采购管理制度.docx

采购管理制度标准采购作业程序采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件由采购经办人员先核对请购内容查阅厂商资料采购记录及其他有关资料后开始办理询价于报价后整理报价资料拟订议价方式及各种有利条件进行议价办妥后依核决权限呈核订购详细作业程序及要点如采购作业程序及要点标准采购作业细则请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下一常备材料生产管理部门二预备材料物料管理部门三非常备材料订货生产用料生产管理部门其他用料使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立递送一请购经办人员应依存量管理基准用料预算参酌库存情况开立请购单并注明材料的品名规格数量需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号由各部门依事业部别编订请购单内购外购附请购案件寄送清单送采购部门二需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料请购部门应以请购单附表一单多品方式提出请购三紧急请购时由请购部门于请购单说明栏注明原因并加盖紧急采购章以急件卷宗递送四材料检验须待试车方能实施者请购部门应于请购单上注明试车检验及预定试车期限五庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况并考虑库存情况填制请购单提出请购第三条免开请购单部分一下列总务性物品免开请购单并可以总务用品申请单委托总务部门办理但其核决权限另订其列举如下贺奠用物品花圈花篮礼物等招待用品饮料香烟等书报含技术性书籍及定期刊物名片文具等打字刻印报表等二零星采购及小额零星采购材料项目第四条请购核决权限壹内购原物料请购金额预估在万元以上者由科长核决请购金额预估在万元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决财产支出请购金额预估在元以下者由科长核决请购金额预估在元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决总务性用品请购金额预估在元以下者由科长核决请购金额预估在元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决附注凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支出核决权限呈核二外购请购金额预估在万含元以下者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决第五条请购案件的撤销一请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购同时于请购单内购或请购单外购第一二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因二采购部门办妥撤销后依下列规定办理采购部门于原请购单加盖撤销章后送回原请购部门原请购单已送物料管理部门待办收料时采购部门应通知撤销并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门原请购单未能撤销时采购部门应通知原请购部门采购第一节一般规定第六条采购部门的划分一内购由国内采购部门负责办理二外购由国外采购部门负责办理其进口庶务由业务部门办理三总经理或经理对于重要材料的采购可直接与供应商或代理商议价专案用料必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业第七条采购作业方式除一般采购作业方式外采购部门可依材料使用及采购特性选择下列一种最有利的方式进行采购一集中计划采购凡具有共同性的材料须以集中计划办理采购较为有利者可核定材料项目通知各请购部门依计划提出请购采购部门定期集中办理采购二长期报价采购凡经常性使用且使用量较大宗的材料采购部门应事先选定厂商议定长期供应价格呈准后通知各请购部门依需要提出请购第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区材料特性及市场供需分类制定材料采购作业处理期限通知各有关部门以便参考遇有变更时应立即修正第二节国内采购作业处理第九条询价比价议价一采购经办人员接获请购单内购后应依请购案件的缓急并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料除经核准得以电话询价之外另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价二若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者采购经办人员应检附资料并于请购单上予以证明经主管核发后先会使用部门或请购部门签注意见后呈核三属于买卖惯例超交者如最低采购量超过请购量采购经办人员于议价后应于请购单询价记录栏中注明经主管签认后呈核四对于厂商的报价资料经整理后经办人员应深入分析后以电话等联络方式向厂商议价五采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件主管应立即指定经办人员先行询价议价待接到请购单后按一般采购程序优先办理六试车检验的采购条件采购经办人员应于请购单注明与厂商议定的付款条件呈核第十条呈核及核决一采购经办人员询价完成后于请购单详填询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限经主管审核并依请购核决权限呈核二采购核决权限第十一条订购一采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购并以电话或传真确定交货到货日期同时要求供应商于送货单上注明请购单编号及包装方式二若属分批交货者采购经办人员应于请购单