[精品]公文(7)公文归档

公文(们公文归档,txt 不相信水远,不拥有期竺, 不需要诺言当你不能再独有的时候，唯一可 以做的，就是令自己不要忘记。王子之所以能口奥西星目重美人是因为王子用心了 。 我能 口旬西星什么 第七讲 “公文归档 新发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》 第七章，专门就公文归 档问题作了规定。《办法》 第七章共六条，分别就及时立卷、归档、保证归档公文齐全、完整， 便于保管利用，联合办理公文的归档:兼职过程中形成的公文的归档，确定保管期限，公文 用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定。新《办法》与 1993 年颁布的《办法》 第六章相 比，内容上除了把公文销毁内容归入第八章“公文管理”而外，其他方面并无大的改变。为 了便于大家在工作中更好地把握《办法》的要求，进一步做好公文归档工作，下面就公文归 档方面的几个主要问题作一些说明。 一、公文立着归档的范围 公文立卷归档的范围是指需要立卷归档的公文类型。按照有关规定和实际情况，公文立 卷归档的范围是: 《1) 本机关发文。本机关对外的正式发文，如命令决定、公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 《2) 本机关收文。包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各美公文， 下级机关报 送的各种报告、请示等，同级机关和非求属机关颁发的非本机关主管业务但需要芙彻执行的 文件- 在准确掌握公文立卷归档的范围的同时，还要准确把担不归档的公文范围，这样既有助 于保证档案的精确性，又便于档案的有效管理，提高工作效率。按照国家档案局有关规定， 不应当立卷归档的公文材料包括:1 重份文件。同一份文件，除竺别重要的文件可保留多 份外，其它的只需保留一份。(2》 无查考利用价值的事务性，临时性文件。(3) 未成文的章 稿和一般性文件的修改稿。(4) 与本机关业务无关的文件材料。(5) 内容被其它文件包括了 的文件材料。对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关- 二、归档公文的保管期限 归档公文的保管期限有永久、长期、短期三种，永久保存就是无限期地保存下去，长期 保存一般须保存 16 年至 50 年左右，短期一般保存 15 年以下。划分方法具体如下: 4) 凡是反映本机关主要职能活动基本历史原赣的文件，应永久保存。这其中主要包括: 本机关在工作活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，上级机关颁发的民于本 机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、决定、批复、通知等，下级机关报送的 有关重要间题的请示、报告等- 《2) 凡是在相当长的时间内机关圳要查考的文件材料，应长期保存。主要包括， 本机关 工作中形成的、在相当长的时间内需查考的文件材料，上级机关和颁发的非本机关主管业务范 围内的重要文件和下级机关报送的较重要的文件材料等- 《3) 凡是在较短时间内本机关需查考的材料，应短期保存。如上级机关或同级机关颁发 的非本机关主管业务，但需执行的决定、通知等 三、公文立着的方法 公文立卷的具体方法主要有，按作者立卷、按问题立卷、按名称立卷、按时间立卷、按 地区半卷、按收发机关立卷等。下面介绍较常用的四种立郑方法。 《1) 按作者立卷。 作者是指制发文件的机关或个人，按作者立卷，就是把同一作者的文 件组成案卷，这种立卷方法特征明显，便于查找利用。按作者立卷可以将上级机关、平级机 关、下级机关有关文件分别立卷, 但同时要注意问题之问的联系,不能由此而导致案卷不全。 《2) 按问题立卷。 就是把内容有共同点的文件组合在一起立卷。按问题立郑是一种较为  常见的立卷方法，由于机关的工作活动者是围绕贰彻执行有关的方针、政策，解决处理各种 问题，完成各项工作任务的，因而在解决问题的过程中会形成许多文件村料，每一个文件的 形成都反映了这一问题的处理过程。按问题立卷，对于工作考查、研究问题、疙结工作经验 教训，了解某一问题的全面情况提供了便利条件，满足了查找方便的要求，从而达到了立郑 的目的。按问题立卷的关键是对间题的判断理解要准确，对于同时涉及到几个问题的，要根 据主要间题立卷，不能拆开立卷。 《3) 按名称立卷。按名称立卷是把相同的文件组合在一起立卷。 通常将命令决定、通 知、报告、函等文件按文件名称立卷。 《4) 按时间立卷。 按时间立卷是指把届于同一时间阶段内的文件组合成案卷。文件的时 同特征指文件的形成时间和内容所指时间两个方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映 本年度机关工作的全瑶，历年的文件依次排列下去，可以反映机关工作的延续性，便于分阶 段地考查机关工作的发展变化- 选择公文立着方法，要注意以下儿点。 首先，要注意各种方法结合使用。要充分考虑案 卷之间的整体联系，不能把每个方法制要或析立地使用，也不能固定套用一种方法。其次， 应选择最适合本单位的立卷方法。辫卷应服从于案卷的保管和利用, 要从本单位的实际出发。 第三，要加强立卷工作的标准化和规范化。公文的立卷工作是档案工作的基础，要实现档案 管理的科学化、现代化，就要实现立卷工作的标准化、规范化,， 四、公文立卷归档的步归 公文立卷归档的步对分准备、立卷、归档三个阶段。 《0D准备。 首先，要编制归卷类目。归卷关目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类目录。 归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类 两种方法。在设立了类目之后, 就要设立条款并进行编号条款是案卷类目的主要组成部分， 是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活，要根据本机关的文件 多少来设置类目，蚂不能太粗，又不能太细。 案卷类目的名称和委念要消楚准确，不能乱统、 含糊。关和类之间、条款和条款之间，不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准 要前后一致，不能中途变换。在确定归卷类目时，应考虑到文件的保管价值，要准确地注明 每个条堵里文件的保管期限。 其次，收集文件。立卷材料的收集工作是档案工作的基础，公文立卷人员要注意平时对 文件的收集，将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起，以免圾失。本机关的发文要有 专人负责将原稿、印本及附件等收集卉全、完整，以便随时间立卷部门集中。同时，要建立 收文制度，将收文及时、完整地