办公用品的分类与使用

办公用品的分类与使用一日常用具1日常用具的定义日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具工具器具等例如规尺剪刀裁纸刀订书机等文具电子计算器算盘计算机笔记本电脑等办公设备2日常用具的配备及使用要求1为使图表等文件制作快速且漂亮所使用的文具包括规尺样板剪刀裁纸机绘图用具等2文书化也有誊写打印印刷修改文书的工作平时就要使用文字处理机微机桌面印刷机等办公设备3制作文书也需要复印复印室需要复印机碎纸机文件打孔机三孔机裁纸机垃圾箱等日常用具需要大量印刷时应该使用附带排序功能的高速复印机有的复印机可进行彩色复印碎纸机是切碎文书用的机密文件复印错误或需要销毁机密文件时可放人碎纸机切碎4文件打孔机和三孔机等是使用活页封面装订纸张时给纸张打孔用的5裁纸机用来裁断复数文书的一页页的复印件6日常办公工作除文书化外还有计算企业所做的销售分析投资分析经营计划的制作技术设计等都需要快速准确的计算计算用具为电子计算器作为长时间使用的业务用计算用具一般使用具备所必需的位数和计算功能稍大的电子计算器7如果是电子计算器无法进行的高难度计算或者数据量较多或者需要制作生产计划的数值表格时可使用微机微机需要具备以下几种功能的软件如数据保管功能制表功能科技计算功能统计计算功能等业务所必需的功能8日常业务中包括通信业务通信工作使用电话终端传真机等通信电子设备使用时通过电话总机内线外线双方都可实现转送功能如按键式电话即使人不在也可以转送到移动点或所到达的地方9会计和教育培训等需要投影机电视VTR等日常用具为提高信息传达的效率有时需要给语言配上适当的动态画面静止画面或插图等图像开会时则使用语言和投影机进行说明二办公设施附件1办公设施附件的定义办公设施附件指的是为设施配置的物品设施指办公室会议室招待室图书室培训室复印室电脑房展示厅等等办公室内最基本的办公设施附件有桌椅文件框等此外还有信箱杂志架布告牌衣柜挂外套的衣架等2办公设施附件的配备及使用要求1办公桌需要每人一台办公桌大多为钢板制品且附带有抽屉结束工作回家时桌子不要放置任何东西特别是不要将机密文件及重要文件等留在桌上会议室及接待室等处使用涂有沉色的大桌子桌子上附带有抽屉及摆放物品用的搁板等OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌一般工作站所使用的桌子有的呈L字型这可便于事务工作与OA设备的操作同时进行2椅子也有各种各样的椅子关系到事务工作的坐姿能左右事务工作者的疲劳程度可选用可以上下调节座高的并改变靠背角度的办公用椅3为了提高办公室事务工作的效率需要放置文件柜将文件放入做成桌子抽屉的文件柜时需将文件纵向堆叠文件的脊部横放放入拉门式文件柜时同书架一样需让文件背部竖放拉门式文件柜与书架一样保管活页封面及文件等都比较方便抽屉式文件柜保管文件夹比较方便企业需要置备两种不同方式的文件柜需要置备个人办公专用和放置企业公用文件夹的文件柜4办公室里应有放置邮件及传阅资料等的信箱信箱为抽屉式的收放箱为防止夜间机密泄露信箱应有暗锁5放置杂志架以供阅览报纸杂志用杂志架上通常放置最新一期的杂志及报纸旧杂志旧报纸则被放在书架上6办公室所必需的办公设施附件要有供员工保管衣物的衣柜挂外套的衣架放伞的伞架供应茶水或其他饮料的供给热水设备丢弃垃圾的垃圾箱等在选择这些用品时应选择实用的7会议室培训用的教室放映幻灯片或投影的工作室需要白板黑板等会议用的办公设施附件麦克风及录像机等音像放映设备听众用桌椅讲演用的衣架等等新型会议室培训用教室等处大多使用白板听众用桌椅须采用可以使听众在会议或培训期间保持心情舒畅精神集中的样式若使用接待室里的柔软的椅子可能会使其紧张感松弛坐姿不端正会造成精神无法集中8复印室需要放置分类整理复印纸的保管箱将文书用订书机装订并整理的工作台保管原件及复印件的搁板复印机的保养工具药品柜大垃圾箱等等这些东西最好是物美价廉的三易耗品1易耗品的定义易耗品指的是会因使用而减少的物品比如办公用的铅笔圆珠笔钢笔橡皮等笔记工具公司信纸方格纸活页纸复印纸传票留言条等纸张笔记本账簿软盘等OA易耗品文件夹及活页封面归档用具等等2易耗品管理要求为提高事务工作的效率并削减事务工作的成本必须经常保管一定品质适量的易耗品其要求及类别如下1预先估计单位时间的事务工作需要花费多少费用以便准备易耗品时可以设法削减费用2事务工作需要花费的费用有业务员的劳务费建筑物办公设施附件及日常用具的使用费相当于易耗品的消费量的那部分金额等3企业所使用的易耗品中有与文书化相关的东西例如笔记用具包括铅笔钢笔圆珠笔签字笔记号笔黑板用粉笔白板用水性万能墨水笔以及用于会议用活动挂图的油性万能墨水笔等还有绘图铅笔有色铅笔等4文书化用纸采用信纸大小的或画线的A4B5纸画图或制作图表时使用印有方格的纸张会议使用无花纹的模造纸或印有方格的活动挂图5公司内部联络或各种申报需准备格式固定的专用纸张例如交通费的支付申请书之类6笔记本按不同主题分别制作因此可以使用不同大小的笔记本用来记录会议或培训等的内容7企业内简单联络使用留言条留言条还包括电话留言等专用纸8整理文书或在会议上对议题进行分类时经常使用的是拍纸拍纸可以贴在其他物品上又很容易撕下来整理时使用很方便9发送文书可使用公司内部信封和公司外部信封信封有横写式竖写式大小不等颜色各一公司外部信封有社交用和贸易用两大类公司内部应有