[精品]公文写作与公文处理：公文拟写的步骤与方法

公文写作与公文处理: 公文拟写的步骤与方法 公文拟写的步枝与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及 其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。 公文的拟写通常按以下步骤进行。 、明确发文主目 任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要 天清楚发文的主生，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容: 1文件的中心内容是什么? 比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在 问题，下一步的打算，再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等- 2、根据文件内容，准备采用什么文种? 比如, 汇报工作情况，是写专题报告还是写 情况简报; 针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规 定性质的通知等。 3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还是向下级所属 单位介绍和推广工作经验; 是给领导干部、有基部门工作人员阅读，还是向全体干部或 人民群众进行传达等。 4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是 要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等- 总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只 有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。 二、收集有关材料，进行调查研究 发文的目的和主题明确以后, 就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究， 当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟 写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不 需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主虽之后，稍加考虑就可以提笔写 作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具 体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳; 或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、 进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关 材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程， 就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得  正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的 文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。 怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢? 一是收集和阅读有关的文字材料: 二 是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国 家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总 结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年 的中心任务，上级要求，本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么 潜力; 研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟 写一个全面的工作总结, 需要查阅原订的工作计划，上级机关和颁发的主要的领导性文件， 这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件，本 机关的大事记等;请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作 体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分 析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等 总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的 素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上 升到理性认识。 三、拟出提纲，安排结构 在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提网是所要拟写文件的内容 要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通得安排、胸有成竹， 使写作进展顺利，尽量避免半途返工。 提网的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅 不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要 分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往带要拟出比较详细的提纲，包括文 件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具 体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敬。当然，需要集体讨论 或送给领导审阅的提纲又当别论了。 拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集 体讨论研究和修改，使提纲益球完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写 作提网，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。 四、落笔起草，拟写正文 结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要  注意两点。 1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。 运用 材料要能说明问题，做到材料与观点一致- 行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而 非，如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻 误工作和造成不应有的损失 有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。 而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题, 不了解发文的意图， 特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。 观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例 如，并明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、 值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么 后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性 和必要性，就有必要恰当地运用一些共体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简 报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到 交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的 文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。 我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁， 使材料能够说明观点，并具有上典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。 选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用 观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象这样的 文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不 用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，痢是要不得的。 拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必要有 宰际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点，绝不是说可以事先主观地划出一个思 想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、浑染拔高，用一些偶然性的、 非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据"。这样来写文件，是违背实事求是 的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。 还需要说明的是，拟写文件要