党政公文处理办法

党政公文处理办法 第六章 发文办理 第二十二条  发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、用印、分发、立卷、归档等程序。 第二十三条  草拟公文应当做到： （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 （二）情况属实，观点明确，开门见山，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。 （三）文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 （四）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。 （五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。 （六）应当使用国家法定计量单位。 （七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 第二十四条 公文由主办部门拟稿人对文件内容和格式确认无误后交本部门负责人审核，主办部门负责人应认真审核是否需要行文，行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门负责人应当主动与有关部门协商，取得一致意见并在设置路径时设置有关部门会签；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门负责人应会同有关部门报请公司分管领导协调或裁定后方可进入流转程序。 第二十五条 公文发文审批流转路径设置为：主办部门（拟稿）——主办部门负责人（核对）——文件管理部门负责人（审核）——主管领导（审核或签发）——单位负责人（签发）——文件管理部门（盖章）——主办部门（分发、归档）。需要会签的文件在“文件管理部门（核对）”后插入需要会签的部门。 第二十六条 进入“公文流转”后，文件管理部门负责人应重点审核公文是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，行文方式是否妥当，行文格式是否符合《党政公文处理办法》的有关规定，涉及其他部门职权范围内的问题是否协商一致，如有明显不符合规定的退回主办部门。 第二十七条 公文进入流转后，主办部门应当及时了解流转情况，确保公文按时发出，发出后要及时掌握办理、执行情况，并向主要领导或分管领导反馈。 第二十八条  上行文由单位主要负责人或者主持工作的领导签发；下行文或平行文，由单位主要领导或者主管领导签发。经签发后的文稿，他人不得擅自改动。如必须改动，须经签发人同意。纪要由会议主持人签发。联合发文由主办单位领导签发。 第二十九条  公文流转到文件管理部门用印时，文件管理部门要对公文进行登记（格式见文件控制管理程序），填写文件字号，同时进行最后复核。 第三十条 发文处理的各个环节—拟稿、核对、审核、会签、审批、签发、盖章、归档等，处理人都要根据所处环节签署相应意见。除领导审核、审批可以只签署“同意”外，其它环节的意见都要有具体内容。 第七章 收文办理 第三十一条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括登记、初审、上传、拟办、催办、批办、承办、立卷、归档等程序。 第三十二条  收到上级或本系统以外单位的来文，公文管理部门应当及时进行登记（格式见文件控制管理程序）并初审，审核的重点是：根据公文事项确定主管领导。收到下级单位上报的需要办理的公文，审核的重点是：根据公文事项确定主管领导，是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。 第三十三条  经审核，对符合规定和可受理的公文，纸质公文扫描成电子版进行公文流转，电子版公文直接进入公文流转程序。 第三十四条 公文收文流转路径为：文件管理人员上传——文件管理部门负责人提出拟办意见——主管领导批示——文件管理人员根据领导批示插入承办部门落实情况——办公室分发、归档——文件承办部门办理、存档。 第三十五条 文件管理部门负责人应根据收到文件的内容和领导分工，提出拟办意见，送相关主管领导阅批。 第三十六条 主管领导在收到上级、各单位或本系统以外单位来文时，要根据文件内容结合领导分工及各部门业务分工办理批阅。