痕迹化管理.doc

痕迹化管理是在各种管理工作过程中从时间和管理内容方面不留间隙或空白死角的缜密的工作记录包括交接班记录和留下证据痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的文字图片实物电子档案等资料可以有效复原已经发生了的生产经营活动实行痕迹化管理就是让所有的日常活动都留下印迹可供日后查证痕迹管理过程通常情况下单位要做什么事都需要首先通过办公会议或专题会议研究决定接下来再走审批流程和业务流程管理层是日常工作的决策者普通员工只是具体事务的执行者因此查具体某一个工作活动是否规范很大程度上取决于管理层履职是否规范管理层在履职过程中会留下各种各样的痕迹痕迹记录着管理层履职的全过程会议记录真实反映每一个管理者的发言表态和会议决定各类报支单据和业务报表合同等也真实再现管理层批办意见管理者可以通过痕迹对比纠正错误弥补不足改进管理方法和艺术提高成效和水平在各项检查过程中检查组更要借助痕迹来考察管理层的管理过程方法效果与艺术评价一个单位管理的优劣因此痕迹化管理不仅是管理者自身提高管理艺术和方法的需要也给各项检查留下了可供考察评估佐证管理的旁证材料因此运用指令要特别注意以下几个方面1要适当和谨慎运用指令不得超越被授权范围发布指令2不得超越本人的岗位职责范围发指令3不要轻易发建议性指令所谓建议性指令是越出职权范围以外带有咨询性质的指令4不要用指令来炫耀自己的权威其害有三一是容易引起对方的反感出现问题难以沟通二是对方为避免下达不利的指令而曲意奉承酿成不正之风三是这种威吓容易使对方文过饰非使你看不到真相特别是对于问题容易留下隐患5指令要讲求实效对方容易接受执行起来也有效果准确性请注意以下四个方面事实材料要准确事实材料是下指令的依据因此必须准确无误真实可靠要作到这一点必须深入实际加强巡检获得可靠的第一手资料当需要应用第二手资料时一定要慎重核实不要随意引用也不能凭记忆更不能道听途说这样都是容易出差错的分析判断要准确对发现的问题分析判断要准确运用指令要准确指令是对接受方的指示一定要准确不然易引起抵触与反感不利于问题的解决语言要准确语言不准确就不能很好地表达你的本意词义模糊用词不当句子成分不完整或滥用修辞等都会影响指令的表达效果指令要具备以下几方面1鲜明性指令一定要态度鲜明一是一二是二决不含糊质量不合格要返工的一定要指令返工进度滞后于计划需要调整的就得指令调整决不能模棱两可2时效性指令的时效性很强有时还要争分夺秒不得贻误特别是对于安全质量问题如不及时处理延误时机可能会酿成事故因此管理者要有敏锐的观察力和较高的工作效率不能反应迟钝办事拖沓3简洁性指令一定要用最简洁的语言寥寥数语说明情况指出问题显示旨意也就是我们常说的言简意赅言简与意赅是辨证统一的言简而意不赅就是苟简意赅而言不简就是繁沉这两种情况都是要不得的因此指令一定要写得语言精练表现力强4口语指令下达口语指令时应做到态度鲜明语气坚定语义明确语句简单语音铿锵表现出一种严肃性与警迫感使接受者感到指令的权威使用口语指令有五忌一忌含糊不清叫人不得要领无法执行二忌说话太软叫人爱理不理有令不行三忌商量口气叫人讨价还价大打折扣四忌声色俱厉叫人望而生畏敬而远之五忌粗话脏话叫人厌恶反感嗤之以鼻