上加盖分批交货章以资识别三采购经办人员使用暂借款采购时应于请购单加盖暂借款采购章以资识别第十二条进度控制及事务联系一国内采购部门应分询价订购交货三个阶段以采购进度控制表控制采购作业进度二采购经办人员未能按既定进度完成作业时应填制进度异常反应单并注明异常原因及预定完成日期经呈主管核示后转送请购部门依请购部门意见拟订对策处理第十三条整理付款一物料管理部门应按照已办妥收料的请购单连同材料检验报告表其免填材料检验报告表部分应于收料单加盖免填材料检验报告表章送采购部门经与发票核对无误于翌日前由主管核章后送会计部门会计部门应于结帐前办妥付款手续如为分批收料者请购单内购的会计联须于第一批收料后送会计部门二内购材料须待试车检验者其订立合同部分依合同规定办理付款未订合同部分依采购部门呈准的付款条件整理付款三短交应补足者请购部门应依照实收数量进行整理付款四超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款否则仅依订货数付款第三节境外采购作业处理含进口事务关务第十四条询价比价议价一外购部门依请购单外购的需求日及急缓件加以整理并依据供应厂商资料并参考市场行情及过去询价记录以电话或传真方式进行询价作业但因特殊情况独家制造或代理等原因应于请购单外购注明外原则上应向三家以上供应厂商询价比价或经分析后议价二请购的材料规范较复杂时外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后会请购部门确认第十五条呈核及核决一比价议价完成后外购部门应填制请购单外购拟订订购厂商预定装船日期等连同厂商报价资料送请购部门依采购核决权限核决二核决权限采购金额以美元总价折合在元含以下者由经理核决采购金额以美元总价折合超过元以上者由总经理核决三采购案件经核决后如发生采购数量金额的变更时请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十六条订购与合同一请购单外购经核决送回外购部门后即向厂商订购并办理各项手续二需与供应厂商签订长期合同者外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书依采购核决权限呈核后办理第十七条进度控制及异常处理一外购部门应以请购单外购及采购控制表控制外购作业进度二外购部门于每一作业进度延迟时应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策据此修订进度并通知请购部门三外购部门于外购案件装船日期有延误时应主动与供应厂商联系催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并依请购部门意见处理第十八条进口签证前请购单外购核准后的专案申请一专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税二进口度量衡器及管理物品时外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口第十九条进口签证外购材料订购后外购部门应即检具请购单外购及有关申请文件以申请外汇处理单需在一星期内办妥结汇时加填紧急外购案件联络单送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向国贸局办理签证并于输入许可证核准时通知外购部门第二十条进口保险一条件的进口案件进口单位应依请购单外购外购部门指示的保险范围办理进口保险二进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单外购上标示以便货品进口必须公证时进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证第二十一条进口船务一的进口案件进口单位船务经办人员于接获请购单外购时应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料原则上选定三家以上船公司或承揽商以便进口货品可机动选择船只装运二进口单位船务经办人员应将所选定的船公司或承揽商品名称提供进口结汇经办人员于信用状开发申请书列明作为信用状条款向发货人指示装船三如因输出口岸偏僻或因使用部门急需为避免到货延误外购部门应于请购单外购上注明避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船第二十二条进口结汇进口单位应依请购单外购标示的间发信用状日期办理结汇并于信用状开出后以开发快报通知外购部门联络供应厂商第二十三条税务一免货物税及工业用证明的申请进口的货品可申请免货物税者外购部门应于输入许可证核准后检具必需文件向税捐处申请经取得核准函后向海关申请免货物税除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外其他合于免税规定的人造树脂类材料外购部门应于开发信用状后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税二专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前检具有关文件凭以向海关申请税则预估等核准后并办理分期缴税及保证手续第二十四条输入许可证信用状的修改供应商成本公司要求修改输入许可证或信用状时外购部门应开立信用状输入许可证修改申请书经呈核后检具修改申请文件送进口事务科办理第二十五条装船通知及提货文件的提供一外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时应立即填制装船通知单分别通知请购部门物料管理部门及有关部门二外购部门收到供应商的装船及提货文件时应检具输入许可证及有关文件以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书三提货背书办妥后外购部门应检具输入许可证及提货等有关文件以装运文件处理单办理报关提货四管理进口物品放行证的申请进口管理物品时外购部门应于收