邮件专用信封10复印纸有A4B4B5信纸大小的以及带有3孔的复印机11文件夹活页封面透明文件袋隔断用纸等是用于保管文书的易耗品12磁盘也可视为易耗品使用文字处理机或微机制作的文书保存在磁盘上13橡皮修正液修正纸带等是用于订正文书的易耗品修正液用于修改圆珠笔的文字修正纸带用于擦去用万能墨水笔写在横写式纸上的文字14装订时使用的订书订鱼尾夹回形针糨糊胶带纸等是用于对文书进行分类的易耗品页数较少的文书用小号订书钉装订报告书等数十页的文书用大号订书订更大的则用鱼尾夹装订对文书进行隔离时使用回形针要将文书贴在衬底或其他文书上时使用糨糊或胶带纸四办公设备1打字机打字机是办公室中用得很广泛的一种机器有许多种式样和型号从手动的电动的到电子的有的带记忆功能有的可进行文章编辑打字机的使用能大大提高书写的工作效率2传真机传真机是专为和自动文本处理机一起使用而设计的国际电子通讯网络因而无须把数字信号转换为穿孔带的形式通常被称作传真的传真电报设备使用电话传输在若干秒钟之内将任何形式的印刷打印或手抄材料绘图图表和照片从一个地方传输到另一个地方它能将文件复制品完全准确地传送到任何距离既有电话的速度又具有办公室内复印机的复印功能传真电报与电传相比一个突出特点是输入端的材料无须打印而且复杂和详尽的定货单可以完全准确地发送出去3电传机用电传机电传给用户提供快速的书面通信手段既有电话的速度又有书面文字的权威性配备电传设备的用户收发双方都可以得到一份打印的电文副本这对很多商业业务是十分理想的它使外语更加容易地翻译成书面语言此外下班后电传机还能接收信息它能传递电子计算机的数据如用户电报电传机的操作程序如下1操作人员拨打对方电传号码2对方的应答电码用一个缩写的名字必须显示在电传机上以后才采取下一步骤3操作人员打字输入他自己的应答电码4操作人员打出电文或把储存在存储器中的信息发送出去5操作人员重复他的应答号码6对方的应接电码应再次出现在电传机上以证实全部信息已发送完毕4复印机用复印机印刷原件副本的最大优点之一是通过该法能够获得一份在复制过程中不出文字错误的原件副本该机器是电动的而且对需要用作复印的原件不需要做什么特殊准备通常一次复印的份数是无限量的而且印刷质量也不会逐渐下降改动或改错工作可以毫无困难地进行1复印的基本方法复印机根据使用的光敏材料不同用纸不同显影方式干法或湿法不同分为氧化锌复印机硒静电复印机以及硫化复印机等但在设计原理上几乎都是通过控制电路的继电器微动开关光源马达等部件将充电曝光显影转印定影一直到复印品的整个过程有机地组织成为一个自动化过程由于感光材料不同组织结构不同性能不同构成了各种类型的复印机但它们复印的操作方法一般都是相同的原稿的放置利用复印机的顶盖需复印的原稿一面面向下紧贴在玻璃板上并根据稿台上的定位标尺把原稿放在正确的位置上然后把原稿压板轻轻放下压在原稿上将复印纸放入供纸盘复印纸的规格尺寸根据原稿的尺寸而定复印纸要成叠放入供纸盘之内应使复印纸松散使纸张互相分开复印纸一定要平整否则容易出现纸路故障按开机键接通整体电源此时机内定影器开始加热调节定影温度当复印纸较厚室温较低时可调高定影温度当复印纸较薄室温较高时可调低定影温度调好复印数将预印计数旋钮转到所需复印张数的位置上复印当复印机预热达到温度后待机指标灯灭复印指示灯亮此时可按复印键开始复印调光圈和色粉量根据第一次复印品的反差和墨色浓淡情况调节复印机的光缝或光圈大小和色粉置的多少关机复印结束后等最后一张复印品送进接纸盘按停机键待定影器冷却即可关掉电源开关工作过程复印机的工作过程则可分为充电曝光显影转印定影消电和消刷几部分2特殊文件的复印方法增大反差法在文书处理过程中往往有许多文件已不是原始打印件这些文件有钢笔铅笔圆珠笔的字迹符号红蓝铅笔和硬质铅笔的字迹较浅复印后效果较差复印这类文件可以采用增大复印曝光量的办法来弥补以增大黑白反差原稿如已是复制品也常采用上述办法复印轻压法当原稿是书本或立体物时就需用手轻轻按住使要复印的一页紧贴玻璃板否则会影响成像的清晰度使复印品局部影像模糊用纸衬托法当原稿两面都有字而且又比较薄时反面的字就会出现在复印品上这时可在原稿的背面放一张与原稿字迹颜色相同的纸如原稿两面都是白底黑字时通常放上一张中性颜色的纸原稿两面都是白底蓝字通常就放一张蓝色的纸夹纸复印或剪贴复印法在复印无法拆开的厚本文件或书籍时往往会有一条很空的黑痕留在复印件上甚至还可能印上旁边另一行字这时要在两页间夹一张厚白纸遮住暂不印的一页及中缝若仍不能达到要求也可以采用二次复印最后剪贴再复印的方法减少曝光量法在复印彩色图片照片选票会议证以及年代久远的历史档案材料时字迹或图像与纸张的反差较少复印后容易发黑通常可以采用减少曝光量的方法部分复印法当复印文件原稿超出复印机稿台的范围时可以将原稿分成若干部分复印每一部分都多印一些复印完毕将重叠部分剪去或遮去然后粘好多次循环法为便于处理和保存文件需将大幅原稿缩印成小幅复印件时可以采用多次缩印的方法直到达到要求为止3复印机的保养与维修复印机在使用前应详细阅读该复印机的说明书并对该复印机各部件进行认真的检查搞清楚所使用的复印机的型号功能各种按钮和指示灯的作用纸张纸格等等并且在操作时严格按照说明书上的操作程序进行操作复印机要经常进行维护以保证复印效果和延长使用寿命对复印机的基本要求如下复印机在运转过程中如遇意外情况应立即关掉总开关使盘机停止工作复印机在复印五千次以后应进行一次全面的清洁和维修工作每天复印工作完成