公司会议管理制度.docx

版 本：1.0 公司会议管理制度 编　制： 审　核： 批　准： 2020. 20. 20 发布 2020. 20. 20 实施 公司会议管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。 第二条 公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。 第三条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，关注会议议题及与自身相关事务相连接。并严格遵守执行会议的各项决定。 第四条 会议按类别、内容不同由相关部门组织，并做好会议管理。 第五条 本制度适用于公司所有部门。 第二章 会议类别 第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层管理会议、财务分析会、生产经营分析会议、营销中心内部管理会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。 第七条 专题会议指公司经营管理、营销战略、市场管理、生产管理、安全管理、质量管理、财务成本专题、预算管理、合同评审等会议。 第二章 会议的组织管理 第一节 总经理办公会 第八条 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产、经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就营销、财务和产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。 第九条 总经理办公会议原则上每半月召开一次。特殊情况可临时召开。 第十条 总经理办公会议由公司总经理主持，公司经理级以上管理经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。 总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门责任人列席。 第十一条 总经理办公会由公司行政人事部通知、记录和整理纪要。 第二节 中层管理会议 第十二条 中层管理会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。月度、季度、年度财务分析会议是其中一项重要会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司经营中的生产、营销、市场、财务管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层管理的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。 第十三条 召开中层管理会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司各部门主管级及以上。 第十四条 公司中层管理会议的组织部门由公司行政人事部通知、记录和整理纪要。 第三节 财务分析会议 第十五条财务分析会议是公司对月（季）度生产、经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门有关上月工作汇报和总结，由会议主持人对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。 第十六条财务分析会议原则上每月的第一个周二召开，特殊情况可临时召开。 第十七条 召开财务分析会议由公司总经理批准，财务负责人主持，参加人员原则上为公司各部门主管及以上。 第十八条 公司财务分析会议的组织部门由公司财务部通知、记录和整理纪要。 第四节 生产经营分析会议 第十九条 生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项计划完成情况和制度执行情况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理、原料辅料采购情况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改，不断提升公司管理水平和经济效益；研究解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，研究落实采购、生产、销售等有关工作方案；对总经理办公会、经营分析会各项决议进行贯彻落实，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行具体部署，明确产品销售、原辅料采购的具体方案；分析公司每周的生产成本、生产经营运行质量，提高生产运行水平、降低生产成本、提升管理水平的会议。 第二十条 生产经营分析会议原则上每 召开一次。 第二十一条 生产经营分析会议由公司分管生产的责任人主持，公司经营班子成员及相关部门及生产车间负责人参加。 第二十二条 生产经营分析会议由公司生产部通知、记录和整理纪要。 第五节 营销中心内部管理会议 第二十三条 市场营销例会制度 1、营销会议例会每周一次，由营销总监主持，市场营销部全体人员参加。每周市场营销例会主要包括： (1)传达每周公司例会精神、总经理工作指示、公司营销经营信息； (2)检查销售指标完成情况，评估上周促销活动成效，分析市场拓展情况； (3)每位销售经理汇报上周工作，做销售访问和接近潜在客户的情况，提出工作中的问题； (4)分析处理客户投诉，分析客户的需求，研究新的组合产品； (5)分析、协调、帮助解决销售人员工作中的问题和困难； (6)讨论大型促销活动安排和营销战略方案； (7)营销总监指示下周销售工作重点和任务指标。 2、每日销售例会制度 为提高销售部的工作效率，加强销售工作的动态控制，营销中心须坚持每日例会制度，由市场总监负责主持。 (1)、每日召开一次销售例会，时间安排由部门根据实际需要定，一般有每日早会、每日晚例会。早日例会由部门经理主持； (2)、每日晚例会，汇报当日工作、走访客户情况、反馈市场信息、客户意见并就当日所遇问题及时向负责人请示，部门能够解决的问题，应及时解决，不能解决的问题，向营销中心请示，尽量在24小时之内解决。 （3）、和同事一起分享销售拜访的经验，分析不足，共同提高出访质量和效率。 （4）汇报当日完成工作指标状况。 第二十四条 公司营销中心内部管理会议原则上定于下班前半小时召开。 第二十五条营销中心内部管理会议由市场总监主持，参加人员原则上为营销中心各部门主管及以上人员。 第二十六条营销中心内部管理会议具体由公司营销中心通知、记录和整理纪要。 第六节 专题会议 第二十七条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的市场、销售、生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案；分析、研究近期经营管理、成本管理、销售管理、营销战略、质量管理、安全管理、环境管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。 第二十八条 公司有关市场、销售、生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目等方面的专题会议每月至少召开一次。 第二十九条 专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理（总助）主持，公司各职能部门的相关负责人参加。 第三十条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。 召开专题会议流程：提案人提出存在问题确定召开专题会——总经理审批——确定会议时间——总经办通知参会者——提案人主持会议——文员摄像并笔录——确认任务----确认任务完成时间----会议结束——文员整理记录资料、填写专题会议报表——文员以提案人名义下达任务到责任人——同时上报提案人和人力资源部门监督——完成材料交给提案人——提案人反馈任务完成结果点评后交人力资源部——人力资源部考评效果反馈至总经理及财务中心核算。 第三十一条 实施细则及要求： 1）提案人提出召开专题会议应该注意： A、明确召开专题会议目的，及时与总经办沟通； B、提出需要解决的问题和解决方案； C、说明需要有关部门配合借助的资源。 D、说明工作进程，具体时间。 2）会议准备工作：包括会议地址、电脑、投影仪、摄像机、会议记录本等，要及时完备，保证会议按时召开。 3）提案人不按流程要求进行，总经办不予办理安排会议。 4）相关的处罚规定： A、专题会议后，指定记录人员没有及时整理专题会议记录，填写任务表，罚款50元。 B、专题会议结束后1个工作日内，由营销中心助理将此方面的内容整理成《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送总经办备案。没有把任务下达表反馈给提案人和其他相关责任人的的罚款100元。（如专题会为下午的，因在第二天下班前发出，遇公司假日顺延至上班时间）。 C、没有进行任务确认，责任人未签字的罚款10元。 D、营销中心跟踪不到位的，不及时提醒罚款10元。 F、在专题会议执行中，发现责任人没有执行，罚款100元，并且根据造成的后果严重程度继续追加罚款。 G、营销助理没有将任务完成追踪结果反馈给总经理和提案人的，一次处罚人民100元，造成连带责任的加倍处罚。 第七节 部门日常管理例会 第三十二条 公司所有部门负责人必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。 第三十三条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻股份公司及公司会议、文件及负责人指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如PDCA循环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。 第三十四条 部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管负责人参加。 第三十五条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。 第八节 对外接待会议 第三十六条 对外接待会议包括但不限于如：政府机关、上级负责人、客户等来公司检查、指导、重要业务事项洽谈等工作的会议。 第三十七条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理（总助）接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管总监级以上或者指定人员接待。 第三十八条 对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作。 第九节 其他会议 第三十九条 公司后勤会议、管理综合会、职代会（工代会）、董事会、监事会及团队研讨等其他会议，可根据实际或部门职责由公司有关部门对应组织。 第三章 会议的组织、管理和服务 第一节 会议的组织 第四十条 会议的批准 （一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管负责人批准，公司级大型会议须经总经理批准。 （二）本制度已列出的会议按照规定程序执行。 第四十一条 涉及公司多个部门共同召开并有公司负责人参加的会议，由会议主要牵头部门与行政人事部联系，备案会议情况；需行政人事部协调安排的，由办公室统一安排。 第四十二条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及