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照以便据此报关提货第二十六条进口报关一关务部门收到请购单外购及报关文件时应视买卖保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件委托报关行办理报关手续同时开立外购到货通知单含外购收料单送材料库办理收料二不结汇进口物品进口单位邮寄包裹则为总务部门应于接获到货通知时查明品名数量等资料并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货如系无价进口的材料补运赔偿及退货换料等报关时关务部门应开立外购到货通知单含外购收料单通知收货部门办理收料而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后送处理部门处理三关税缴纳前进口单位应确实核对税则税率后申请暂借款缴纳四海关估税的税率如与进口单位估列者不符时进口单位应立即通知外购部门提供有关资料于海关核税后天内以书面向海关提出异议申请复查并申请暂借款办理押款提货押款提货的案件进口单位应于进口报关追踪表记录以便督促销案五税捐记帐的进口案件进口单位应依请购单外购于报关时检具必需文件办理具结记帐并将记帐情况记入税捐记帐额度记录表及税捐记帐额度控制表六船边提货的进口材料进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续以便船只抵港时即时办理提货第二十七条报关进度控制关务部门应分报关验关估税缴税放行五阶段以进口报关追踪表控制通关进度第二十八条公证一各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素研判材料项目如外购散装材料通知进口单位于材料进港时会同公证行前往公证二外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者进口单位应于接获报关行或材料库通知时联络公证行办理公证三进口货品办理公证时进口单位应于公证后配合索赔经办时效索取公证报告分送有关部门第二十九条退汇一外购部门依进口材料的装运情况判断信用状剩余金额已无装船的可能时应于提供报关文件时提示进口单位并于进口材料放行及输入许可证收回后开立信用状退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇二退汇金额较大但信用状未逾有效期限者外购部门应向供应厂商索回信用状正本送进口单位办理退汇第三十条索赔一外购部门接到收货异常报告材料检验报告表或公证报告等时应立即填制索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理二以船公司或保险公司为索赔对象者由进口单位办理索赔以供应厂商为索赔对象时由外购部门办理索赔三索赔案件办妥后索赔记录单应依原采购核决权限呈核后归档第三十一条退货或退换一外购材料须予退货或退换时外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请二复运出口进口的有关事务外购部门应负责办理其出口进口签证船务保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理三退换的材料进口时依本节有关规则办理第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供一采购部门应调查主要材料的市场与行情并建立厂商资料作为采购及价格审核的参考二采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目提供市场行情资料作为材料存量管理及核决价格的参考第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核如材料选用质量检验等第三十四条异常处理审查作业中若发现异常情况采购单位审查部门应即填制采购事务意见反应处理表或附报告资料通知有关部门处理附则第三十五条本办法呈总经理核准后实施增设修订亦同需求单审批管理规定为了进一步加强计划管理健全企业管理制度监督和控制不必要的开支促进资金的合理周转堵塞开支过程中的各种漏洞公司对需求单的审批工作新作如下通知一自年月日起公司包括分公司启用新的需求单同时废止过去使用的需求单新的需求单分为计划内开支采购需求单和计划外开支采购需求单二各部门分公司在业务生产基建维护中需采购的各类物资工具仪器仪表房屋装修维修等各类开支都必须按计划内开支采购需求单和计划外开支采购需求单所列内容填报三审批手续和权限发单人必须填写大约价值并提出开支采购的足够理由经部门经理部门经理因公出差时可授权副经理审批签字后送主管部门审批主管部门审批后送财务部审批财务部审批后分类送公司分管领导审批部门经理审批权限在万元以内公司分管副总经理含同级领导审批权限在万元以内每份需求单所列合计金额超过万元人民币以及购买汽车摩托车手提无线电话等贵重物品必须报总经理审批最后由财务部分送物资部或其他部门执行物资供应部意见栏所列发单部门自购或物资供应部采购是指物资供应部经理对某些急需物料是否同意发单部门自购时签注的意见四对预算外需求单的审批除执行以上审批手续外一律报总经理审批五各部门需开支采购时凡没有按上述审批手续审批的财务部将拒绝付款特此通知请各部门遵照执行进料验收管理办法第一条本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业第二条待收料物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的采购单时按供应商物料别及交货日期分别依序排列存档并于交货前安排存放的库位以利收料作业第三条收料一内购收料材料进厂后收料人员必须依采购单的内容并核对供应商送来的物料名称规格数量和送货单及发票并清查数量无误后将到货日期及实收数量填记于请购单办理收料如发觉所送来的材料与采购单上所核准的内容不符时应即时通知采购处理并通知主管原则上非采购单上所核准的材料不予接受如采购部门要收