XX公司物资采购及合同管理办法.doc

物资采购及合同管理办法 第一章 总则 第一条. 为规范公司采购行为，维护公司利益，保证生产顺利进行，依据公司实际及市场惯例，制定本办法。 第二条. 公司所有对外采购适用本规定。 一、采购，是指以合同方式有偿取得货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、修理、加工制作、寄售等。 二、货物，是指原材料、辅助材料、设备、零配件、工具及办公用品等。 三、服务，是指除货物以外的其它采购对象。 第三条. 公司所有采购由供应科负责实施，其它单位不得对外采购。采购应当严格按照批准的计划实施，杜绝无计划审批采购。 第四条. 矿成立采购评审组，负责采购的评估审核，提出意见，报公司领导审批。评审组由经营副矿长、供应科长、财务总监、监察员及有关技术人员组成。经营副矿长任组长，供应科长任副组长。 第五条. 采购行为及合同内容必须遵守国家法律法规，遵循公开透明、公平竞争、诚实守信原则。 第二章 采购计划 第六条. 采购计划形成 一、生产用材料、配件、辅助材料、燃油、工具、办公劳保等由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。 二、设备及新建和改扩建工程项目的采购计划由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。 三、外委修理加工制作，由使用单位提出，经矿审批程序批准后形成。 四、服务类合同由相关部门提出，经矿审批程序批准后形成。 第七条. 采购计划所列物资，必须写明名称、规格、型号、数量等标识。设备应注明技术参数及要求附件。服务合同应注明服务内容、价格等。 第八条. 采购计划分为年度计划、季度计划、月度计划、应急计划，对上述计划的要求，详见公司《物资计划管理办法》的规定。 第三章 采购方式 第九条. 供应科采购采用以下方式： 1.邀请招标；2.询价采购；3.单一长协采购；4市场现金采购。 第十条. 邀请招标，是指邀请三家以上供应商发出招标文件进行招标采购。它适用于大型设备，大宗物资。 第十一条. 询价采购，是指向三家以上供应商发出询价单，供应商报价的采购。它适用于一般设备材料。 第十二条. 单一长协采购，是指向单一供应商进行的长期供货采购。它适用于供应商少、常用材料及主要设备的主要零配件，如燃油、水泥等。 第十三条. 市场现金采购，是指1000元以下小金额的急需品，在市场直接用现金采购。 第四章 采购程序 第十四条. 供应科接到采购计划后，根据采购的物资类型选择采购方式，发出邀约。对收到的标书、报价单进行整理汇总。 第十五条. 采购评审组对报价进行评审，也可约供应商进行谈判议价，商讨供货条件。本着质量优先、性价比高优先、售后服务好优先的原则，提出书面评估意见，推荐供应商，上报后按有关规定审批。 第十六条. 供应科依据批准后的审批单，起草采购合同。采购合同需按标准合同文本条款，明确双方的权益，不得有缺失和侵权条款。合同应编号，以便于管理。 第十七条. 采购合同形成后，报经营矿长审核。对重大采购合同，必要时要向律师咨询，然后由公司授权的人员签字盖章生效。 第五章 合同管理 第十八条. 供应科负责合同生效至合同终结的全过程管理，包括督促验货、退货索赔、结算等事务。 第十九条. 供应科应督促供应商按时交货。物资到矿后由供应科出具验收通知单，由材料科牵头组织验