文书材料立卷归档程序

文书材料立卷归档程序 一、文件材料整理组郑 (一) 将收集起来的零散文件材料，首先按单份文件进 行整理，把每份形成过程中不可分割的材料分别集中到一 起。然后按文件特征，结合保管期限，将同一问题或相近似 的问题、同一名称、同一制发机关、同一时间阶段、同一地 区的单份文件材料分别再集中一起组成案卷。 二) 卷内文件材料的排列: 1，一般性文件按正件、签发件顺序排列。 2 批复性文件按批复、请示顺序排列。 3 ，转发性文件按转发件、被转发件、签发件排列。 4 法规性文件和重要文件按正件、附件、签发件、核 办件和重要的修改稿顺序排列。 5 问题相同或相近的两个以上的文件，按每个单份文 件排好后，再按文件的重要程度排列，重要的排在前面， 般的可按时间排在后面。 6 刊物性文件按刊物编号或形成时间先后顺序排列。 每期正件在前，签发件附后。 和 统计报表按汇总表、地区报表排列。 & 联发文件，本单位主办的按正件、会签件、签发件、 底稿排列，外单位主办的按正件、会签复印件排列。  9 会议文件按会议纪要、会议决定、决议、领导讲话、 会议通知、请示、名单、日程安排、简报、参阅文件、学习 文件、代表发言材料等顺序排列。根据会议形成文件材料多 少、组成一卷或多卷。 (三) 拟写案卷题名 1 、，要对卷内文件材料进行研究，简报扼要的概括出卷 内反映的主要内容。 2 题名一般要具有责任者、主要内容、公文种类三要 素。 3 责任者用序列号或规范简称或全称，有序列号的局 级单位责任者用序列号、无序列号的局级单位，责任者用规 范简称或全称。两个以上责任者的可用“等”字省略。 人 案卷题名字数一般应控制在 40个汉字左右。 《四) 划定保管期限 根据卷内内容和文书档案保管期限的规定, 定出案卷的 保管期限，永入、长期、短期。 二、档案审查 把初步组成的案卷送局办公室或档案馆负责档案指导 立卷人员进行审查。审查的内容是: (一) 卷内文件材料是否齐全，呈办过程是否清楚。 (二) 组卷是否按文件特征进行组卷。 (三) “卷内文件排列顺序是否遵循自然形成规律及相  互之间的有机联系。 (四) 案卷题名拟写是否简明扼要，能否揭示出卷内 的主要文件内容。 (五) ”保管期限是否划分基本准确。 (六) ”卷内是否有热敏纸文件和未除掉的金属物等。 审查人员发现的问题应予文字说明，以便负责档案具体 操作人员改正。 三、立卷技术加工 (一) 对卷内文件材料纸张规格进行处理。凡应归档的 文件材料一律使用 A4型标准用纸，对文件用纸过大的要进 行折朱，对文件用纸过小的要进行寝贴。 (二) 编写卷内页号，将文件材料固定在卷内的一定位 置上。用黑铅笔编号，文件正面编在右上角，反面有文字的 编在左上角《〈空白面不编号) 。页号采用阿拉伯数字从“ 卫 开始，顺序编写，不得重复。 (三) 档案卷内文件目录及备考表的填写 和顺序号栏，填与卷内每份文件顺序排列号。 2 文号栏填写文件制发机关的发文字号。 3， 责任者栏填写文件制发单位和个人，文件制发单位 和个人应以文件下款的公章和个人印章或签名为准。两个责 任者以上用等省略。 对”题名栏填写卷内文件题名，对卷内每份文件的题名  要原文照录，不能省略或更改。一栏录不完的题名可接第 栏依次录完为止。 所“日期栏填写文件制发的年月日，以文件下款的日期 为准。日期应写在题名最后一行相应的日期栏内。 G， 页号栏填写每份文件的首页