下该等材料时收料人员应告知主管并于单据上注明实际收料状况并会签采购部门二外购收料材料进厂后物料管理收料人员即会同检验单位依装箱单及采购单开柜箱核对材料名称规格并清点数量并将到货日期及实收数量填于采购单开柜箱后如发觉所载的材料与装箱单或采购单所记载的内容不同时通知办理进口人员及采购部门处理其发觉所装载的物料有倾覆破损变质受潮等异常时经初步计算损失将超过元以上者含收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理并尽可能维持异状态以利公证作业如未超过元者则依实际的数量办理收料并于采购单上注明损失数量及情况对于由公证或代理商确认物料管理收料人员开立索赔处理单呈主管核示后送会计部门及采购部门督促办理第四条材料待验进厂待验的材料必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号品名规格数量及入厂日期且与已检验者分开储存并规划待验区以为区分收料后收料人员应将每日所收料品汇总填入进货日报表以为入帐清单的依据第五条超交处理交货数量超过订购量部分应予退回但属买卖惯例以重量或长度计算的材料其超交量的含以下由物料管理部门于收料时在备栏注明超交数量经请购部门主管含科长同意后始得收料并通知采购人员第六条短交处理交货数量未达订购数量时以补足为原则但经请购部门主管科长含同意者可免补交短交如需补足时物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理第七条急用品收料紧急材料于厂商交货时若物料管理部门尚未收到请购单时收料人员应先洽询采购部门确认无误后始得依收料作业办理第八条材料验收规范为利于材料检验收料的作业质量管理部门就材料重要性及特性等适时召集使用部门及其他有关部门依所需的材料质量研订材料验收规范呈总经理核准后公布实施以为采购及验收的依据第九条材料检验结果的处理一检验合格的材料检验人员于外包装上贴合格标签以示区别物料管理人员再将合格品入库定位二不合格验收标准的材料检验人员于物品包装贴不合格的标签并于材料检验报告表上注明不良原因经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位再送回物料管理凭此以办理退货如特采时则办理收料第十条退货作业对于检验不合格的材料退货时应开立材料交运单并检附有关的材料检验报告表呈主管签认后凭此异常材料出厂第十一条实施修正本办法呈总经理核准后实施修订时亦同发料作业管理办法第一条领料使用部门领用材料时由领用经办人员开立领料单经主管核签后向仓库办理领料领用工具类材料明细由公司自行制定时领用保管人应拿工具保管记录卡到仓库办理领用保管手续进厂材料检验中因急用而需领料时其领料单应经主管核签并于单据注明方可领用第二条发料由生产管理开立的发料单经主管核签后转送仓库依工令及发料日期备料并送至现场点交签收第三条材料的转移凡经常使用或体积较大须存于使用单位者由使用单位填制材料移转单向资料库办理移转并每日下班前依实际用量填制领料单经主管核签后送材料库冲转出帐第四条退料使用单位对于领用的材料在使用时遇有材料质量异常用料变更或用余时使用单位应注记于退料单内再连同料品缴回仓库材料质量异常欲退料时应先将退料品及退料单送质量管理单位检验并将检验结果注记于退料单内再连同料品缴回仓库对于使用单位退回的料品仓库人员应依检验退回的原因研判处理对策如原因系由于供应商所造成者应立即与采购人员协调供应商处理设备引进管理规定原则为了保证我公司设备引进工作的顺利进行使引进工作正常化规范化特制定本规定引进设备是一项重要严肃的工作各级人员必须高度重视以严肃的态度进行此项工作引进设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定引进工作必须坚持原则秉公办事维护公司的利益坚持综合考虑质量价格交货期售后服务四个方面要竞争择优选取引进工作必须根据公司制定的发展规划和技术发展趋势结合公司实际有计划地进行规定主要适用于引进较大的项目其他小项目的引进购置可参照本规定执行机构设备引进工作在公司总经理的统一领导下进行由总工程师主持项目的招标和谈判工作公司设立设备引进小组由总工程师任组长总工程师办公室称总工办工程部物资部维护部派代表参加总工办是引进工作的职能部门其职责是根据需要提出各专业引进项目报总经理批准立项后由引进小组搞好引进项目的技术谈判和招投标商务谈判不同专业的设备引进项目可根据实际需要临时吸收相关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判方法和程序设备引进项目由总工办提出然后交引进小组审定报公司总经理批准后由引进小组组织总工办及有关技术人员进行项目的招标和谈判需要招标或询价的项目必须通过讨论确定招标询价的对象总工办制定和发放招标书并妥善保管外商的投标资料引进小组组织项目的开标和议标并确定谈判对象及有关事项引进小组负责通知供应商谈判谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三开标议标和谈判必须指定专人记录记录资料必须妥善保存物资部负责编制合同书并完成其他商务事项纪律注意事项引进项目的招标询价和谈判必须严格按照有关规定和程序进行引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密任何人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方在引进工作过程中除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外不准单独接受超额馈赠礼品确实难以拒绝的应交公司处理对于违反上述规定者视情节轻重给予相应的纪律处分触犯刑律的交司法机关追究其刑事责任其他技术培训验收的名单由总工办与相关主管领导研究确定报总经理批准根据工作关系和需要与相关主管领导研究确定国内采购办法第一条为求本公司的国内采购工作合理与统一起见其事务处理除遵照国内采购流程图有关规定外特定本办法第二条各单位以下简称请购单位应根据营业工程生产计划及事务用品的预