文件批阅要明确阅知范围，提出管理要求，落实承办、审核、存办部门。 第三十七条 承办部门收到交办的公文后应根据部门分工，及时落实部门承办人员及办理方案，并对文件涉及办理的内容及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当附注理由并及时退回交办的文件管理部门。 第三十八条  办理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导或主要领导协调或裁定。 第三十九条 送主管领导批示或者交有关部门办理的公文，文件管理部门和业务部门的专兼职文书人员要负责催办。 第四十条  公文管理部门要确定文件管理人员，负责收文处理工作。 第四十一条 收文处理流程的各个环节，处理人都要签署意见，具体要求同本办法第三十一条。 第八章 公文存储 第四十二条 公文存储就是将处理完毕的纸质版和电子公文收集、整理、分类、保存、利用的过程。 第四十三条 公文存储要保障公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于公文的科学保管和长期有效利用。 第四十四条 电子公文应当存储到本部门文件管理人员的电脑硬盘上，并在每季度末将本季度公文复制到移动硬盘一份。 。。鹏第四十五条 电子公文要按照本单位发文和上级单位或者外来单位来文两大类分类存储。本单位发文又分为党群发文、行政发文、网络电报、下级单位来文（请示）、其它（会议纪要、发外单位的函）五类，其中党群和行政发文分别再按发文部门进行分类。上级单位或者外来单位来文按照来文单位分为运管公司、集团公司、中国铁路总公司、铁路局。运管公司、集团公司来文按文件、网络电报和其他划分为三类，并分别按部门进行存储，中国铁路总公司、铁路局文件存储方式由各单位自定。 第四十六条 电子公文在分类存储时，要设置相应的文件夹，并在本单位发文和上级或外来单位来文两个文件夹中用Excel表格建立文件目录。在表格中可使用多个工作表，分别命名进行区分。文件目录主要有序号、文件字号、文件编号、文件名称、发文日期、备注几项构成。 第四十七条 建立的文件目录使用超链接。在超链接时，文件目录的文件名称超链接到文件的位置。如果是有附件或者批阅单的文件，超链接到文件所在的文件夹上。 八十十一第四十八条  收到纸质公文扫描完成后，文件管理部门即可对纸质文件进行整理、保存，同时要将扫描后经过流转的有主管领导审批意见的电子版文件下载保存，年底统一归档。 第四十九条 电子公文一般应当在办理完毕后要及时保存，不能有遗漏。文件保存内容包括：各级领导的批示、文件以及文件的附件。 第九章 公文归档 第五十条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。 第五十一条  公司各部门负责本部门文件的整理(立卷)，并按照《关于印发<中铁电化运管公司档案管理办法>的通知》（电运办〔2014〕3号）的有关规定向档案管理部门移交。各单位的文件由各部门负责整理(立卷)，并按照《关于印发<中铁电化运管公司档案管理办法>的通知》（电运办〔2014〕3号）的有关规定向档案管理部门移交。每份文件除保存电子版外还要打印出一份纸质文件进行保存。收到的外来文件由收文单位办公室负责对文件整理(立卷)，并按照《关于印发<中铁电化运管公司档案管理办法>的通知》（电运办〔2014〕3号）的有关规定向档案管理部门移交。 第五十二条  文件管理部门要保证纸质文件和电子版文件齐全、完整，与文件登记记录相符。 第十章 公文管理 第五十三条 公文流转、存储、归档均使用即时通OA办公平台系统。 第五十四条 公文中规定的实施日期，视作公文产生效力时间，即公文自实施之日起生效。 第五十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第五十六条 不具备归档和存查价值的纸质公文，经过办公室主任、发文部门负责人共同鉴别后可以做“作废保留”和“销毁”处理。 第五十七条 销毁公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。同时对销毁的公文进行记录（格式见文件控制管理程序）。 第五十八条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第十一章 考核管理 第五十九条 各单位应严格按公文种类对应的公文格式办理发文，并遵守公文行文规则的有关规定。