后要进行清洁工作a每天复印完成后要用干净的布或脱脂棉轻轻擦去稿台玻璃板上的灰尘和指纹b玻璃板上的污物可以用脱脂纱布蘸乙醚擦去c如果橡皮压板上有污物可以用脱脂棉蘸清洁剂擦拭干净注意保养好光敏鼓板a在装配或卸下光敏鼓板时要求轻拿轻放否则划伤和纸纹都会反映到复印品上b在安装光敏鼓时要检查鼓和轴是否同心防止其表面受损c擦洗光敏鼓时可用脱脂棉轻轻擦去粉尘再用脱脂棉蘸乙醚或丙酮擦拭d擦光敏鼓时应朝一个方向直到棉花上没有黑色为止要经常清洗复印机包括复印机的屏蔽壳和电极丝要定期清除吸尘箱粉管内的粉末和盛粉盒中的墨粉镜头反光镜上有灰尘或其他污物可用气球吹去若吹不掉可用镜头纸或用脱脂砂布蘸31的酒精乙醚混合液擦拭应经常检查清洁刮板或清洁毛刷是否老化变硬以免损伤光敏鼓复印机不宜在潮湿不通风灰尘大及温度高的环境下工作用复印机复印时最好使用标准复印纸不要随便使用其他纸张尤其是过薄或过厚的纸张以免发生卡纸或损坏机器静电复印机的操作虽简单但使用维护就相对困难这要求操作者不仅要懂得静电复印基本原理而且要注意积累日常工作经验做好复印机的使用和维护工作5电子计算机1电脑在工作中的用途汉字的文书处理主要是利用微型计算机或终端设备文字处理机等设备进行公文起草修改排版印刷等打印输出有打印机打印输出激光打印输出激光照排系统输出等既快速又方便计算机信息检索是利用计算机系统有效存储和快速查找的能力发展起来的一种计算机应用技术这种系统是信息检索使用的硬件资源系统软件和检索软件的总合它能存储大量的信息并对信息条目进行分类编目或编制索引它可以根据用户要求从已存储的信息集合中抽取出特定的信息并且有插入修改和删除某些信息的能力计算机信息检索系统可分为一次性信息检索系统和二次性信息检索系统电子邮件正在各类办公室逐步得到应用它是一种用电子技术传送声音图像数字文字或其他混型信息技术它包括简单的电话机传真机到复杂的计算机网发展高密度存储技术也是办公室自动化的重要内容将各种文件资料档案等信息存储在尽可能小的空间内由计算机进行高速检索以高密度大容量磁盘存储器为基础的数据库是计算机信息检索系统应用最广的技术可用于信息存储的介质磁带微缩胶卷等远程通信会议也是办公室自动化常用的技术位于不同地点的人可以通过长途电话或计算机网举行会议远程通信会议包括交换行政和技术情报的行政会议记者招待会远程疾病诊断或会诊远程教学等2计算机病毒防范目前世界上已知的计算机病毒已达数千种之多并且还在不断增加对计算机病毒的侵扰已经找到了一些防范措施主要有以下几种提高警惕计算机用户应尽量使用原装软件而不用复制软件不要与别人交换软件也不要让外人在自己的计算机上用其自带的软盘进行操作对于配备有计算机系统的机关企业事业单位的机房不能轻易让外人出入如因维修确需外人进入机房时事先要采取安全措施现场必须始终有人陪同加强法制对于埋设病毒和病毒散布者严加惩处现在美国已有48个州通过了禁止故意破坏计算机的法律这对病毒散布者起到一定震慑和遏制作用使用计算机疫苗的基本原理在病毒最易藏匿的某些计算机软件控制部位设下保护性程序当有来源不明的信息企业通过这些部位时疫苗便会出来阻挡同时发出警告信号以提醒计算机用户注意清除病毒计算机一旦受到病毒侵害可以运用一种特殊的审查程序来找出病毒之所在然后加以消除最简便的消除方法就是把计算机关掉以清除所有资料信息然后再重新建立资料信息库但要注意在重新建立资料信息库时一定要使用原厂出品的新软盘并且在新软盘使用之前要先扫描一遍看其中是否有来历不明的信号6电话机辅助工具1交换台交换台用于接收所有来话呼叫并通过内部通信开关和信号将其转送各总经办或其他部门2电话应答机接电话人不在时可使用电话应答机接电话即把电话应答机和电话接通以便能不断回答电话呼叫并提供录音服务每个打来电话的人都可以听到预先录好的欢迎把信息录下来的说明接受到的电话内容可由录音机录下来写在留言纸上交给有关工作人员看7口授录音设备口授录音设备指各种记录讲话的录音机器它可以记录下任何信息并且通过回放录音在打字机上将口授内容复制下来使用录音机器可以节省口授人记录人的时间而且通过录音打字或记录整理避免了速记工作既省事又省力8信封启口机信封启口机有两种一种靠压杆操纵像一台切纸机似的另一种是自动启信机用手或电力操纵自动启信机使用方法是将信封放入机内由传送带一一送到切割部位信封的上沿切掉后自动退出机器掉到接收箱内自动启信机一般适用于数量较多的信件9信封封口机信封封口机可湿润信封口上的胶水封好信封口信封可自动送入封口机使用封口机可将大量信件封口而且封得很牢10信件折叠机如有大量信函发票声明价目表等待发邮件需要及时折叠可使用信件折叠机信件折叠机通常是自动的可自动将信件送入折叠好并堆放整齐只需调整标尺上的一个旋钮就可改变折叠的部位将信件单折或双折折好的信件会自动弹出经一活动的传动系统按严格的顺序堆积好该机还可以在需要撕掉一部分的函件上打出一条可撕的孔来还要用轮式切刀切掉信件的多余部分11盖邮资已付印记的自动邮资盖印机如用自动邮资盖印机就不用再贴邮票只需在信封上印上已付邮资的戳记即可用户应向邮局预付部分信用邮资款自动邮资盖印机可用于任何邮件包括国内平信明信片挂号信包装以及发往国外的信这种盖印机的操作方法如下将转轮或旋钮调到所需邮资数字上当邮件经过盖印机时标明发信时间邮局和邮资的图章就会印在邮件上12订书机订书机是用来订文件的小机器电动订书机速度快一些因为文件一放入钉子就会自动订好长柄订书机长约一英尺用来订杂志手