算表或库存不足部分开立请购单必须将品名规格用途数量厂牌及交期等详填写并依内购核决权限表的规定呈准后办理第三条请购单由请购单位编列号码并将第二联送财务部总务科以下简称采购单位或径自行办理采购第四条请购单位对于所请购材料倘需要变更规格或数量时必须立即函洽或电告采购单位如因已订购而于事后变更者采购单位须即函复已订情形并洽请购单位设法收受或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决但尽可能避免之第五条请购单位所请购材料如系本公司各单位的制品或材料者请购单位应径向各该单位购拨其价格采中间价解决第六条采购单位于接到请购单时立即办理询价议价并将询议价结果记录于请购单然后将请购单第二联呈准但必要时得事先送请购单位签注意见第七条请购单呈核后送回采购单位向承售商办理订购必要时应与承售商订定买卖合约书一式四份第一份正本存采购单位第二份正本存承售商第三份副本存请购单位第四份副本及暂付款申请书第二联送会计单位供整理定金用如不需支付定金时第四份副本免填第八条采购单位订购手续办完后应即填写订货收料单一式三联并将第一二联送请购单位登记及验收手续第九条因缺货或不明供应处所以致无法购得或逾期者采购单位应即通知请购单位第十条请购单位于厂商交货时先将供应厂商的托运单据与请购单查封并实际清点件数及重量相符后签收如发现不符时即通知采购单位会同处理第十一条请购单位于厂商交货时即行通知使用单位或品检单位派员验收品质验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章并将第二联及供应厂商单据发票等一并送采购单位整理付款第十二条分批交货以分批方式收料时必须以分批收料单一式三联办理收料其手续与本办法第十一条规定相同第十三条采购单位将已办妥收料的订货收料单第二联与发票单据等并在一起核章然后送会计单位整理支付传票转出纳付款第十四条承售商领款时必须将托运单据签收联缴回出纳经出纳人员核对无误后再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款第十五条本办法经呈准后公布实施修改时亦同国内物资采购供应工作制度为保证本公司工程维护以及一切生产用物资的正常供应特订如下制度一加强物资的计划管理根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划力争按时准确上报公司年度材料计划二加强物资订购合同的管理物资合同的签订是一种经济责任必须由物资供应部统一对外签订其它单位部门不得对外签订合同否则财务部拒绝付款在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见尽量做到采购回来的物资符合质量要求使用部门满意同时要对购货合同进行登记便于办理提货及时付款手续每年第一季度要根据年度的计划寻找供应商签订全年的大宗工程维护物资的供货合同以保证大宗物资供应的稳定可靠性三签订合同的物资由供应室根据仓存和工程维护用量情况实行分批进货常用零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货做到物资无积压数量品种充足又齐全四物资进仓实行质检员仓管员采购员联合作业对物资质量数量进行严格检查做到货板相符把好物资进仓质量关五采购业务工作人员要严格履行自己的职责在订货采购工作中实行货比三家的原则询价后报领导核准供应商不得私自订购和盲目进货在重质量遵合同守信用售后服务好的前提下选购低价物资做到质优价廉同时要实行跟踪办事负责到底的责任制不得无故积压或拖延办理有关商务帐务工作六为掌握瞬息万变的市场经济商品信息如价格行情等物供人员必须经常自觉学习业务知识提高商务工作的能力以保证及时保质保量地做好物资供应工作七物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令严格遵守本公司的各项规章制度做到有令即行有禁即止全体物供人员必须牢固树立企业主人翁思想尽职尽责在商务工作中做到廉洁自律秉公办事不谋私利进口物资采购供应工作制度一根据各部门上报的年度工程维护所需要的进口物资计划结合仓库现有物资库存情况拟定年度进口物资采购计划上报公司领导审批下达进口物资的采购任务二加强进口物资采购工作的管理切实做好公司引进小组确定的各项进口设备物资的招标询价合同起草批文的申请物资报关到货处理和货款结算等各项工作三认真执行公司部门拟定的合同单证审批会签手续增加进口物资在采购过程中的透明度对进口物资的合同签订货款预付到货后的检查验收以及货款支付各个环节的工作做到认真负责万无一失四执行对大宗进口物资实行招标小宗进口物资进行多家报价的询价原则选择供货时间短产品质量优良价格条件合理的供应商购买物美价廉的进口物资保障工程和维护生产的需要五严格执行国家发布的关于进口物资管理规定申报进口物资批文规定以及进口物资报关管理制度等遵守公司的各项规章制度做到有令即行有禁即止全体进口物资采购员办事员业务员必须牢固树立企业主人翁的思想尽职尽责在商务工作和对外业务工作中做到廉洁自律秉公办事不谋私利委托制造外加工管理准则总则第一条目的为使本公司外制开发及半成品成品外协处理有所遵循特订本细则第二条范围本细则系指配合本公司销售生产上需要需通过协作厂商完成新产品零配件的试作量试及认可后的大量外协制造等作业均属此范围第三条外协类别外协依其加工性质的不同区分为一成品外协系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品其外协加工后即可缴交物量部门当作成品销售或可直接由协作厂商交运者二半成品外协系指由本公司提供材料模具或半成品供协作厂商制造其外协加工后尚需送回本公司再经过加工始能完成成品者三材料外协产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料由于本公司无此种设备或设备不足需要外协加工使其于公司内能使用均属之第四条经办部门外协加工事务由下列部门办理试作与量试外协第六条厂商调查一为了解外协厂商的动态及产品质量采购外制人员应随时调查凡欲与本公司建立外协关系而能符合条件者应填具协作厂