采购与付款业务管理办法.docx

采购与付款业务管理办法1目的为了降低开发成本进一步规范公司采购及货币资金支付行为特制定本办法2适用范围公司所有材料物资设备等采购均纳入此办法管理3职责4基本原则和要求41公司所有物资采购一律实行比价采购制度42物资采购程序严格建立决策执行监督检查等科学管理程序33采购数量质量金额严格纳入公司计划管理根据项目实施情况按计划金额实施采购44公司支付分包采购进度款材料设备款及各项费用款要严格执行签字程序5材料设备采购51控制办法及责任511公司以市场部为主对分包采购过程进行规范化管理建立采购计划管理采购价格审核采购信息管理和采购质量检验等方面的控制规程形成以企业内部价格审计监控为核心的监督约束机制最大限度地堵塞企业物资采购和资金结算中的漏洞512公司分包采购根据部门职责由市场部负责采购项目施工现场用设备材料由工程部项目经理负责具体采购办公用器具低值易耗品办公用品劳保等由办公室具体负责采购固定资产由总经理负责办公室具体负责采购凡各部门因工作需要购买固定资产设备等均应事先提出申请由办公室开列计划并报总经理办公会审批后统一负责购买513公司分包采购均纳入公司计划管理项目签订合同后采购员应根据项目采购清单编制采购计划按照市场报价提出物资采购申请提交财务部门审定后报总经理审批才能实施采购514负责分包采购的部门根椐公司采购预算提交至少三个以上厂家和供应商评出相应质量标准和最低价格报单经部门负责人签署意见后上报公司领导和财务部经过对比后才能采购任何部门和个人不得未经价格质量对比而私自决定采购515严格分包采购入库环节和领用环节入库和领用要建立责任人制度要保证分包采购物资的安全使用和发挥最大的经济效益52采购流程按照公司分包采购流程规范执行6付款为规范公司财务行为对分包设备制造进度款材料款及各项费用付款签字程序及签字所负责任做出如下规定61分包设备制造进度款项支付611程序6111技术部根据合同要求提交设备配件采购清单市场部采购员编制采购计划经公司领导同意后报财务部备案并列入资金计划6112采购员接受采购任务按质量价格货比三家进行竞价订货采购后要求公房将设备配件发往施工现场由工程部项目经理及业主相关人员验收由业主出具验收质量证明需安装的应于安装完毕后出具有关证明6113采购员应将购货发票和安装使用验收单质量证明一起提交营销副总经理签署意见后到财务部进行审核6114财务部经理根据资金计划和采购计划审核采购发票验收单和质量检验证明等原始凭证是否合理合法主管会计核对已付款情况签注审查意见交财务部经理财务部经理根据采购合同资金计划已付款情况核准应付款数额和预留质保金等其他情况签署审核意见6115总经理最后审核以上审核程序签字行使最终付款审批权612各签字程序应尽责任6121技术部采购清单编制人和工程部项目经理对所需采购物资的质量数量负责提供采购计划准确无误不造成积压浪费采购时间适当不占压资金6122市场部采购员对采购物资质量数量单价金额负责必须货比三家要提交三家以上价格对比表公司决策后执行采购6123工程部项目经理对产品质量数量验收合格负责必须出具验收单质量证明6124财务部门对采购计划和保证所付资金的准确性合法性负有审查责任对物资采购过程有监督检查权力6125总经理对采购支付业务负最终监督审查责任62费用报销及借款支付621程序6211一般借款人和报销人须在公司规定报销时间内到财务部办理借款和报销手续6212在借款前提前一天向财务部提交用款计划6213借款人和报销人首先到财务部填写借款单注明借款内容金额部门借款人报销业务须填写粘贴单写明内容张数金额经办人6214填写好的借据由部门主管领导和公司总经理审批同意后到财务部办理由财务部经理审核填制记账凭证后出纳审核办理付款手续6215报销人持粘贴好的报销票据先由财务部经理审核票证的合法性准确性审完后由报销人找分管副总经理和总经理签注报销意见再到财务部办理报销手续6216财务部会计根据公司制度规定进行审核报销业务冲减原借款后才能付款报销金额不抵借款金额的负责收回余款第一次借款不结清的不能办理第二次借款业务6217出纳对主管会计审核填制的记账凭证进行审核付款或收款报销中难以处理的业务由财务部经理审核处理622签字程序应尽责任6221经办人应及时取得真实的原始票据业务办理完后一星期内必须报销清账6222分管副总经理对经办人借款或报销负有监督检查责任并对其所经办事情的真实性负责6223会计对经办人取得的原始凭证的合法性合理性正确性负有审查责任对报销的准确性负责6224出纳对付款和收款的准确性负责6225财务部经理有复核审查责任6226公司总经理对经办部门所办事情的真实性负有最终审查责任对借款和报销业务负有支出审批责任7记录