文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度一总则第一条根据邮电部邮电文书立卷归档办法为加强本公司文书立卷工作特制定本制度第二条归档的文件材料必须按年度立卷本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料都要按照本制度的规定分别立卷归档第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整公文上的各种附件一律不准抽存结案后及时交专兼职文书人员归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚不得擅自带走或销毁二文件材料的收集管理第四条坚持部门收集管理文件材料制度各部门均应指定专兼职文书人员负责管理本部门的文件材料并保持相对稳定人员变动应及时通知档案室第五条凡本公司缮印发出的公文含定稿和两份打印的正件与附件批复请示转发文件含被转发的原件一律由办公室统一收集管理第六条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷会议文件由会议主办部门收集归卷1公司工作人员外出学习考察调查研究参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费2本公司召开会议由会议主办部门指定专人将会议材料声像档案等向档案室办理归档手续档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用第七条各部门专兼职文书的职责1了解本部门的工作业务掌握本部门文件材料的归档范围收集管理本部门的文件材料2认真执行平时归档制度对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕并向档案室办好交接签收手续3承办人员借用文件材料时应积极地提供利用做好服务工作并办理临时借用文件材料登记手续三归档范围HT第八条重要的会议材料包括会议的通知报告决议总结领导人讲话典型发言会议简报会议记录等第九条上级机关发来的与本公司有关的决定决议指示命令条例规定计划等文件材料第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书第十一条本公司的请示与上级机关的批复第十二条本公司反映主要职能活动的报告总结第十三条本公司的各种工作计划总结报告请示批复会议记录统计报表及简报第十四条信访工作材料第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同协议书等文件材料第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励处分的文件材料第十七条本公司职工劳动工资福利方面的文件材料第十八条本公司的历史沿革大事记及反映本公司重要活动的剪报照片录音录像等四平时归卷第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度对处理完毕或批存的文件材料由专兼职文书集中统一保管第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务编制平时文件材料归卷使用的案卷类目案卷类目的条款必须简明确切并编上条款号第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全加以整理送交本部门专兼职文书归卷第二十二条专兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料按照案卷类目条款放入平时保存文件卷夹内对号入座并在收发文登记薄上注明五立卷案卷质量要求HT第二十三条为统一立卷规范保证案卷质量立卷工作由相关部室兼职档案员配合档案室文书档案员负责组卷编目第二十四条案卷质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同的价值便于保管和利用第二十五条归档的文件材料种数份数以及每份文件的页数均应齐全完整第二十六条在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件印件与定稿请示与批复转发文件与原件多种文字形成的同一文件分别立在一起不得分开文电应合一立卷绝密文电单独立卷少数普通文电如果与绝密文有密切联系也可随同绝密文电立卷第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的请示与批复放在复文年立卷没有复文的放在请示年立卷跨年度的规划放在针对的第一年立卷跨年度的总结放在针对的最后一年立卷跨年度的会议文件放在会议开幕年其它文件的立卷按照有关规定执行第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列密不可分的文件材料应依序排列在一起即批复在前请示在后正件在前附件在后印件在前定稿在后其它文件材料依其形成规律或特点应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列第二十九条卷内文件材料应按非列顺序依次编写页号装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号第三十条永久长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录填写的字亦要工整卷内目录放在卷首第三十一条有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内若无情况可说明也应将立卷入检查人的姓名和时期填上以示负责备考表应置卷尾第三十二条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写字迹要工整清晰第叁拾叁条案卷的装订和案卷各部分的排列格式案卷装订装订前卷内文件材料要去掉金属物对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订第三十四条案卷各部分的排列格式软卷封面含卷内文件目录一文件一封底含备考表以案卷号排列次序装入卷盒置于档案柜内保存第三十五条本制度自印发之日起实施