采购及应付账款管理

采购及应付账款管理制度一目的规范采购操作步骤和方法确保采购的质量和采购要求的适用性符合公司整体的日常管理规定要求规定了应付账款入账调账等方面的管理要求规范应付账款管理工作防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险二适用范围本规范适用于公司的生产用原材料生产设备工具和固定资产不含公司长期代理产品等采购的控制三定义供应商是指能向采购者提供货物工程和服务的法人或其他组织抽货检验标准此标准是对采购物品进行检验的参照标准由技术中心编写并执行货物检验报告是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见无票应付款采购货物的所有权已经转移至本公司但是供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款项当供应商的发票送达财务部时应将无票应付款转入应付账款公司的无票应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款四物资采购报销流程物资采购前由用料申请人先填写采购计划采购计划表经部门领导签字同意后交与采购人员采购人员制作采购订单并进行采购凡购进物料工具用具尤其是定制品采购者应坚持先取样品征得使用部门及领导同意后方可进行采购或定制物资采购返回单位须经物资使用部门库房管理人员核实验收签字出具暂存单物资采购报销必须以票据为据不准出现白条报销物资采购前预借物资款必须经总经理签字批准财务部审核方可借款执行借款流程物资采购完毕需及时报销物资采购报销须填写报销单执行费用报销流程凡不按上述规定采购者财务部一律拒绝支付五应付账款入账程序一有票应付款财务部业务会计对采购订单供应商发票暂存单进行审核即三单符合审核三单中的第一单采购订单是指由采购合同采购定单委托加工单等组成的合同单据第二单供应商发票是指由发票收款收据组成发票单据第三单暂存单是指由暂存单采购订单检验记录送货单运输提货单等组成的收货单据财务部业务人员在三单符合审核后制作记账凭证并按照会计复核批准程序入账有关部门对合同订单的修改原件应及时传递到财务部二无票应付款仓库管理员在收到供应商的合格来货经检验合格后填写暂存单并将入库信息传递给财务部门未经质量检验合格的货物不得入库财务部核对每一张暂存单确保信息准确无误将无票入库货物作为暂估入库进行核算对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款财务部应及时与采购部联系并跟踪三应付账款供货方开来发票从无票应付款转入应付账款时必须经过三单符合审核财务部业务人员应当在三单符合审核后方可将无票应付款转入应付账款将暂估入库的项目转入库存项目财务部在三单符合审核中发现不符或不完全相符时应立即通知总经办和部总经办应及时与供应商联系处理并在一周内将问题调查清楚并合理解决财务部应同时将所有三单不符的情况记录并定期跟踪和向财务主管或财务部长汇报对在三单符合审核中多开票重开票的供应商应提出警告情节严重的给予金额的五倍处罚或更换技术中心应在每月二十八日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部财务部应于当月据之调整应付账款任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务部长及相关人员的书面批准这些依据应附在相应的调整凭证后更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料并经过财务成本主管的核准这些资料应附在相应的调整凭证后六应付账款账龄分析财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析并分析资金安排和使用的合理性财务部每月打印出有借方余额的应付账款并通知部及相关部门部及有关部门应及时与供应商联系解决并将结果在一周内告知财务部对超过两个月的有借方余额的应付账款财务部应向财务部长和总经理作书面汇报七对账一内部对账财务部每月应核对应付账款总账与明细账对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目财务部应会同部采购人员进行调查并经财务部长书面批准后及时处理财务部每年至少获得一次供应商对账单对发现的差异应及时与供应商联系解决二供应商对账账期从上月的号到本月的号为一个月的账期例如月为月号月号对账日期每月号收取供应商暂存单和汇总对账单逢节假日顺延单据完好整齐并按日期先后排序暂存单据不得任意涂改一经发现不予对账对账审核期收到单据的一个星期内进行对账单审核若发现对账单据内容有差异由主管业务会计进行跟踪并与供应商对接对存在的差异及明细单中的异常进行核对并核实单据的真实性与准确性对账逾期则顺延至下个月账期进行对账单据超前或滞后都不予对账月清月结付款日期每月18号24号之间根据公司公告群通知为准暂存单遗失如发现暂存单遗失联系财务部主管业务会计经业务会计查找留存单据属实并经主管会计核实确认备案并确定此单据未有结账处理遗失的单据顺延三个月后对账对账时附遗失单据情况说明否则不予对账退货处理在每月号号期间确认仓库有无退货并把仓库物料退清退货单及时取走并按账期汇总到对账单内如未按时取走退货单对账时直接扣除情节严重者付款单顺延至下个账期进行结账供应商对账单汇总表按统一格式如下月对账汇总表供应商名称广东高标电子科技有限公司编号物料编码物料名称规格型号单位数量单价金额备注11002010100控制器48V6管60低电平普通三速13助力子弹头限流17A只100合计备注为必填项八供应商报价报价时间确认新品报价按第一次开具暂存单之日起个工作日之内完成报价若超期按每天扣款当月结款金额的千分之一给予处罚以此类推供应商报价根据PMC部提供的统一报价单的格式报价如下报价单供应商名称报价时间价格单位人民币元序号车型物资编号物资名称供方物资名称规格状态单位单重单价总价备注说明1此报价单由报价方填写按本公司负责人批准后的价格作为结算依据2报价资料填写时按本公司物资编码名称及规格为准供方名称填写在供方物资名称栏作参考3此报价含送货到本公司运费4其它未完事项参照产品购销合同报价厂商报价人报价人联络电话报价单位签字盖章议价确认批准供应商未按时报价所属账期对账顺延个月如超过顺延时间给予金额的五倍处罚或更换所有配件的报价单名称按技术BOM开发时的明细为准如配件可拆分报价单同时体现配件的汇总价格和明细价格配件价格如有变动各供应商必须在变动时日起3个工作日内完成报价并立即通知财务部编制审核审批