册等折叠式文件的中间部分使用订书机应选用性能好的这样能使工作顺利不费劲实验证明用大头针或曲别针装订文件需7秒钟而用订书机只需3秒钟第二节办公用品的采购管理一采购前的准备办公用品通过购入置办购置办公用品时必须首先决定购买何物和从何处购买的问题作为办公用品负责人必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处1掌握办公用品的有关知识2充分理解各个部门对办公用品的要求3办公用品负责人需要将企业全体共同使用的办公用品和特定部门用于特殊目的的办公用品分开将采购部全体共同使用的物件作为主要目标和中心4特定部门用于特殊目的的办公用品则在需要时向特定部门询问所必需的重要物件二购入办公用品的要求1办公用品负责人根据办公用品知识决定购入的办公用品1对市场上的办公用品进行调查把握其性能功能及价格2然后选择最适合企业的物件3办公用品负责人需要经常对新产品加以注意以便寻找符合组织要求的物品4需要经常接触办公用品供应商以取得商品目录或者经常出入展览会场等5一旦发现好的办公用品便介绍给企业的业务负责人以促其使用2办公用品负责人提出购买要求由购货负责人订货1购货负责人就购货处价格及交货期进行协商2购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定或者由购货部门决定3同一物品存在多处购货处时大多由购货部门决定购货处4办公用品负责人在制作购买计划时必须决定购入数量与交货期5若购入数量过多作为存货积压的东西会增多从而导致资金无法被有效地运用6购入数量过少会造成库存中断使业务停止7决定购入数量和交货期的依据是办公用品的需要计划和该年度的预算8易耗品的供给工作应做到下一批物品在存货将尽前购入并到货9存货没有的日期只需用现在的存货量除以每日计划需要量即可算出10要向订货处提出待物品快要用完时马上交货的要求11订货是可通过每日计划需要量乘以订货间隔天数算出第三节办公用品的发放使用与分配管理一办公用品的发放对办公用品的发放管理要建立正常的发放和使用制度要严格掌握办公用品的发放范围根据实际需要进行发放避免浪费对经费已经超支的部门要限制领用在办公用品领取和发放工作中保管员要坚守工作岗位服务要热情周到对不符合领取规定的要做好解释工作使之能够理解二办公用品的使用办公用品的使用一般应遵循经济化有效化标准化和制度化的原则1经济化原则经济化原则要求工作人员消耗办公用品的数量必须和其工作成就的价值等值如果不等值消耗量大于价值量则造成办公用品和经费的浪费违反了节约的原则2制度化原则制度化原则是指要从本企业的实际情况出发公开制定办公用品的使用原则与方法严格执行绝对遵守形成稳定的制度属于工作人员按惯例需用的办公用品实行定期定量的发放各使用人自行领用并实施登记属于工作人员非惯例使用的物品应填报领物单或借用单由主管人员审核批准交保管人发放领物单表格中应包括物品名称请发数量实发数量用途批准者审核者和领物者等项目保管人发放时应备簿登记每月统计一次送主管人员查阅使其了解企业办公用品消耗情况改进工作3有效化原则有效化原则是指行政工作中直接消耗的办公用品虽然不能任意浪费也不应一概简缩只要使用得当即使花费多也不能吝惜以使办公用品发挥出最大作用企业所需的办公用品种类繁多用量较大对其进行管理是一项较为复杂的工作要注意协调采购保管和使用的关系采购要保证及时供应又不能积压浪费因此购置前要了解办公用品的使用情况同时检查库存找出各种物料的最佳库存量使用时要对库存情况行政经费实力以及市场供应心中有数以免办公用品使用中有浪费或中断供应的现象所以采购部门保管部门要紧密联系互通信息共同做好办公用品的管理工作4标准化原则标准化原则是指为了把有效原则和经济化原则统一起来应力求办公用品的使用合乎办公的特殊需要并和办公地点建筑等相适应三办公用品的分配1分配的责任人办公用品的分配由办公用品负责人从其管理的保管库配用给各部门2分配的方法与要求1配用的办公用品被放在各部门的办公用品保管柜2各部门的办公用品负责人根据业务负责人的要求从办公用品保管库中支给办公用品3物品为廉价的易耗品且大量使用时负责人可根据所需从保管柜中任意采取比如复印纸等就放在复印室的搁板上负责人可随意使用4磁盘等昂贵的东西则由部门办公用品负责人放入带锁文件柜等保管箱进行保管按工作要求配用5物资负责人算出各部门及人员办公用品使用量同时与平均使用量进行比较并实行统一管理可以达到削减的目的6办公用品使用量在与预算比较后实行统一管理为避免办公用品的总体费用超过预算办公用品需要按计划进行消费即将超过预算时应向各有关人员发出指示提醒其节约使用办公用品7部门办公用品负责人应以提高负责人的工作效率为原则供给办公用品8对办公用品进行整理整顿后加以保管并实行管理以便随时迅速提供办公用品的保管箱为文件柜及带抽屉的收放箱等9大规模办公用品保管在带锁的专用保管库保管库可对办公用品进行整顿后加以保管10一般办公用品负责人可以自由分配廉价且大量的易耗品回形针橡皮及铅笔之类无需记录11部门办公用品负责人需要定期整理散乱的物品按规定的形式摆放整齐并且调查这些办公用品的余额12存货即将不足时需向企业总体的办公用品负责人申请配用办公用品13部门办公用品负责人任务在于整顿办公用品并及时要求分配办公用品14昂贵办公用品的配用基本上按计划进行例如对磁盘等使用业务范围及使用量作出计划并按计划配用由何人因何工作配用给何人等要