商调查表以建立征信资料作为日后选择协作厂商的参考协作厂商调查表一式一份呈主管核准后自存二采购外制人员应依据协作厂商调查表每半年复查一次以了解厂商的动态同时依变动情况更正原有资料内容三于每批号结束后将协作厂商试作外协的实绩转记于协作厂商调查表以供日后选择厂商的参考第七条申请一试作采购外制人员依据产品设计人员所填制的开发通报书开发进度表新开发零件部门进度追踪报告零件表及图详细审核归划外制的零配件等资料是否齐全清晰并即按进度要求分别开立外协加工申请单一式四联呈总经理核准后第一联送会计部门第二联自存第三四联物量待试制品合格收料后第三联附发票收料单送会计部门整理付款二量试采购外制人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计人员经确认正常后如需修改则再通知外协厂商重新送样以迄正常为止即进行第二阶段的试量其中申请手续同第七条第一项作业如于量试与试作过程中产品设计人员为求产品增加美观与功能必需增减或修改某些零配件时应统一由产品设计人员重新绘制零配件成品图循第七条第一项作业唯若必需重新开发模具者应洽协作厂商提供损失的费用第八条询价一采购外制人员提出外协加工申请单前应依需要日期及协作厂商资料进行询价询价对象以二家以上为原则最好三家并需提供估价单其内容有模具与零件的材料人工税金利润等资料每家填写壹张外包零件模具估价表及估价分析表二经办人员审核估价明细表后循议价比价方式以确保质量交货期为前提将询价记录填写于外协加工申请单内呈主管核准后外制人员需将承制厂商外协工资及约定交货期转记于外协加工控制表凭以控制外协品的交货期三为配合工程设计部门之要求或制造部门的紧急需求采购外制人员得参考以往之类似品的外协价格免经过议价比价手续径行指定信用可靠的厂商先行加工作业但亦应事后补办外协申请单及签订合同的手续第九条外协内容与厂商变更一外协询价经核准后如需变更外协内容或承制厂商时承办部门应开立外协内容变更申请表一式四联注明变更的原因及更改的厂商呈主管核准第一联送会计部门第二联送物料管理第三联办理付款时与发票一并附出第四联自存二变更内容应转记于外协加工控制表内凭以管理进度第十条签订合同一询价完成后采购外制人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订外制品制作进度追踪表一式二联一联自存一联送协作厂商据此依进度作业同时订立模具开发及制品委托制作契约书二模具开发及制品委托制作契约书一式三份由协作厂商用印后送呈科长总经理核准用印后一份送协作厂商一份送会计部门一份自存三协作厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时采购外制人员应立即设法改善依约追偿并即以签呈呈报主签转呈总经理核示处理扣损失金额超过元以上时应转呈总经理核示第十一条质量检查一检查依据协作厂商就依据采购外制人员所提供的正式工程图或样品先行以检查记录表检查通过后连同零配件以塑胶透明袋装妥并于袋上标明零配件名称数量厂商一并送交物料管理单位及外制人员登记并转交产品设计人员检验二试样检查工程产品设计人员于接到采购外制人员所转来的样品后应依原工程图的要求检查其规格与物性其处理方式如下检验合格者经检验合格者即填写检查记录表连同试样送交采购外制人员转记于外协加工控制表结案并将零配件连同检查记录表送物料管理单位办理入库收料待通知试装检验不合格者其检验不合格的零配件应由产品设计人员于检查记录表内注明不合格的原因送回采购外制人员转记于外协进度表内继续追踪协作厂商如期或延期完成如于检验过程中发生设计变更等事项仍应通过采购外制人员向协作厂联系要求变更事宜第十二条付款一试作与量试之外协加工零配件经检验合格由物料管理单位办理入库后采购外制人员应将外协申请单第三联收料单第一联及发票一并核对无误并呈核后转会计部门审查凭以付款二若需由本公司支付模具费用者除前述的付款凭证外另由协作厂商提示模具机具的照片各壹祯粘贴于模具履历表内连同发票一并送交本公司整理并建卡列入资产管理三采购外制人员每半年整理壹次各协作厂商到期应付未付的试作量试模具费用于外制零配件逾期支付费用明细表内一式二联提出原因对策后呈主管核示一份自存凭以追踪一份送会计部门备查第十三条模具管理一建档按照固定资产管理办法几经本公司支付模具费的任何模具均应按其编号别按固定资产电脑编号说明书原则编定列帐管理每一模具以一张固定资产登记卡列管二异动配合外协零配件质量与交货期等因素的变动必需将模具由原协作厂异动到其他或新开发的协作厂或使用结案需移回本厂保管时应按出入厂管理办法填写物品出入厂凭单一式三联于出入厂内注明异动原因后呈主管核准第一联自存第二三联送交原协作厂商签名后第二联连同物品送回本厂或新协作厂商第三联存原协作厂商凡异动后的资料均应详细记载于固定资产登记卡内若因产品停止生产制程变更设备更新等原因而闲置时采购外制人员应以闲置固定资产处理表一式三联提报模具闲置原因及研拟处理对策后会业务部门呈总经理核准第一联送会计部门第二联送物料管理单位第三联自存第十四条协作厂商绩效评核一为使协作厂商适时交运优良质量的零配件给予本公司生产总使用采购外制人员应每月整理外作品新开发评分表区分为品种等级呈主管核准后参酌质量交货级者其货款以现金方式支付以示奖励级者货款以一个月票期支付级者以二个月票期支付含新开发的协作商厂级者以叁个月票期支付而列入级的协作厂商连续超过三次者应予淘汰重新寻觅新协作厂商代替二采购外制人员为便于外协加工申请作业应于每月底将各协作厂所交的项目规格材质加工条件价格等记录于外制零配件交运动态表依机种别分类归档以利查询量试外协第十五条生产资料通知经量试的样品经工程设计人员认可后由采购外制人员主动联系生产部人员领取相关资料产品零件表零件图组合图标准规格及用料清单零件部品的流程图及说明书制程能力分析产能设定资料样品及各项操作质量的基准等若因业务需要可由采购外制人员继续量产的采购应立即由采购外制人员主动召集此项检查会提出量试期间发生的各项修正与变化详细列入会议记录第十六条量产订购询价收料付款作业一采购外制人员于接获产销部门通知生产后即按交货期间适当安排各项外制零配件的交货进度其手续同前第八条的询价作业如价格与对象不