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财务管理制度及业务办理流程 第一章、总则: 一、为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用， 特制定本规定。 二、公司财务部门的职能是: 1、认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。 2、建立健全财务管理的各项规章制度，编制财务计划，加强资金管理及会计核算，反映、分析财务计划的执行情况，及时准确的反映公司的财务状况，经营成果和现金流量，检查监督财务纪律。 3、积极为经营管理服务，促进公司取得最大的经济效益。 4、厉行节约，合理使用资金。 5、合理分配公司收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。 6、有关机构检查财务工作时，主动提供有关资料，如实反映情况。 7、完成公司交给的其它工作。 三、公司财务由会计、出纳等工作人员组成。 四、公司各部门和员工办理财会事务，必须遵守本规定。 第二章、制度细则: 财务工作岗位职责 财务管理工作 支票管理(含其它银行票据) 现金管理 网上银行管理 会计档案管理 个人借款管理 日常费用审批及报销流程 费用报销的相关标准 采购流程及采购付款流程 销售流程及销售收款流程 发票管理 成本核算的管理 固定资产的管理 第三章、财务工作岗位职责: 一、会计负责组织本公司的下列工作: 1、对整个账务处理数据的准确性监督和负责，包括会计凭证、报表、往来、原材料)库存商品、现金、银行、票据、费用等。 2、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促公司有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。 3、负责对内(公司高层)、对外(税务局、工商等其它需要报送报表的行政机关)报表的编制和报送，并负责对数据进行解释，及财务分析的编制。 4、对公司各种经营考核的基础数据取得正确性进行监督和负责。 5、协调本部门与公司内部其它部门的关系。 6、协调公司财务与外部相关部门的关系，包括税务局、银行及其它相关行政单位和相关企业。 7、负责各种与财务有关的证件的办理及年审。 8、建立健全经济核算制度，利用财务会计数据进行经济活动分析。 9、承办公司领导交办的其它工作。 二、会计的主要工作职责是: 1、按照国家会计制度的规定，做到手续完备，数字准确，账目清楚。 2、负责核对往来账务及清理。 3、负责工程库存物资的核算，指导库房管理员进行库存物资二级账的登记，保证账账、账实)账证、账表相符。 4、负责固定资产的分类管理，保证固定资产增加、改造、减少、报废、封存、等手续齐全，并进行账务处理。 5、负责税务资料的编报、整理、装订、并妥善保管，做到查有实据。 6、按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，提出合理化建议，当好公司参谋。 7、妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计数据。 三、出纳的主要工作职责是: 1、认真执行现金管理制度。 2、严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不得坐支现金 不认白条抵压现金。做到日清月结，做到账实相符。 3、严格审核收付凭证，负责本公司与银行之间各种款项的原始票据的传递工作。 4、严格支票管理制度，使用支票必须经总经理批准。 5、积极配合银行做好对账、报账工作。 6、配合会计做好各种账务处理。 7、根据会计编制的收、付款凭证和原始凭证，保证及时办理收、付款业务。并将收、付款凭证及时转到会计处，以便及时对账。 8、负责公司发票的开据和及时发送。 9、完成公司领导交办的其它工作。 第四章、财务工作管理: 一、会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。 二、会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计数据必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。 三、财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并将审核的原始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账，都必须在记账凭证上签字。 四、财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行低耗品清查，保证账簿记录与实物、款项相符。 五、财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表上报总经理。会计报表每月由会计编制并上报一次。 