理议价或设定议价目标 合同审核 及订购 1、与厂商就采购内容达成共识 2、在明确采购内容的基础上起草买卖合同，并将起草的买卖合同移交法律事务办公室（暂时由行政综合办公室待其行驶职能）进行审核，审核时应注意需预付定金、内外销价、需办退税、规定多少金额以上或有附带条件等内容，确保公司利益 3、由法律事务办公室进一步向厂商确认价格、交货期、质量条件等内容 4、现场选用较贵材料时由法律事务办公室联络请购部门述明原因 5、如发生分批交货，买卖合同应注明，并及时通知申购部门 6、买卖合同采用联络函式传真机寄交厂商无法按需用日期交货的案件应及时通知请购部门 催交 1、约交日期前应再确认交货期 2、无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制程序进行催办 3、交货期异常控制程序为：通知请购部门并联系厂商洽谈弥补措施—与请购部门商议替代方案—重新申购替代物