采购管理制度.docx

采购管理制度一目的本办法之目的在适时适量适质适价的原则下购入所需物料资产设备级其他所需用品等以配合经营管理之需要维持正常供料及保证质量提高作业效率并达成控制成本的目的二范围凡所需之原材料与行政办公所需之资产设备文具用品等皆涵盖在内三原物请购之权责及程序生产部之生管人员应随时注意生产作业之各类分项项目作业排定时间以了解各项自购原材料所需时间以决定进料日期数量并发出请采购验收单填写请采购验收单时应考虑各项食材的采购前置作业时间请采购验收单由生产部主管核决请采购验收单经核准后送采购部办理采购请采购验收单一式四联第一联采购单位留存第二联请购单位留存第三联交财务第四联仓库留存业务部需遵循业务所需物料及器材用品等之请购注意事项请购单需遵循部门类别品项填写的原则经权责主管核准后由业务相关单位填报请采购验收单再经经理级以上含主管核准后送采购部办理采购采购人员根据各部门提交的请购品项分具体类别及不同供货商填写请采购验收单注明请购部门请购一项则不用填写采购验收按请采购验收单的正常流程走经询价议价比价确认单据及厂商后呈交采购经理核准此单采购人员必须以传真方式通知供货商并确认材料名称规格是否一致若请购部门的材料名称与厂家提供的材料名称不一致时以供货商提供的材料名称为准采购需在请购单上做相应修正第一联回交给各部门留存下次各部门再请购时则按正确的名称规格填写整单员呈交对账单据一般请采购验收单财务留存供货商送货联给财务部时一并将请购单的财务联附在最上面以备财务作审查采购人员需及时将相应的请购单第三联转交财务联四资产设备之请购权责其程序资产设备的添置有需求单位填写请购单至中央仓库查询是否有闲置资产设备可供调拨使用后依据本条第三款核决权限呈送董事长裁决经核准后由采购部科会同生产处进行采购特殊资产采购得由总经理指定特定部门负责采购资产设备添置签呈内容应详实列明资产设备规格功能用途预定使用装机日期以便采购单位办理采购作业五其他用品申购权限级程序各部门基于业务上需要将需要之用品由需用单位填写请采购验收单经部门主管核准后送管理部门办理领用通用性文具用品由管理部门统一进行采购文具采购需填写请采购验收单管理部门平常即需依库存状况直接向合约厂商进货窗体制作贺奠礼品茶酒烟酒饮料及刻印等总务类需用品开请采购验收单由管理部门向合约厂商办理采购如无合约厂商则由管理部进行向销售市场询问采购无合约采购部分得于适当时机提报检讨师傅将其纳入合约采购书籍报纸杂志期刊等在新订购时需经单位主管部门主管的核准由管理部直接向厂商订购订阅书刊欲停订时由需用单位经部门主管书面核准通知管理部办理停订其余特殊规格用品由管理部填写请采购验收单送采购部进行采购六请购部门和采购部门的协调程序请购部门欲变更或撤销请购时应先行通知负责采购的单位主管负责采购单位若有异议应由两部门之主管协调解决办法或由上级仲裁请购变更应由请购部门提出原存请购单或请采购验收单注明变更项目及数量并加注变更字样经原签核人依序重新签核提交负责采购单位办理变更作业请购之撤销应由请购单位提出原留存之请购单或请采购验收单注明撤销字样经原签核人依序重新签核后提交负责采购单位办理撤销作业七采购作业采购一般原则为掌握适当采购时机采购部应依采购地区原物料类别及市场需求订定采购作业处理期限通知各部门提出请购事宜以作为采购作业进度控制的依据负责采购单位接到请购部门的申请单应在请购单需求日期内办理采购作业其优先次序依轻重缓急的原则处理对高度技术性复杂性物品的采购应会同使用单位共同研商以进行采购工作负责采购单位应随时收集市场相关信息如物料供求需求平衡市场价格等数据并提相关部门参考其他部门也应就各自所需信息提供采购单位参考采购方式采购单位应依材料物品使用状况用量大小采购频率市场供需状况交易习惯价格稳定性及仓储成本等因素选择最有利的采购方式进行采购工作集中计划采购凡本公司各厨房预估数量内的大宗原料及用品可集中各厨房需求以集中办理较为有利采购部综合各厨房需求统一进行采购作业合约采购经常使用之原料及其他用品其单价低且无法事先准确预估需求量采购单位应事先选定厂商协议供应价格及交易条件办理合约采购保证原料来源采购时效并简化采购作业一般采购除以上采购方式外采购单位应依请采购验收单逐案办理询价议价作业直接采购免开请采购验收单其他用品且未签立合约厂商者得直接至销