六、财务工作人员对本公司实行会计监督，对不真实、不合理、不合法的原始凭证，不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。 七、财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理报告，并请求查明原因，作出处理。财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。 八、财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计，根据我们公司的实际情况，以财务部自查为主。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。 第五章、支票管理(含其它银行票据): 一、支票由出纳员保管。支票使用时必须有“支票领用单”，经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码、领用人在支票领用单和支票存根上签字备查。 二、支票付款后凭支票存根入账，发票由总经理审批、经手人签字、财务核对(购置物品由保管员或领用人签字)。完成后在支票领用登记簿上及时注销。 三、收取客户支票时，应识别填写等基本错误，在12小时内存入银行，对无效支票及时联系客户更换。所有操作要做好支票及相关票据收、支、换记录。 第六章、现金管理: 一、公司可以在下列范围内使用现金: 1、员工工资、津贴、奖金。 2、个人劳务报酬。 3、出差人员必须携带的差旅费。 4、结算起点以下的零星支出。 5、总经理批准的其它开支。 6、现金结算起点定为1000元，结算规定的调整，由总经理确定。 二、除本规定第一条外，财务人员支付个人款项，超过使用现金限额的部分 ，应当以支票支付;确需全额支付现金的，经会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。 三、公司固定资产、办公用品、劳保、福利及其它工作用品应采取转账结算方式，尽量减少现金的使用。 四、日常零星开支所需库存现金应按照常规现金支付量备用，超额部分应存入银行。 五、财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况确需坐支的，应事先报经总经理批准。 六、财务人员从银行提取现金，应当填写《现金支票使用申请表》，并写明用途和金额，由总经理批准后提取。 七、公司职工因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经主管经理签字确认、会计审核;交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限而未归还的借款，在其工资中扣还。 八、符合本规定第一条的，凭发票、差旅费单及公司认可的有效报销凭证或领款凭证，经手人签字、主管经理签字确认、总经理批准、由会计审核填制记账凭证后由出纳支付现金。 九、差旅费及各种补助单(包括领用单)，由总经理授权的部门领导签字，会计审核(时间、天数)无误后填制凭证，交出纳员付款。 十、无论何种汇款，财务人员都必须有审核过的《汇款通知单》，分别由经手人、部门经历、总经理签字。会计审核有关凭证。 十一、出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金收付。账目日清日结，每日结算，账款相符。 第七章、网银管理制度 加强计算机上机管理，做到付款人员每人一台上网专用计算机专用，防止非网上银行操作人员上机。 一、网上银行一级操作员(出纳员)，对拨付款项的记账凭证和原始票据，要认真核对，杜绝付款手续不全的款项付出。二级操作员(会计)按照拨付计划对收款单位、帐号、开户行及付款金额大小写等进行审核，并且对网上银行业务进行复核指令授权;总经理保管会计手上的K宝，需要网上支付时由总经理批准签字。然后把K宝交给会计进行最后操作。 二、出纳人员要对每天拨付的款项进行逐笔查询并确认是否交易成功。 要经常与银行取得联系，掌握网上银行业务的更新动向，对网上银行出现的故障做好记录，并及时解决，以免造成业务受阻和经济损失。 三、要充分利用网上银行查询功能，掌握银行帐户的资金余额，要及时对帐，日清月结。 四、加强“K宝”的管理，由于“K宝”是登录网上银行的通行证，一旦丢失要及时通知银行挂失，并重新补办“K宝”。 五、网上操作员必须做好个人进入网上银行密码的保密工作，防止其他人员了解掌握密码，一、二级操作员每个月必须自行更换一次密码。 六、严禁转借专用的“K宝”让其他人代替上机操作，操作人员暂时离开工作台时，必须退出操作系统，取出“K宝”确保万无一失。 七、熟知网上银行交易中的权利和义务，严格按照网上银行的操作规程操作，避免交易风险。在网上银行出现故障，无法通过网上付款时，必须采取应急措施，通过其他途径办理拨付事宜。 第七章、会计档案管理: 一、凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件等其它有保存价值的数据，均应归档。 