记在台账上为不致丢失配用的办公用品可将其保管于带锁的保管场所15归属于总务部门等处的办公用品负责人按照部门办公用品负责人提出的配用要求来配用办公用品办公用品负责人从购货处购入办公用品然后负责人配用给部门办公用品负责人办公用品负责人进行收授第四节办公用品保管与维护管理一办公用品保管与维护的目的办公用品的保管与维护主要指办公用品的登记收藏分配使用责任的签认以及盘点交换和养护等目的是保持办公用品的效能二办公用品保管要求1保管1办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理2保管员对采购员购入的办公用品按照规格数量质量认真验收登记上账入库精心保管库房内的各种物品要摆放合理并做到整齐美观3要经常检查库房内的物品防止损坏变质变形并对存货量进行整理整顿以使其得到有效利用以及进行修理以使其经常处于使用状态等4在保管工作中要及时登记保管账卡定期季度或半年清理库存做到账物相符5保管员还要根据库存和需求情况定期提出采购计划在做计划时要注意防止物资的积压努力压缩库存做到节约资金6对库房还要注意加强安全防范工作经常进行安全检查防止各种意外事故的发生2提高办公用品的利用率提高办公用品的利用率是办公用品负责人的责任办公用品的利用率是指办公用品的利用量与可能利用的存货量之比提高办公用品的利用率可使企业用少量资金进行经营活动的设想成为可能1为提高企业总体办公用品的利用率办公用品负责人需要准备利用率高的物资减少利用率低的办公用品2为提高办公用品的利用率就必须防止办公用品的丢失破损除企业的使用目的以外不作他用3必须确认办公用品没有丢失和破损三保管与维护的具体工作1盘点为确认其使用符合企业的目的可以对办公用品进行盘点1盘点是调查易耗办公用品的存货量2可在特定时日使用办公用品一览表对存货量进行检查3在工作人员自由拿取办公用品的地方把握存货数值与过去的存货实际业绩比较若数值过小则需要调查大量分配的原因所在4若办公用品是由办公用品负责人进行配用的则将存货量与账簿上的存货量作比较5办公用品负责人将办公用品的收支记在台账上并努力使其与实际的存货量保持一致6办公用品若为日常用具和办公设施附件则盘点时需要调查办公用品所在和破坏状况并且明确办公用品的管理负责人使用部门等7为方便盘点必须在各办公用品上贴上管理序号2整理为了有效灵活利用办公用品就需要对办公用品进行整理1部门办公用品负责人必须使办公用品处于随时可供使用的状态2将使用与不使用的办公用品分开并将不使用的办公用品可向上返还到特定场所3将物品放到该放的地方并且摆放时要注意今后便于拿取4办公用品的维护管理需要确立及早发现故障进行修理的体制要从使用者手中确实收取办公用品的使用报告时常把握有关办公用品的信息要制定一定的修理制度以便发现故障时按故障程度及时与有关人员联系当工作人员开始使用办公用品后若初次发现办公用品有故障要与办公用品负责人联系由办公用品负责人决定对工作影响最小的对策a可使用代替品b或由办公用品负责人修理c或由生产厂家的修理负责人修理d或交由修理业者修理e或者废弃对于可能给工业造成重大影响的需要定期进行检查和保养以免发生故障若有必要可事先准备代替品为了工作人员有效利用办公用品特殊的用品必要时可由办公用品负责人指导其办公用品的使用方法管理工具1公司事务用品管理规定第一章购买第一条主管为了统一限量控制用品规格以及节约经费开支所有事务用品的购买都由事务用品管理员统一负责第二条订购数量根据事务用品库存量情况以及消耗水平向主管科长报告确定订购数量如果事务用印刷制品需要调整格式的话或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话也一并向主管科长提出调整印刷制品格式必须由使用部门以文书形式提出正式申请经企划部门审核确定大致的规格纸张质地与数量然后去专门商店采购选购价格合适格式相近的印刷制品第三条采购方法如果事务用品库存不多或者有关部门提出特殊需求在这种情况下按照成本最小原则选择直接去商店购买或者订购的方式第四条订购单各部门申请的事务用品中如果包含着需要订购的事务用品的话申请部门还必须另填一份订购单经事务用品管理部门确认后直接向有关商店订购事务用品管理部门必须依据订购单填写订购进度控制卡写明订购日期订购数量单价以及向何商店订购等等第五条追踪按订购单以及订购进度控制卡检查所订购事务用品在预定日期送到与否实施追踪第六条接货所订购事务用品送到后按送货单进行验收核对品种规格数量与质量如果没问题就在送货单上加盖印章表示收到进而在订购进度控制卡上作好登记写明到货日期数量等等第七条支付收到事务用品后对照订货单与订购进度控制卡开具支付传票经主管科长签字盖章作好登记转交出纳科负责支付或结算第八条分发事务用品原则上由总公司统一采购分发给各分事业单位和部门如果有特殊情况允许各营业所或分厂分店在提出事务用品购买申请书的前提下就近采购在这种情况下事务用品管理部门有权进行审核并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据第二章申请与分发领用第九条申请手续各科的申请书必须一式两份一份用于分发事务用品另一份用于分发领用事务用品台账登记在申请书上写明所要物品数量与单价金额第十条分发手续1接到各分事业单位的申请书两份之后进行核对并在申请受理册上作好登记写上申请日期申请单位用品规格与名称以及数量再填写一份用品