学院文书材料归档制度

学院文书材料归档制度 一、务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每 件文件的页数齐全、完整。 二、凡归档的文件材料, 须在“保持文件之间的历史联” 的同时按文件的保存价值〔(即永久、长期、短期) 组成保管 单位《案卷) 编目归档。 三、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正 件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原 文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。 四、按年度归档的档案〈如文书、会议……档案等)， 跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入 请示年; 跨年度的规划归入针对的第一年; 跨年度的会议文 件归入会议开幕年，非诉讼案材料，归入结案年。 五、卷内文件必须排列有序。一般按责任者一一问题一 一时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定 稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后; 非诉论案 件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。 六、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件 号。即: 装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背 面左上角编全卷文件统一的顺序页号; 不装订的卷，应在每 份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号; 图表 和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。  七、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须 按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。 《一) 填写目录时，不得随便改变和简化文件题名〈即 标题); (二) 对没有题名或题名《如通知) 不能反映文件实质 内容的文件，应根据文件内容予以拟制， (三) 对没有责任者〈即作者)，年、月、日的文件， 要考证清楚，补齐后填入有关项内， (四) 会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容; (五) 填写卷内文件目录的字迹要工整， (六) 填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表 内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的 时间