对外文书的应用

对外文书的应用时间20100518访问次数2对外文书是对外交往的书信形式是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作即使是一件纯属礼节性的函件如果格式与行文不合常规也可能引起收件人的误解和不愉快如果文内有其他错误则会造成更为严重的后果因此书写对外文书要求文字严谨精炼准确客套用语合乎惯例格式要美观大方打印要整洁收到各类文书要尽快处理切勿拖压尤其是外交上的文书往来收下回复或不予置理以至拒收退回都反映一种政治态度因此对外文书处理要十分慎重一般情况下除某些纯属通知性的文电外应以相应的文书进行答复或复谢一几种对外文书一照会照会分正式照会和普通照会两种正式照会由国家元首政府首脑外交部长大使代办临时代办等人签名发出并用第一人称写成一般不盖机关印章普通照会由外交机关外交部或外交代表机关发出行文用第三人称加盖机关印章一般不签字但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同正式照会用于1重大事情的通知如国家领导人的变更大使领事的更换承认断交复交等事项的正式通知2重要问题的交涉如建议缔结或修改条约建议召开双边多边国际会议互设领事馆委托代管本国财产国家元首政府首脑的访问以及其他有关政治军事经济等重要问题的交涉3隆重的礼仪表示如表示庆贺吊唁等等4为了表示对某一件事的特别重视也有使用正式照会的普通照会用于进行一般交涉行政性通知办理日常事务交际往来由于外交文书日趋简化普通照会的使用范围也越来越广政府之间关于重要国际问题的来往现在也多使用普通照会普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的亦称通告照会例如外交部用以向外交团发送各种事务性通知规定条例等照会以及各外交代表机关用以通知大使临时代办离任返任外交官到离任例假日等这类通告照会可复印受文机关可写各国驻国外交代表机关二对外函件对外函件包括外交函件形式简便使用范围较广国家领导人外交人员以及各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信都可采用这种形式根据内容情况凡属重要者视为正式函件凡属事务性者视为便函一般说来领导人和外交代表之间的亲笔签名信即属外交函件三备忘录备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书用来说明就某一事件问题进行交涉时在事实上立场上法律方面的细节或用来重申外交会谈中的谈话内容可面交或送交对方无客套语致敬语开头就叙述事实在会谈或交涉中为了对方便于记忆谈话的内容或避免误解可预先写成备忘录面交对方也可在谈话后将要点用备忘录送交对方为了叙述事实或陈述补充自己的观点意见或驳复对方的观点意见如果用照会过于郑重时可使用备忘录有时为了提醒某一件事作为一种客气的催询也可送交备忘录备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件面交的备忘录不编号不写抬头不盖章送交的则要编号写抬头要盖章有的标上备忘录三字四电报国家领导人外交代表各部门和机构亦常用电报同外国相应人员及单位进行文书往来电报多用于祝贺慰问吊唁及各种事务性联系抬头应写清受电人国名地名职衔姓名发电人亦应具职衔和全名或机构名称电报可直发收电人亦可发有关国家外交部转或通过驻外使馆转交二对外文书使用的要求格式使用对外文书首先要注意格式不要用错如外长和外交代表使用正式照会不要用普通照会的格式非外交代表机构使用对外函件不要用照会格式等等人称人称要与文书格式相适应正式照会外交函件电报均是以签署人的口气用第一人称写成在正式照会中一般不用我们一词普通照会一般以单位名义用第三人称写成称对方亦用第三人称不可用贵方或贵馆等措词而是重提受照机关的名称以机构名义书写的对外函件亦用第三人称另外签署者与受文者要相适应即人对人单位对单位如正式照会是人对人普通照会是单位对单位在个人对个人的外交文书中讲究身份对等如元首对元首总理对总理外长对外长但也有特殊情况如大使作为国家的全权代表可对外长总理元首而代办一般只对外长其他的对外函件可根据实际情况书写客套用语客套用语要与格式相适应如普通照会开头的向致意这一客套用语不能用作个人函件中的开头语非外交机关发的对外文书也不用这一套语照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份关系和场合相适应如致代办处的文书一般用顺致敬意或顺致崇高的敬意给外交部和大使馆的文书则一般用顺致崇高的敬意事务性的文书亦用顺致崇高的敬意致敬语不能自成一页应紧跟正文后另起一段称呼文书抬头即受文人的职衔姓名等要全称文中第一出现职衔姓名也要全称第二次出现则可用简称称呼详见第二章第九节国名文书信封和文中的抬头的国名等均用全称文中第一次出现时用全称以后可用简称但有些国家由于情况特殊如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称有些国家由于发生革命政变或其他原因国名可能改变须随时注意不要写错译文对外文书一般以本国文字为正本但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件也可仅用本国文字不附译文较为重要的文书则附以译文为好有的国家译文本上注有非正式译文字样各国套语用法以及行文格式与中文不同翻译时应注意要符合各种文字的用法一般函电也可用接受国文字或通用文字书写三我国对外文书格式范例正式照会例一代办介绍信国外交部长阁下阁下在中华人民共和国驻国特