变不必再填外协申请单而直接以订购单填写单价栏注明系外协单价按正常采购方式作业二由本公司提供原物料者由生产部门提出申请核准后由填写外协出厂单连同原料半成品随车交运外协出厂单一式四联第一联自存第二联存会计第三四联送厂商第四联由厂商签回待加工完成并检验合格后由物料管理单位填写外协收料单一式四联第二联送会计第一三联自存待收到发票后连第一联整理付款第四联送厂商附则第十七条本办法呈总经理核准后实施增设修改时亦同十一委托制造外加工管理准则总则第一条目的为使本公司外制开发及半成品成品外协处理有所遵循特订本细则第二条范围本细则系指配合本公司销售生产上需要需通过协作厂商完成新产品零配件的试作量试及认可后的大量外协制造等作业均属此范围第三条外协类别外协依其加工性质的不同区分为一成品外协系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品其外协加工后即可缴交物量部门当作成品销售或可直接由协作厂商交运者二半成品外协系指由本公司提供材料模具或半成品供协作厂商制造其外协加工后尚需送回本公司再经过加工始能完成成品者三材料外协产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料由于本公司无此种设备或设备不足需要外协加工使其于公司内能使用均属之第四条经办部门外协加工事务由下列部门办理试作与量试外协第六条厂商调查一为了解外协厂商的动态及产品质量采购外制人员应随时调查凡欲与本公司建立外协关系而能符合条件者应填具协作厂商调查表以建立征信资料作为日后选择协作厂商的参考协作厂商调查表一式一份呈主管核准后自存二采购外制人员应依据协作厂商调查表每半年复查一次以了解厂商的动态同时依变动情况更正原有资料内容三于每批号结束后将协作厂商试作外协的实绩转记于协作厂商调查表以供日后选择厂商的参考第七条申请一试作采购外制人员依据产品设计人员所填制的开发通报书开发进度表新开发零件部门进度追踪报告零件表及图详细审核归划外制的零配件等资料是否齐全清晰并即按进度要求分别开立外协加工申请单一式四联呈总经理核准后第一联送会计部门第二联自存第三四联物量待试制品合格收料后第三联附发票收料单送会计部门整理付款二量试采购外制人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计人员经确认正常后如需修改则再通知外协厂商重新送样以迄正常为止即进行第二阶段的试量其中申请手续同第七条第一项作业如于量试与试作过程中产品设计人员为求产品增加美观与功能必需增减或修改某些零配件时应统一由产品设计人员重新绘制零配件成品图循第七条第一项作业唯若必需重新开发模具者应洽协作厂商提供损失的费用第八条询价一采购外制人员提出外协加工申请单前应依需要日期及协作厂商资料进行询价询价对象以二家以上为原则最好三家并需提供估价单其内容有模具与零件的材料人工税金利润等资料每家填写壹张外包零件模具估价表及估价分析表二经办人员审核估价明细表后循议价比价方式以确保质量交货期为前提将询价记录填写于外协加工申请单内呈主管核准后外制人员需将承制厂商外协工资及约定交货期转记于外协加工控制表凭以控制外协品的交货期三为配合工程设计部门之要求或制造部门的紧急需求采购外制人员得参考以往之类似品的外协价格免经过议价比价手续径行指定信用可靠的厂商先行加工作业但亦应事后补办外协申请单及签订合同的手续第九条外协内容与厂商变更一外协询价经核准后如需变更外协内容或承制厂商时承办部门应开立外协内容变更申请表一式四联注明变更的原因及更改的厂商呈主管核准第一联送会计部门第二联送物料管理第三联办理付款时与发票一并附出第四联自存二变更内容应转记于外协加工控制表内凭以管理进度第十条签订合同一询价完成后采购外制人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订外制品制作进度追踪表一式二联一联自存一联送协作厂商据此依进度作业同时订立模具开发及制品委托制作契约书二模具开发及制品委托制作契约书一式三份由协作厂商用印后送呈科长总经理核准用印后一份送协作厂商一份送会计部门一份自存三协作厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时采购外制人员应立即设法改善依约追偿并即以签呈呈报主签转呈总经理核示处理扣损失金额超过元以上时应转呈总经理核示第十一条质量检查一检查依据协作厂商就依据采购外制人员所提供的正式工程图或样品先行以检查记录表检查通过后连同零配件以塑胶透明袋装妥并于袋上标明零配件名称数量厂商一并送交物料管理单位及外制人员登记并转交产品设计人员检验二试样检查工程产品设计人员于接到采购外制人员所转来的样品后应依原工程图的要求检查其规格与物性其处理方式如下检验合格者经检验合格者即填写检查记录表连同试样送交采购外制人员转记于外协加工控制表结案并将零配件连同检查记录表送物料管理单位办理入库收料待通知试装检验不合格者其检验不合格的零配件应由产品设计人员于检查记录表内注明不合格的原因送回采购外制人员转记于外协进度表内继续追踪协作厂商如期或延期完成如于检验过程中发生设计变更等事项仍应通过采购外制人员向协作厂联系要求变更事宜第十二条付款一试作与量试之外协加工零配件经检验合格由物料管理单位办理入库后采购外制人员应将外协申请单第三联收料单第一联及发票一并核对无误并呈核后转会计部门审查凭以付款二若需由本公司支付模具费用者除前述的付款凭证外另由协作厂商提示模具机具的照片各壹祯粘贴于模具履历表内连同发票一并送交本公司整理并建卡列入资产管理三采购外制人员每半年整理壹次各协作厂商到期应付未付的试作量试模具费用于外制零配件逾期支付费用明细表内一式二联提出原因对策后呈主管核示一份自存凭以追踪一份送会计部门备查第十三条模具管理一建档按照固定资产管理办法几经本公司支付模具费的任何模具均应按其编号别按固定资产电脑编号说明书原则编定列帐管理每一模具以一张固定资产登记卡列管二异动配合外协零配件质量与交货期等因素的变动必需将模具由原协作厂异动到其他或新开发的协作厂或使用结案需移回本厂保管时应按出入厂管理办法填写物品出入厂凭单一式三联于出入厂内注明异动原