二、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账、主管)，由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。 三、会计报表应分月、季、年报、按时归档，由公司财务部负责保管，并分类填制目录。 四、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。 第八章、个人借款管理: 一、适用范围: 1、需要出差到外地的员工。 2、需要集中办公用品，零星采购的其它物资。 3、其它需要的临时性借款。 二、操作流程: 1、所有的个人借款都必须有当事人提出申请，经主管部门经理签字批准，到公司财务审核有无未归还借款并签署意见，然后上报公司总经理审批。 2、当事人凭获的批准后的正式借款单，交给会计编制记账凭证后到出纳处领取借款，出纳在借款单据上盖“现金付讫”印章，并入账。 3、还款时，先到会计处核对欠款金额后填制记账凭证，，出纳依据记账凭证收款，给还款人开收据，并在记账凭证上加盖“现金收讫”章后交给会计，会计据此冲减还款人的借款。 4、借款当事人办完相关业务后，应及时归还或者按公司费用报销的相关规定进行报销，以便及时冲减个人借款，仍有未归还借款的当事人严禁再行借款，其个人借款在报请公司总经理同意后，从其本人工资中予以扣除，工资不足于归还借款的，在以后月份的工资中予以扣除抵账，直至将个人借款归还完毕。 三、要求: 1、通过公司财务支付每一笔资金，都必须由总经理签字后方可支付。 2、借款当事人必须按照借款用途使用资金，不得挪做它用;否则，按情节严重程度追究相关当事人的责任。 3、每个月底公司各部门要会同财务部门清理个人借款。对逾期未还，未报者，重报者，最后发送报销催办单仍未报销者，作为个人在公司借款信誉度，限制其个人借款，对违犯公司报销纪律的，应报请公司总经理进行严肃处理。 第九章、日常费用审批程序及报销流程: 一、每月费用报销正常截止日期为每个月25日，每月25日以后的费用随下月费用一起报销。 二、报销费用的票据由当事人按{差旅费/通讯费/业务招待费/办公费用等}各个类别分别粘贴，详细写明发生费用具体内容，不允许在原始票据上填写比较敏感的报销事由，报销粘贴单相关事项的填写及相关人员的签名必须用黑色签字笔或者黑色墨水钢笔签字，严禁使用圆珠笔填写签字。涉及出差补贴的，按公司公布的相关政策进行执行。 三、粘贴完毕后先报请部门经理审批，报送总经理审批，由公司会计审核票据的真实性/合法性并签字确认，并据此编制记账凭证，会计把编制完毕的记账凭证转交给出纳，出纳通知当时人办理领款手续。 四、为了进行合理的税务筹划，报销费用中应控制“业务招待费”的报销比例。在需要发生业务招待费时，由部门经理提出申请，经总经理审批后方可进行业务招待费的支出，招待餐费应另附单据写明招待人员或者用铅笔在费用粘贴单上写 明原因，待报销完毕后用橡皮擦去～另附“业务招待费”费用项的说明:发生的各种餐费，烟酒，礼品费，娱乐费等等。 五、报销费用业务流程图:报销人整理粘贴票据?部门经理签字审核?总经理签字审批?会计审核真实性/合法性?会计做记账凭证入账?出纳付现～ 六、出差归来需要报销的员工，应按上述要求粘贴原始凭证，在出差归来七日内按上述要求进行报销，逾期未报销的费用一律不得报销。 第十章、费用报销的相关标准: 一、加班、夜班、值班和误餐费的规定: 1、法定节日(春节、劳动节)因工作需要加班，按下列公式计发放: 基本工资/天×300%×加班天数 (以国家规定为准) 2、法定假日以外平时因工作需要加班，按下列公式计发加班费: 基本工资/天×150%×加班天数 (以国家规定为准) 3、员工加班要从严控制，事前报总经理经理批准、办公室备案。加班只限于工程抢修，节假日值班和完成其它紧急任务等。 4、员工加班后，可以补休而不领加班费，但必须办理补休的登记手续。 5、员工出差期间，如遇法定节假日和超时工作不计加班费。 6、加班费经办公室审核后，经总经理批准，由财务部发放。 7、值班费规定:公司统一安排的值班，按相关规定标准执行，法定节日按公司规定的标准，适用以上公式，由办公室审核，报总经理审批送财务制表发放。 二、出差开支标准及报销审批: 1、住宿费的相关标准:按公司公布的相关标准执行。各部门负责人应严格控制外出人员，对外出人员进行必要管理。 2、出差补助:按公司公布的相关标准执行(应扣除人为因素占用天数)。 3、公司工作人员参加在外地召开的各类会议、培训与学习，在有会议主办单位出具的食宿自理的有效证明情况下，可回公司按出差标准核报住宿费，住宿费凭住宿处发票和邀请函按公司规定标准执行外，不发放任何补助。 4、车船票: 在每张票据上注明出差规定的往返地点、里程，凭票据核准报销。 5、工作人员出差的交通费，具体对下列情况均以有关规定执行如下(按公司相关标准执行): ?乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜六小时以上的，或连续乘车时间超过十二小时的，可购卧铺票(硬卧)，未购置硬卧票的人员，可按以下标准享受卧铺补助: (1)乘坐快、慢车硬坐的，按其票价的60%计发。 (2)乘坐普通特快硬坐的，按其票价的50%计发。 (3)乘坐新空调特快和新空调直达特快