绿化物资采购管理办法.docx

绿化物资采购管理办法 xx物业管理有限公司作业指导文件 编号 VKWY7.5.1-J01-06 名称 绿化物资采购管理办法 版本 D/0 第1页共3页 编制 xx 更改 xx 审核 xx 批准 xx 生效期 xx年6月1日 1.目的 为了加强绿化工程部物资采购的管理和监控，确保绿化工程的顺利开展。 2.范围 适用于公司绿化工程部 3.职责 部门/岗位 工作内容 总经理/分管领导 负责权限内的物资审核、审批 相关职能部门 负责权限内的物资审核、审批，采购行为监控。 参与现场议价。 部门经理 负责权限内的物资审核、审批 负责对部门物资采购的监控 工程主管 负责对工程用物资采购的审核 养护项目负责人 负责对绿化养护类物资采购的申请、审核 工程项目负责人 负责对工程用物资的申请、验收、领用控制与监督 部门采购员 负责物资的采（订）购 苗木（物资）验收人 负责部门工程（苗木）物资的验收，独立于采购员。 4.方法与过程控制 4.1中标工程的物资采购申请 项 目 操 作 办 法 合同评审 评审时，须附《绿化苗木采购申请单》。 物资申请 根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款采购，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后进行报销。 合同签订 按地产公司的合同文本签订工程合同 4.2 地产公司指定的零星工程物资或甲供物资采购申请 项 目 操 作 办 法 物资申请 根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后报销。 甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销 合同 如地产公司事后要求补签合同时，按合同管理程序进行 资料 部门保存签证单、业务指令单等记录 4.3物业服务中心补苗及部门工具用品的采购申请 项 目 操 作 办 法 苗木类 申请人填写《绿化苗木采购申请单》，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 非苗木类 填写物资申请，按权限审批后采购 xx物业管理有限公司作业指导文件 编号 VKWY7.5.1-J01-06 名称 绿化物资采购管理办法 版本 C/3 第2页共3页 编制 xx 更改 xx 审核 xx 批准 xx 生效期 xx年6月1日 4.4采购行为、资金的管理办法 项 目 操 作 办 法 常用绿化苗木采购应建立部门供应商名录（填写《合格物资供方（品牌）一览表》）及价格清单，并挂部门内部网页，长期合作的应每年签订框架协议，每次采购时可不签订采购协议。 市外苗木采购 市外采购要求有两人同时在场，并选择在有正规发票的供应商购买。 单宗采购金额在50000元以上及单宗人工服务外包额在10000元以上的须有公司职能部门人员参与现场议价，填写《供方现场（约见）评审记录表》（人工外包的单独签订施工协议）。 结账应以转账方式进行。特殊情况下需使用现金付款超过5000（含）元以上，必须事前经分管领导审批，支付时，金额在10000元以上的必须两人以上前往结账；金额在30000元以上的必须由公司财务人员陪同结账。 不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。 甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行，并由参与人员及授权人签字确认。 市内苗木采购 在价格、质量同等条件下，应选择在合格供应商采购。 结账以转账方式，可采取月、季等期限定期付款。 合格供应商无需要的苗木或价格不合理时，经部门经理同意后可以在其它苗场采购。 如不能进行支票交易，按市外采购规定执行或供应商直接到财务管理部结账。 不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。 其他物资采购 按《采购管理程序》要求执行 4.5验收入库及报销办法