公文归档制度

文件归档制度 为规范公文管理流程，合理归档，以备查阅，特制定此 制度。 第一条 备案范围 (一) 协议 各部门以公司名义对外签定的协议〈合同)，须提交原 件 (1 份) 至行政部备案。拟备案的协议〈合同) 须完善公 章、法人或委托代理人签字、经办人签字、签约时间等事项。 (二) 收文 公文经领导批阅、各部门办结后，行政部根据发文机关 分类归档。主要分为市级单位文件、区委办文件、区委各部 文件、区政府办文件、区政府各部文件、管委会文件、外单 位来文等。 (三) 发文 红头文件印制后, 拟稿部门须将发文稿纸及红头文件(1 份) 提交至行政部备案。主要分为请示、函、会议纪要等。 (四) 照片 领导视察、工程建设开工(竣工)、重大企业入户、友 好交流等能够反映公司发展历程的图片资料，行政部负责整 理入册，并按要求详细记载具体内容。 第二条 备案时间 移交至行政部的备案资料应为公司当年发生的业务资  料(公历1月1日至12月31 日)， 行政部须于次年 2 月至 4 月底完成备案资料的归档工作。 第三条 归档要求 行政部负责对符合归档范围的文件资料进行整理，并按 照