分发传票给发送科2发送科进行核对后把申请所要全部用品备齐打包通过邮局寄给分事业单位3用品寄出后作好登记写明寄送日期品名与数量等一份申请书连同用品发出通知书转交用品管理科记账存档另一份作为用品分发通知连同寄出包裹一起返回各分事业单位第十一条报废处理对决定报废的事务用品要作好登记在报废处理册上写清用品名称价格数量及报废处理有关事项第三章保管第十二条填写台账所有入库事务用品都必须一一填写台账卡片第十三条保管必须清楚地掌握事务用品库存情况经常整理与清扫必要时要实行防虫等保全措施第十四条盘存事务用品仓库一年盘点两次6月与12月盘点工作由科长负责盘点要求做到账物一致如果不一致必须查找原因然后调整台账使两者一致第十五条印刷品与纸张管理印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准领发多少随时记账进行加减计算出余量一旦某批消耗品用完即写成书面报告递交主管第十六条持有量调查必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品主要指各种用纸与印刷制品作出调查调查方式是每月5日就前一月领用量使用量以及余量未用量作出统计向上报告事务用品管理科对报告进行核对检查各部科所报统计数据是否与仓库的各部科领用台账中的记录相一致最后把各报告分部科进行编辑保存第四章监督与调查第十七条调查科职责1对总公司各科室进行调查核对用品领用传票与用品台账核对用品申请书与实际使用情况核对用品领用台账与实际用品台账2对分事业单位调查同前第十八条部长职责1核对收支传票与用品实物台账2核对支付传票与送货单据第十九条科长职责1核对各类科目收支台账2检查各类科目实物台账管理工具2公司事务消耗品管理规定第一条事务消耗品是指文具纸张账本及其他印刷物品由于这些物品多用于企业事务运营所以称作事务消耗品另外这些物品经常使用并消费掉价值较低属于低值易耗品第二条事务消耗品在任何情况下只能粗略管理只能在总体上大致规定一年万元总额各部门及有关人员必须自律避免浪费为此制定本规定对事务消耗品进行管理第三条事务消耗品的购买与管理由工程科负责下设保管员处理领用事务各主管领导严格把关第四条工程科必须把握事务消耗品在正常情况下每月平均消耗量以及各种消耗品的市场价格消耗品的最佳采购日期在此基础上确定采购量与采购时间以最小的采购量满足日常事务运营在消耗品上的基本需求第五条对于特殊场合所用的特殊事务用品使用部门必须先提出书面申请工程科据此进行必要的调查后准予采购如果一次采购价格总额超过万元必须经主管领导同意有时必须请示总裁第六条在订制各种账票时如果需要改动原格式或者重新设计新格式使用部门的主管必须起草正式文件或方案若有相关部门则需要一式多份送交工程科并附上委托订制或订购申请单在这种情况下工程科必须在其责权范围内进行审核包括审核新格式是否合适订购数量是否合适以及新格式的适用性与时效性等等如果通过审核还必须就是否由本公司自行复制或复印还是委托外部进行印刷等问题与申请部门进行进一步协商如果总额超过百元或者事关重要或重大有必要请示部门经理乃至总裁作出抉择第七条向事务科领取事务消耗品时必须填写申请书写明申请年月日使用场所部科名称以及物品名称与数量同时申请者以及主管必须加盖印章或签字即便是一支铅笔也必须填写申请书否则不予领用另外特殊事务消耗品的申请必须填写用途第八条局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用统一由工程科调控与管理使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请第九条工程科必须在填写事务消耗品购进登记簿的基础上对照各申请采购传票在每月末进行统计向部门经理作出报告管理工具3公司文具用品管理办法第一条为使办公文具用品管理合理化满足工作需求又节省费用特制定本办法第二条本办法将办公文具分为消耗品管制消耗品及管制品三类分列如下消耗品铅笔刀片胶水胶带浆糊大头针图钉曲别针橡皮筋口取纸笔记本复写纸卷宗便条纸信纸橡皮夹子印油圆珠笔钉书钉等管制消耗品签字笔白板笔萤光笔修正液电池横格纸等管制品剪刀美工刀钉书机打孔机大型削笔器算盘钢笔打码机日期章计算器米尺印泥印台等第三条文具用品分为个人领用与部门领用两种个人领用是应由个人使用保管的用品如铅笔胶水橡皮米尺部门领用是本单位共同使用的用品如打孔机大型钉书机打码机第四条消耗品可依据年领用量经验估算等设定领用限制基数并可随部门或人员工作性质的改变适时调整第五条管制消耗品应限定人员使用自第三次发放起必须以旧换新但纯消耗品如横格纸不在此列第六条管制品应由各使用单位造册登记建立保管人和移交手续如有损坏可以旧品换新品如遗失应由责任人或部门自购赔偿第七条每月25日由各部门提出文具用品请领单交管理部统一采购次月1日发放但请领管制性文具不以上述时间为限第八条由管理部为每单位设立文具用品领用记录卡统一装订成册于领用文具时分别登记以控制文具消耗第九条文具是为公务活动提供严禁取回家私用第十条文具由管理部向文具批发商采购有采购不易或耗用量大者可酌予库存特殊文具经管理部同意可由使用单位自行采购第十一条新进人员到职时由各单位向管理部提出文具申请单领文具并列入领用卡人员离职时应将剩余文具及列管文具一并缴交管理部第十二条印刷品如信纸信封表格除特殊用项者外其印刷保管均由管理部承担管理工具4公司办公用品发放制