命全权大使赴任之前我委派中华人民共和国驻国大使馆参赞或等秘书先生为临时代办办理建馆事宜我现在向你介绍先生请予接待并对他执行任务给予一切便利顺致最崇高的敬意中华人民共和国外交部长签字一九年月日于北京注1此介绍信需印正副本各一份正本面交驻在国外交部长副本面交驻在国外交部礼宾司长2正本用带国徽带外交部衔的照会纸印副本用无国徽无外交部衔的白照会纸印正式照会例二大使就任通知字第号国特命全权大使阁下阁下我已于一九年月日向国主席总统国王阁下陛下递交了中华人民共和国主席阁下任命我为中华人民共和国驻国特命全权大使的国书我在就任时诚恳地向阁下表示我将尽力同你建立良好的联系以加强我们两国之间的友好关系顺致最崇高的敬意中华人民共和国驻国特命全权大使签字一九年月日于注第二段措词可视不同情况作适当的变动正式照会例三转送电报字第号国外交部长阁下阁下在共和国成立周年之际我向您致以热烈的祝贺并荣幸地送上中华人民共和国国务院总理阁下致国总理阁下贺电一则请代为转交电报全文如下首都名称国总理阁下电文中华人民共和国国务院总理一九年月日于北京注转送电报的照会如电报内容在照会文中陈述则也可略去电报的抬头与落款如电报作为附件单印则一般有抬头与落款普通照会例一申述态度部字第号国驻华大使馆中华人民共和国外交部向国驻华大使馆致意并谨就问题申述如下顺致最崇高的敬意盖外交部带国徽铜印一九年月日于北京普通照会例二通知协定生效部字第号国驻华大使馆中华人民共和国外交部向国驻华大使馆致意并谨通知如下中华人民共和国政府对于一九年月日在北京签订的中两国政府合作协定已履行了手续鉴于政府已于一九年月日通知中国驻国大使馆国政府批准了该协定根据协定第条的规定该协定将自本照会发出之日起正式生效顺致最崇高的敬意盖外交部带国徽铜印一九年月日于北京普通照会例三大使临时离任通知字第号各国驻外交代表机关中华人民共和国驻大使馆向各国驻外交代表机关致意并谨通知如下中华人民共和国特命全权大使先生阁下将在月日暂时离开回国休假在他离任期间由大使馆参赞等秘书先生担任临时代办主持馆务顺致最崇高的敬意盖使馆带国徽铜印一九年月日于对外函件例一复访问日期首都名称国政府总理阁下阁下大使先生阁下已经在月日转交了阁下的来信阁下建议我去访问的时间可以定在月日左右这个时间对我是完全适合的我完全同意如果对贵国政府方便的话我准备从月日起到月日在进行天访问我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国顺致最崇高的敬意中华人民共和国国务院总理签字一九年月日于北京对外函件例二吊唁国驻国特命全权大使阁下阁下惊悉国职衔先生不幸逝世我谨代表大使馆全体馆员并以我个人名义向你并通过你向国政府和先生的家属表示深切的哀悼中华人民共和国驻国特命全权大使签字一九年月日于对外函件例三通知字第号各国驻华外交代表机关我局根据我国有关部门的决定现通知各国驻华外交代表机关如下事项顺致崇高的敬意盖局印一九年月日于北京便函例一应邀亲爱的先生承蒙盛情邀请共进晚餐甚为感谢您提出的两个日期如能定在月日对我将合适我期待着同您愉快的见面祝您身体健康签字一九年月日于便函例二婉拒亲爱的先生蒙您邀请我观看演出甚为感谢可惜该晚我已另有约会不能前往观看深为抱歉祝您愉快签字一九年月日于备忘录例一对外表态总理致国总理的备忘录一中国政府欢迎并且支持一九年月日至日在举行的会议为促进中两国解决问题所作的努力二以上两点只在中双方官员会晤以前和会晤期间有效不影响双方官员会晤中提出的其他建议和作出的最后决定一九年月日于注此件是作为照会附件发出的备忘录备忘录例二陈述意见备忘录根据国政府关于关于协定的建议中国政府表示同意进行签订该协定的谈判中国政府的意见在协定中应包括下列各款当然上述各款可按双方愿望补充或变更请将上述事宜转达贵国政府一九年月日于注此件为面交备忘录电报例一贺电首都名称共和国共和国总统阁下在共和国独立周年的时候我谨向阁下表示祝贺祝贵国繁荣昌盛人民幸福中华人民共和国主席一九年月日于北京电报例二慰问电首都名称共和国总统阁下惊悉阁下因车祸负伤谨向阁下表示诚挚的慰问中华人民共和国国务院总理一九年月日于北京电报例三祝寿首都名称共和国协会主席先生在您岁生日的时候我代表中华全国学会并以我个人的名义向您表示衷心的祝贺祝您健康长寿中华全国学会主席一九年月日于北京四名片名片一般为10公分长6公分宽的白色卡片夫人名片规格略小也有夫妇印同一名片的外国习惯姓名印在中间职务用较小字体印在姓名下面我国习惯职务用较小号字体印在名片左上角姓名印在中间如同时印中外文则一面为中文另一面为外文外文按国际习惯排印商业用名片则除姓名职务尚印有办公地点电话号码以及寓所地址等等单位名片只在中间印机关名称名片样式略国际上使用名片比较普遍主要是作自我介绍之用外交场合也可用名片作为简单的礼节性通信往来表示祝贺感谢介绍辞行慰问吊唁等等使用时视不同用意用铅笔在名片左下角写上几个表示一定含义的法文小写字母例如祝贺对方国庆或其他节日在名片上注上pf敬贺也可以在名片上写上几个字或简短的一句话如承蒙祝贺春节谨致谢意在我国内使用也可以写中文五几种外文缩写及其含义1敬贺pfPOURFELICITATION2谨唁pcPOURCONDOLEANCE3谨谢prPOURREMERCIEMENT4介绍ppPOURPRESENTATION介绍时介绍名片上写pp后面附上被介绍人的名片5辞行ppcPOURPRENDRECONGE6恭贺新年PFNA大小写均可POURFELICITERLENOUVELAN7谨赠不用缩写英法俄三种文字均写在姓名上方中文写在右下方英文Withthecomplimentsof法文Avecsescompliments信息来源中华人民共和国外交部