发票收据管理规定

发票收据管理规定1目的规范发票收据的购买领用开具核销过程确保公司收入的实现2业务范围适用于发票收据的购买领用开具核销检查3职责31项目出纳职责311负责办理发票收据申请领用开具核销的相关工作312负责对被委托人进行发票收据相关知识的培训并严格按照本规定执行313负责发票收据的安全32财务会计职责321监督检查项目出纳对本文件的执行情况负有直接管理责任322负责审核项目出纳开具的发票收据及编制的与本规定相关报表33公司财务部长职责331全面负责本文件的执行并对过程中出现的问题全面负责4工作内容41收据的购买领用开具核销411收据的购买4111项目公司出纳根据收据库存和需求情况填写物品使用计划表报公司统一采购4112公司统一购买收据后公司库管员检查收据的联号和联次是否完整检查无误后根据项目及公司提供的物品使用计划表分别办理出库手续由公司出纳统一贴签保管公司出纳应认真检查收据票号和联次的完整如有缺失应及时告知公司库管员412收据领用4121公司出纳收到项目公司收据后按收据顺序号以本为单位分别登记票据领用明细表4122项目出纳根据收据的使用情况及预留收据数量提前办理收据领用手续项目出纳领用收据时应检查收据号码是否连续各联次是否齐全检查无误后报经公司财务部长签字审批后在收据客户联上加盖财务章填写票据领用明细表领取收据4123公司出纳领用公司收据按照4121至4122的要求执行413收据开具4131公司认可的收据样式应张贴公告交款人接受交款人监督同时作为退款凭据收款人应提醒交款人妥善保管收据客户联4132收据用于收取各种收押金以及其他往来性质的款项4133为便于收据存档和日后查询收据应按照业务性质类别分别起用单独的收据4134收据应按照收据的序列号顺序开具不得空号跳号收据的各项内容应详细认真填写不得空项收据的出纳必须签署收款人的姓名交款人应在交款人处签署全名4135收据一式三联需要复写的应三联套写不得大头小尾4136收据各联次应按照收据上注明的使用要求使用不得随意篡改各联次的用途4137收据开写错误开写错误的记账联客户联与存根联合订在一起并分别在收据的三联加盖作废章4138款项退回应收回收据的客户联按照付款的手续办理退款客户联作为退款原始凭证入账收据的客户联丢失填写声明书出纳应认真核对声明书中提供的资料与相关资料原件复印件是否一致声明人的签字与收据记账联交款人的签字字样一致后方可退款4139因工作原因需要财务部以外的同事代为收款的填写交接单办理好收据的交接手续按照412413的要求操作受托人对代开的收据安全性及准确性负有直接责任委托人对代开的收据安全性及准确性负有监督责任41310因工作原因需先开收据发票后收款时由经办人到财务部说明原因由财务人员开出相应的收据发票领取发票人员填写交接单详细填写日期票据号码票据有效金额领票人签字收到票款时及时上交财务部同时在交接单的交款人签字栏签字收款人在备注栏内签字不能收取该笔票款领取发票的人员应及时将该笔发票交回财务部财务部审核无误后在备注栏注明已收回双方签字确认财务部负责跟进在24小时内收回票款41311项目财务每日跟进交接单的交接情况发现问题24小时内以邮件形式上报公司财务部长并抄送项目经理414收据核销4141收据使用完毕应及时办理收据核销手续4142出纳核销收据应根据待核销收据的开具情况如实填写缴销明细并签字确认无误后签字4143财务会计审核缴销明细及缴销的收据的内容填写是否正确审核无误后签字由项目出纳粘贴在待缴销收据的封面上4144项目出纳持待缴销收据交公司出纳公司出纳审核待缴销收据与缴销明细的记录是否一致审核待缴销收据是否按照413的要求开具无误后项目出纳在票据领用明细表的缴销人处签字4145缴销的收据由公司出纳妥善保管4146公司出纳应定期检查项目收据的结存情况对不合理结存长期未缴销的收据及时查明原因向财务部长汇报定期不定期检查项目交接单对一周内未缴销的收据提醒督促项目出纳并跟进执行结果及时向财务部长汇报确保收据的安全4147公司出纳使用的收据缴销按照4141到4146的要求执行要求中需要公司出纳审核和跟进的工作由公司会计完成42发票购买领用开具核销421发票购买4211发票由公司会计统一购买422发票领用4221发票领用参照412收据领用的有关要求执行423发票开具4231发票由公司会计统一开具5收据发票丢失的处理办法51收据丢失511如发现收据丢失应由丢失收据责任人及时逐级上报本部门主管领导并书面上报丢失情况说明512项目经理在接到收据丢失责任人的通知后及时协助查找在24小时内根据查找和调查的结果在丢失情况说明上签署处理意见并报公司财务部长公司常务副总经理513公司财务部长接到丢失情况说明后应及时通知公司行政部登报挂失除登报费用由直接责任人承担外参照税务局有关的规定对直接责任人处以不低于100元的处罚相关责任人未在24小时内上报的处以双倍罚款52发票丢失521发票丢失按照51执行53相关人员的责任如发生票据经手人不清丢失责任无法认定的情况由票据的保管人或领用人承担以上全部责任