因后呈主管核准第一联自存第二三联送交原协作厂商签名后第二联连同物品送回本厂或新协作厂商第三联存原协作厂商凡异动后的资料均应详细记载于固定资产登记卡内若因产品停止生产制程变更设备更新等原因而闲置时采购外制人员应以闲置固定资产处理表一式三联提报模具闲置原因及研拟处理对策后会业务部门呈总经理核准第一联送会计部门第二联送物料管理单位第三联自存第十四条协作厂商绩效评核一为使协作厂商适时交运优良质量的零配件给予本公司生产总使用采购外制人员应每月整理外作品新开发评分表区分为品种等级呈主管核准后参酌质量交货级者其货款以现金方式支付以示奖励级者货款以一个月票期支付级者以二个月票期支付含新开发的协作商厂级者以叁个月票期支付而列入级的协作厂商连续超过三次者应予淘汰重新寻觅新协作厂商代替二采购外制人员为便于外协加工申请作业应于每月底将各协作厂所交的项目规格材质加工条件价格等记录于外制零配件交运动态表依机种别分类归档以利查询量试外协第十五条生产资料通知经量试的样品经工程设计人员认可后由采购外制人员主动联系生产部人员领取相关资料产品零件表零件图组合图标准规格及用料清单零件部品的流程图及说明书制程能力分析产能设定资料样品及各项操作质量的基准等若因业务需要可由采购外制人员继续量产的采购应立即由采购外制人员主动召集此项检查会提出量试期间发生的各项修正与变化详细列入会议记录第十六条量产订购询价收料付款作业一采购外制人员于接获产销部门通知生产后即按交货期间适当安排各项外制零配件的交货进度其手续同前第八条的询价作业如价格与对象不变不必再填外协申请单而直接以订购单填写单价栏注明系外协单价按正常采购方式作业二由本公司提供原物料者由生产部门提出申请核准后由填写外协出厂单连同原料半成品随车交运外协出厂单一式四联第一联自存第二联存会计第三四联送厂商第四联由厂商签回待加工完成并检验合格后由物料管理单位填写外协收料单一式四联第二联送会计第一三联自存待收到发票后连第一联整理付款第四联送厂商附则第十七条本办法呈总经理核准后实施增设修改时亦同物资供应采购管理规定一部管工程项目省管工程项目的物资供应包括订货清关运输及其他服务工作由市局物资管理处配合中国邮电器材总公司及邮电器材公司工作二为保证全网的通信质量便于集中监控维护管理对集中管理通信产品的技术规范和选型原则上在省局指定的范围内结合本市的特点由市局科技处负责会同业务部门物资处等相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特点的设备择优选定生产厂家和供货商三对省局规定集中管理的通信产品由市局集中向省局或供应商订购由市局签订合同并负责合同实施各单位要积极配合各邮电单位要将计划提前报市局物资管理处物资管理处汇总平衡后会同其他相关处室进行审核后呈报省局任何单位不得越级向省局订购更不能擅自在市场上采购四集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组织并按以下三种情况分类实施对于通信基建工程项目市局根据本市的通信发展规划制定全局的年度工程计划集中申报市或省计划立项在项目批准立项后要尽快制定实施时间表通信基建工程要严格按照建程序实施在某一项目的可行性报告得到有关主管部门批准后由科技处负责制定技术范书市局要尽快成立该项目工作小组一般情况下项目工作小组由总工程师担任组长必要时也可由分管局长担任为了方便开展工作总工可根据情况委托副总工程师或其他领导担任组长工作小组由科技处基建处物资处计财处电信处或邮政处使用单位等派人组成项目工作小组要尽快制订项目实施计划方案报局领导批准后开始实施项目或设备的招标书技术规范书询价书或类似的信件必须由组长签字后方可发出项目工作小组要认真做好设备采购的计划询价选型谈判签定合同等工作合同签订后物资处应负责设备采购或引进的合同审批支付运输清关设备到货验收售后服务以及合同的执行管理工作对于属工程配套用的或是更新改造项目需要的或者是设备维修用的设备或配件使用单位应提前一个季度向市局物资处报计划通信工程设备维护抢修中急需的数量较少的配件设备可在征得市局物资处同意的前提下各使用单位直接向有关单位采购订购合同要在物资处备案合同的内容设备的型号价格及其他条件要符合有关的规定必要时科技处物资处及专业室可不定期组织检查对移动电话手机计算机终端调制解调器及其他终端设备各使用销售单位提前一个季度报计划给市物资处由市局物资处汇总各需要单位所报计划后根据进货价低于省局确定的最高限额售价三证齐全的原则集中采购统一进货的渠道五市局计财处应参与设备采购的计划制定并负责所有合同的资金统筹和操作管理所有通信物资的采购引进必须在明确了资金来源利用外资或自筹贷款和支付计划的情况下方可开始进行商务谈判重要合同的商务谈判计财处要派人参加物资处负责所有合同的商务结算工作各使用单位应按项目的支付计划提前十天将相关款项付给物资处未经同意各单位不得将合同款直接付给省局指定部门或代理商供应商六为了调动各单位参与统一组织订货的积极性以达到利益共享提高总体效益的目的按照省局的规定返回的通过规模订货得到的优惠数在扣除合理的操作费用后留在市局返回各订货单位七在物资采购过程中各单位要严肃认真地执行邮电部省局市局的各项管理规定和外事工作纪律参加物资采购的人员要严格自律加强法制观念自觉抵制不正之风任何人不得私下收受回扣或酬金无论是技术商务谈判要保证参加人数不少于两人参与合同谈判的各相关部门既要明确分工明确责任互相配合还要注意发挥互相监督的作用确保企业的利益不受损害有关价格选型及其他重要的技术商务谈判无论合同大小一律要求有两个以上的部门派人参加八各单位要根据省局的规定和实施细则以及本补充规定的内容认真对本单位的贯彻执行情况进行监督检查发现问题及时纠正除上述说明的特殊情况外任何单位的领导都不能越权签订购买合同市局将上述规定的执行情况列入方针目标考核的内容市局纪检审计部门将会同物资计财科技等相关处室不定期地对各单位进行检查对有令不行问题严重的单位进行严肃处理并追究单位领导的责任九除省局集中管理的通信产品目录中的项物资以外的其他通信物资包括设备材料用品用具和单式的采购办法仍按深局物字号文和深局物字号文严格执行十本规定由市局物资管理处负责解释十一本规定自发文之日起执行