售市场购买厂商评签登录及交易数据记载采购部门应就公司采购项目搜集市场供应厂商信息调查其基本数据规模大小及主要供应品种等经认合适提报部门主管核定为公司供应商并将相关资料登记询价比价议价厂家初步选定以三家以上为原则采购单位以报价单及供货商初评表或电话与初选厂商进行询价再依数据及询价结果进行比价议价作业以求价格与质量合理化厂商选定及合同签立或订购单发出厂商应于期限内完成评估规格及交期等数据填写报价单或传真回采购单位否则视同放弃权利依询价结果采购单位制作比价表并与询价厂商进行比价议价作业参考数据并选定为合适之厂商做成建议案会同厂商签订合约书合约书一式两份双方各持一份我方一份交财务作为付款核定的依据发出采购单采购单一式四联由采购部填写并经采购经理及主管经理核准后第一联由采购自存第二联交请购单位留存第三联留财务备查验单第四联交仓库作为收货依据采购单经核决后不可再更改采购变更作业采购变更或取消应与供应商协议后依结果办理并通知有关单位修改作废原合约或订购单八原料验收及付款验收作业依据场所及特殊状况规定仓管品管或生产管理人员为验收人员送货单一律随货送达不可另行补单仓管生管及品生产单位的验收人员在原料验收完毕时应在验收单上签名并将相关单据转入相关部门作为入料确认请款入账及付款核定的依据送货不合格处理原则送货商送货单内容质量与采购单不符时应由采购部门通知更正及研商解决办法最后把结果知会相关单位以作为后续作业之配合缺交之处理原则厂家交货数量少于订购数量时应由验收人员于采购单填实收数量作为财务部门付款依据并和生产部门协商是否需要后续补送超交之处理原则超交定义指厂商交货时其数量超过原定数量超交时验收单位通知厂商领回过时不领回则视同放弃应依请购单数量付款付款作业会计部门进行付款作业连同验收单第二联及厂商统一发票等凭据依请款流程签核核对无误后编制转账传票呈请总经理批准支付经核准后转交财务部开立支票办理付款事宜厂商依排定之付款日期前来领款或由公司打定厂商指定账户九资产设备之验收及付款验收作业资产设备等验收作业基于使用单位需要及专业性其验收作业有别于原料物料的验收由固定资产管理部门会同使用部门共同验收相关验收窗体参照本办法第七条第一二三四款规定办理另固定资产管理部门应按固定资产管理办法执行相关作业资产设备如基于专业性也可会同专业部门共同办理验收事宜扣款及退货作业厂商未履行或已履行订购合同但不利于公司之状况时应请其收回设备或以扣款方式处理以保障公司的权益付款作业资产设备付款比照75原物料采购作业办法十其他用品验收作业其他用品之验收作业比照原物料付款作业办理其他用品如系直接至销售市场购买者得附发票或相关凭证依零用金办法支付十一整单作业计算机采购单与验收单及送货单收货单位将验收单和送货单两单合低订数量的核对一致有异常或修正部分对送货单或我方验收单都一并修正两单都要有双方签名确认交至采购专员处采购专员负责把相应的采购单原件附在单据后面三联合订注意过滤单据数量有无明显出入有错误需修正处需签名并呈主管审核转交给整单员整单员负责三单的品项规格数量单价金额的明细核对有问题点的部分记录下来与相关人员采购胡仓管或其他收货单位或供应商联络确认有必要时需退单修正整理完毕后列入单据签交表交财务签收一般其与供应商对账请采购验收单与送货单收货单位负责将请采购验收单的前三联和送货单四联合订转交给采购专员采购专员在根据不同品项分单食材单百联自留底蓝联交至生管留底转交至整单员非食材蓝色联整单员留底第二联白色联第一联交至相应的采购留存黄色联第三联同送货单合订核对无误后交财务室时间点的确立收货单位当天上午1030前需将先天送货完毕的单据两单或四单交给采购专员采购专员在当天下午1400前将前述三单合订转交整单员整单员在第二天下午1500前需将整理好的单据至财务隔天送单至财务属统购部分的需提前一天遇到周末数据提前至上午1200前交单当月2日前将先月的单据清理完毕后交财务单据类型A食材采购专员需留存的单据类型为供货商回签的采购单备做异常修正与信息确认之依据及日后查询用统购部分下单至重点客户的统购订单存文件以备查询用食材部分的请采购验收单第一联备档确认及查询用B整单员需留存的单据类型为1非食材请采购验收单的蓝联第二联供日后对单及查询用2采购单据签收表财务确认备查询用C包材消耗品五金厨具杂项等的采购由相应的采购留存