度第一条公司各处室应本着节约的原则领取使用办公用品第二条各处室指定专人管理办公用品第三条各处室于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室办公室于每月6日前一次性发放各处室所需办公用品第四条采购人员根据计划需要采购进货保证供应第五条办公用品入库和发放应及时记账做到账物相符第六条任何人未经允许不得进入办公用品库房不得挪用办公用品及其他物资库房要做到类别清楚码放整齐第七条加强管理和消防工作防止失盗失火管理工具5申购办公设备工作规范一办公设备日常管理的要点1根据部门现有人员数量业务量及性质现有同类资产数量及使用情况判断所提出申购请求是否合理并为主管审批提供参考意见2跟踪采购过程保证采购的正确性和到货的及时性3所有领用的物品包括申购和调拨物品都应及时录入办公设备管理数据库对于固定资产类还应妥善保存固定资产卡片底联4要对办公设备的存放地点及存放方式进行不定期的检查避免出现火灾盗窃等事故5对于贵重资产的转移行为需判断是否必要合理并将实物与原始记录相核对保证其配置完整状态良好6检查资产转移表填写是否完整是否经过相关领导的签字确认妥善保存纸面的转移表并在办公设备管理数据库中进行相应地更改7对于闲置资产应主动退库以便调拨使用提高资产利用率8办理资产清退手续之前应首先核对原始记录找齐所有配件对于丢失损坏的现象应及时报相关部门处理退库后妥善保存原始凭证并在数据库中做相应地修改二根据需求申购办公设备1公司现有的申购种类一般非生产物料申购框架采购自行采购应急库存申购2编码查询数据库的操作略3填写非生产物料申购电子流时应注意的事项1如果申购物品有项目编码不要改变各栏目内的原值2若无项目编码直接填写项目描述保持该项目编码为无3如果要求交货地点不是申购人办公地点请务必在备注栏注明交货地点4办公设备非生产申购的主要流程申购人填单部门计划员汇总部门主管审核计划处计划审核采购部分单采购员认证申购人计划员确认计划员生产PR采购员生产PO库房到货三跟踪申购请求的执行情况1办公设备申购的监控点填写单据申购汇总认证跟踪到货查询2申购问题反馈投诉方法行政采购中心特成立了投诉受理中心并设立了投诉热线和投诉电子邮箱受理中心受理人ID投诉热线888投诉电子邮箱行政采购中心采购文件投入处Email管理工具6领用办公设备工作规范一及时查询到货信息到货查询一般可查询收货管理系统电子流其中的到货公告内容内可查询到近期到货公告领货信息以及应急物品库存信息二领取及发放办公设备1领货主要流程秘书查询到货秘书填写相关单据秘书签字确认申购人凭单领货2领货操作的主要监控点1定期查看到货信息2正确填写相关单据3相关人员签字确认4亲自领取委托代领5领用核对问题反馈6及时录入资产台账3非生产申购电子流申购的办公用计算机提货注意事项通过非生产申购电子流申购的办公用计算机便携机工作站服务器软件等物品在收货过程中由行政部核对物品包装标识和送货单的一致性没有经过开箱通电验收因此请提货人在提货时须注意以下事项1到库房提货时提货人必须在现场确认物品数量及附属物品的正确性因提货人未开箱清点导致少货时责任由提货人自负特殊情况如属批量性申购原包装物品可不进行开箱验收提货后再组织使用人开箱验收并将验收异常反馈行政部发货人员2如行政部组织供应商或自己送货到申购部门时收货部门资产管理员须在收货后3个工作日内组织使用人按照提货单的配置进行配置和性能验收并将验收异常邮件反馈行政部发货人员4公司行政用电脑验收标准及注意事项1包装箱外观检查外包装箱无严重破损上下封口没有被开启过的迹象2封箱胶带检查封箱胶带无破损或被撕开痕迹3主机箱的检查主机后的激光防伪标签无破损或被撕开痕迹螺钉齐全如用户在领用电脑时发现包装箱封箱胶带有破损或被开启过痕迹请不要自行打开包装而应通知相关人员待工作人员前来判断三建立资产台账及时更新数据固定资产卡片回收应注意1资产使用部门领用资产后必须于5个工作日内将固定资产卡片填写完整投递给资产核算处2如果领用部门未能在5个工作日内填写好固定资产卡片则资产核算处以邮件形式通知提货人和资产管理员后暂以资产管理员为资产使用人做账务处理待收到固定资产卡片或资产转移表后再办理资产转移3各部门的资产管理员需及时了解资产的使用状况填写固定资产卡片确保资产及时入账管理工具7办公设备日常管理工作规范一常用办公设备的日常使用1打印机的使用1打印机常见故障处理方法卡纸卡纸打印机经常见出现的问题就是卡纸出现卡纸后不妨按下面两种方法检查打印机在正常使用的情况下使用合格的纸张激光打印机是不容易卡纸的但是公司提倡重复用纸往往要求打印纸正反两面都要使用这样就很容易造成卡纸而且公司的打印机打印负荷都较重如果长时间使用而不清洁打印机这样打印机内积累的碳粉越来越多不光是容易造成卡纸而且还易损坏打印机当发生卡纸时可先取出硒鼓观察纸卡在什么地方然后尝试着将其取出卡纸大部分发生在激光打印机加热组件部分即出纸的地方可以用手将打印机后部的绿色的扳挚向上按然后慢慢取出卡纸千万不可用蛮力去撕这样很容易损坏定影膜而且留在打印机里的纸更不易取出另一种情况是纸张总是停在固定的位置故障现象和卡纸一样但纸张并未被卡住可轻易取出这可能是纸张传感器故障造成的需维修相应的传感器打印机与电脑不能连接可能是打印电缆没有正确的连接检查打印电缆连接是否牢固也可能是带电插拔烧坏了激光打印机的电路板或者是计算机的并口千万不可带电插拔打印机电缆这样很容易烧坏