对出现文种与格式对应错误、违反行文规则的发文单位要进行严肃考核。 第六十条 收到上级或本系统以外单位涉及工区的来文时，主管领导在批示时要根据来文内容对文件办理进行严格要求和把关。确需工区了解、执行和保存的文件发至工区，其他文件一律由本单位相关部门负责具体办理。各单位对涉及工区文件的批阅，要制定具体批示要求。未建立具体批示要求的、出现超范围批示的，在考核中要加重考核。 第六十一条 公司要重点抽查各单位发往工区的文件批示，有不按要求超范围发到工区的情况，要通报批评并严厉考核。 第六十二条 公文流转时间严格控制在48小时内完成，超出48小时的要有具体说明。 第六十三条 文件管理人员在分发文件时，要严格按照领导批示的范围发送，不得擅自增减发送范围。 第六十四条 各单位收发文流程中的各个环节都要签署相应意见，出现未表态或意见内容与环节不符的，办公室应将文件退回拟稿部门重新进行流转。 第六十五条 管理体系文件编制依据和引用文件发生变化时，要执行《中铁电化运管公司体系文件管理办法》（附件3）的规定，未做相应变化的，列入考核内容。 第六十六条 管理体系文件发布后，各部门要及时将本部门体系文件上传到即时通规章制度中，各单位办公室负责对本单位文件上传的监督考核工作。 第六十七条 文件管理部门每半年发布一次有效文件版本清单。涉及质量管理、职业健康管理、环境管理的文件清单由主管部门定期发布，并动态管理。公司办公室负责监督检查（检查记录表格式见文件控制管理程序）。清单格式如下图。 第二章　电子公文收文办理 第十条 电子公文的收文办理是指对收到或经转换生成的电子公文的办理过程，包括收文登记、审核、拟办、催办、批办、传递、承办、归档等程序。办理流程见附件。 第十一条 公司与各单位之间，原则上应采用电子公文形式互相传递文件。 第十二条 凡接收到的电子公文，应由文件管理部门文件管理人员对公文的发送单位、公文的内容和体例格式等进行审核，并对电子印章进行验证与识别，确保所接收电子公文的完整性、真实性、有效性。 第十三条 对收到的外来质纸公文，除超长文件或有专门规定的文件外，应通过扫描等方式转换为电子公文在网上办公系统流转处理，纸质文件转换为电子公文，应采用通用文件格式，并在确保完整、清晰、准确的同时，尽量压缩数据量，以便满足网络流转需要，提高电子公文处理速度。 第十四条 对收到的外来电子公文，应由文件管理部门文件管理人员按规定编号、登记，并通过公文流转程序发送分管领导批示，并根据领导批示意见转交有关部门办理。路径设置一般是：文件管理人员（拟稿）--文件管理部门负责人（拟办）——主要或主管领导（审批）——文件管理部门（转承办）——承办部门（签署意见）——文件（办理）——文件（归档）。 第十五条 送交公司领导批示的电子公文，应严格按照领导批示内容分发、办理。需有关部门直接办理的紧急公文，应在报送领导的同时分送有关承办部门。凡由两个以上部门共同办理的电子公文，应当明确主办部门和协办部门，避免职责不清、拖延误事。 第十六条 领导批示到承办部门办理的上级文件、外来文件和下级单位来文，由承办部门按领导批示要求办理。 第十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见并指定办理部门；没有请示事项的，审批人通过即表示已阅知，并明确存文部门。 第十八条 各部门应明确兼职文件管理人员，具体负责电子公文的接收、传送及催办工作，确保对接收的公文认真、及时办理。对不按要求接收或办理电子公文的承办部门，文件管理部门文件管理人员要负责催办、督办，防止漏办或延误。 第十九条 电子公文办理完毕后，应先行归档到文档服务器，统一保管、存储，以防散失。一般情况下，文件的处理完成不能超过2个工作日。紧急公文，应当按照要求时限完成。办理完结的电子公文，应及时执行归档命令，按照要求完整归档。 第三章　电子公文发文办理 第二十条 电子公文发文办理，是指通过网上办公流程制发本单位电子公文的过程，其办理程序应严格按照纸质文件相关规定执行。 第二十一条 除涉密公文外，各部门主办起草的公司文件，应通过公司OA办公系统公文流转在网上流转办理。公文流转路径设置一般是：主办部门（拟稿）——主办部门负责人（审核）——文件管理部门负责人（审核）——主管领导或主要领导（签发）——文件管理部门文件管理员（盖章、填发文字号）——主办部门（分发