文书学

现代办公环境下的档案工作 中文摘要: 当代社会是科技迅速发展的社会,档案工作作为一个与社会密切 相关的事业，更应紧跟时代的步伐，在第三次科技革命的大背景下，充分利用网 络信息技术，实现档案智能化、数字化、信息化，完成从手工操作到科技操作的 转变。在现代的办公环境下完成档案工作，不仅有利于增强档案保管的安全性， 更重要的是能够提高资源的利用效率, 从而促进社会的发展。实现档案的智能化、 数字化、信息化在当代已成为一种趋势，突出表现在档案技术设备的变化， 网络 系统、各类管理软件以及其它办公设备的应用。同时档案工作者也应充分掌握先 进科学技术和过硬的专业技能，进而顺应时代的要求。 关键词，智能化，数字化，信息化， 档案工作者 在科技发展如此迅速的今天,网络信息技术被逐渐应用到档案工作当中, 如 今的档案工作已不仅仅是指档案的收集、整理、保管等工作，而是扩展到一个与 整个社会信息系统密切相关的事业。 远古时代的档案内容简单、记录粗糙并且依 附于书籍，没有形成一个独立的体系。 随着社会的发展档案的内容、形式、记录 方式变得越来越复杂多样， 对档案工作的要求也越来越严苛, 档案工作逐渐向系 统性、严说性方向发展，档案学就应运而生。特别是第三次科技革命以来,现代 信息技术被广泛应用，人们开始置身于电子信息和网络环境之中。 现代社会办公环境更多的是指应用网络、各类管理应用软件、语音及视频以 及其他办公设备如: 复印机、传真机、扫描仪、粹纸机、装订机、投影仪等等- 现代的办公环境使档案智能化、信息化、数字化成为可能。 实际上所请的智能化仅仅是指物化的智能，有具体表现有以下三点: 其一运用 电子计算机实现档案管理的自动化, 计算机在档案工作中主要应用于档案业务管 理、档案编目与检索、档案库房管理和档案部门行政管理的方面; 其二运用计算 机及其相关技术和现代通讯技术实现文件与档案信息资源的数字化及档案传递 的网络化; 其三档案微缩化与档案保护技术水平的提高,利用微缩技术提高档案 信息的检索水平.但档案工作的智能化也引发了一些问题如: 对原件的判定问题， 由于电子文件便于修改、拷贝人们很难对其原始性进行判断，因此,如何认识电 子文件的原始性就成为档案工作者需要进一步思考的问题。另外,目前档案保管 存在这一种两套制的现象, 即为了使电子文件更有保障，而另外制作一套纸质档 案, 如何更好地应对这种现象对档案工作者来说又是一个问题,同时还存在档案  部门职能变化、来源原则等其他问题。 档案信息化如今已成为一种趋势, 所谓的档案信息化指运用信息技术提高档 案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则和新理论，确立网络环 境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会服务。档 案信息化是建立在信息技术基础上的， 因此，档案信息化必须根据信息技术的发 展而动态调查，同时信息技术的广泛应用也产生新的现象,档案网站、数字档案 馆的建设。 档案网站建设是档案信息化建设的重要部分, 它是人们了解档案工作 的平台, 也是档案部门联系社会的窗口: 对于数字档案馆国内外有多种不同的表 述， 大致分为广义和狭义两种。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源 的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群 构成的数字档案馆群体。 狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆 藏档案数字化的工作外，还涉及信息的采集、整理、存储、检索、传递保护、利 用等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建。 档案数字化是随着科技的发展而产生的一种