激光打印机的电路板这种情况通常称为人为损坏需由个人承担维修费用硒鼓的使用问题打印的字迹很淡一般是打印机硒鼓已快用完该换鼓了所有的纸张均在相隔78厘米左右出现相同的黑点或黑线硒鼓表面被损坏或介质疲劳达到使用寿命必须更换硒鼓2小锦囊节省碳粉的方法在打印机的属性中选择有些打印机硬件配置中有一页打多页的功能在属性中可以选择另外打印Freelance文档时采用黑白调色板比彩色调色板位置在页面下方的工具栏内点中黑白调色板即可的打印速度会快很多也较节省碳粉2传真机的使用1公司主要应用的型号CanonPanasonic等2使用方法首先将传真件内容面面向传真机摆放入传真机送纸口然后拿起听筒像拨电话般拨出传真号码先听到如同电话的等待音接着当有规则的杂音传出后即可按发送按钮发送对方有人接听请告之需发送传真请对方给信号当有规则的杂音传出后即可按发送按钮传真完毕传真机会提示transmitingok其他操作详见操作指导书3一般故障卡纸的处理按传真机机面两旁的按钮打开传真机机盖取出卡纸不能排除的故障请打电话维修4使用注意事项及时放纸及更换硒鼓定期清洁维护5锦囊传真机也可以用来复印但要控制数量一般不超过三张只要连续按两下发送键就可以3复印机的使用1公司主要应用的型号CannonNP3050CannonNP62414050等只有清楚机型才可以正确申购相应的碳粉2操作注意事项复印机必须预热58分钟才可以使用打开复印机盖门关回时力气不要过大复印时如原稿上的涂改液未干或有胶水须干了后再复印给纸盒加纸时先把纸打散避免出现卡纸及带白纸的现象不要使用受潮的纸张复印避免造成复印不清晰除正式合同及特殊说明外请尽量双面复印用完之后要复位并按暂停健以节省能源3常见故障卡纸的处理卡纸后查看复印机提示的卡纸部位首先打开机箱正面箱盖扳下左右两个螺杆臂看底部是否存有卡纸然后打开左右两箱门检查入出纸口部位是否存有卡纸有时卡纸还可能堵在存纸盘处需仔细检查将卡纸拿出然后依次将两螺杆复位先闭合左右两箱门再闭合正面箱盖复印机恢复正常工作4小锦囊双面复印的设置头对头尾对尾4投影仪的使用1公司目前主要类型EPSONEMP系列LPF4200LPF43002数投的使用具体请参见各类型号数投的说明书特别说明的是与台式电脑主机相联显示器不工作图像直接投影出来与便携电脑相联便携机显示屏及投影图像可同时显示3常见问题一切连接好后没有图像出现的处理以LPF4200为例检查信号线是否连接好选择inputselectorbutton按键使信号线的连接与按键选择一致如果是便携电脑可选择FnF4切换图象但不同的便携其图像切换的按键不同比如还有可能是FnF5FnF2等可随意试一下4使用中注意事项关闭数投时应先关闭控制面板上的电源开关再关闭背板上的电源开关对于EPSONEMP500系列的数投只有控制面板上有电源开关关闭电源后要待散热后风扇停止工作后再切断电源装箱二及时处理资产的转移清退报废15S的定义整理整顿清洁清扫修养25S在实际工作中的不良表现1办公室布置不当2工作人员仪容或穿着不整3机器设备摆放不当4文档管理混乱5机器设备保养不良6办公用品随意摆放7工作人员座位或坐姿不当35S的管理特点循序渐进全员参与45S管理的效能提升企业形象提升员工归属感减少浪费保障安全提高工作效率保障产品质量5办理调拨办公设备手续注意事项1固定资产卡片须使用人亲笔填写2自调拨审批通过之日起7天内应从库房提走货物超期则不予以保留将重新安排调拨三维护各类办公设备的正常使用状态1办公设备维修服务应该清楚各类办公设备的维修服务电话及地址一旦有故障出现即可电话通知上门服务2定期盘点根据公司要求处理盘点结果1公司固定资产盘点流程2办公设备盘点主要监控点3提前准备原始台账4详细清查不漏不重5账物核对判断盈亏6发现问题及时反馈管理工具8办公设备管理及费用报销标准内容一概述办公设备管理及费用报销主要讲述了在日常行政工作中如何规范高效地处理这两类业务并提供如何有效管理的思路简单地说办公设备管理工作主要围绕办公设备的日常申购管理和使用的工作过程介绍了相关的规章制度和经验之谈而费用报销工作则主要围绕报销环节中的填单审单单据报销和后续跟踪的过程对其涉及的公司管理制度文件和流程文件及一些注意事项作了介绍下面请先了解一下标准的具体内容在本文的第三点将把标准内容中涉及的必备知识一一向大家作详细介绍二标准内容1根据需求申购办公设备1监控各办公设备的日常使用情况2根据需求申购办公设备3跟踪申购请求的执行情况2领用办公设备建立资产台账1及时查询到货信息2领取及发放办公设备3建立资产台账及时更新数据3办公设备的日常使用管理及盘点1常用办公设备的日常使用2及时处理资产的转移清退报废3维护各类办公设备的正常使用状态4定期盘点根据公司要求处理盘点结果4报销管理1及时准确地处理部门费用及差旅费报销2跟踪报销结果处理报销异常三必备知识范围1部门的申购流程规定2公司的紧急申购流程3申购电子流的使用方法45S管理5网上到货信息的查询方法6部门关于领货流程的规定7常用设备的相关信息8公司固定资产管理规定9部门关于资产转移清退报废的规定10固定资产查询系统的使用方法11公司报销相关规定四办公设备管理与费用报销当工作中涉及办公设备时它作为实体存在部门中除了对其使用现状掌握外还需要了解办公设备的申购日常管理含转移调拨退库和盘点等日常使用及简单维护只有了解它从头到尾申购管理使用维护再申购整个闭环过程才算完成了办公设备的管理工作