上海杉达学院归档文件立卷方法

上海杉达学院归档文件立卷方法 一、立卷原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档的文件材料种类、份数以及每件文件的页数均应齐全完整。 二、质量要求 1. 档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予以复制; 2. 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求; 三、分类立卷 1. 根据文件构成特点（即文件的共同点）对归档文件进行分类立卷通常可按四个特征立卷，一般应以“问题”为主，兼顾其他特征; 2. 按问题立卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作、人物或事件等。将方言统一问题的请示与批复、同置于决定、总结与计划、正件与附件等放一起归档，一般为一事一卷; 3. 按作者立卷。“作者”是指撰写和制发文件的机关、机构内的组织或个人。将同一作者的某些文件组成案卷; 4. 按时间立卷就是按文件形成时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组合为案卷; 5. 机关立卷就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷; 6. 按项目立卷。科研、产品、基建、设备项目文件材料，可根据“成套性”原则，组成一题一卷或一题多卷; 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应有关规定执行。 四、卷内文件排列 1. 批复件在前、请示件在后；正件在前、附件在后；打印稿在前、签发核定稿在后；转发件在前、原件在后；图纸按图的类别序号排列; 2. 由单一作者，单一问题组合起来的文件，按时间顺序排列; 由单一作者，几个问题组合起来的文件，阿时间的重复程度结合时间排列; 几个作者，几个问题组合起来的文件，先按问题集中，然后按重要程度结合作者、时间排列; 5. 案件材料，按有关要求的顺序排列 五、卷内文件的编号 1. 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号.装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号； 2. 不装订的文件，应在每份文件上编件号； 3. 照片录音（像）带、光盘等声像材料应在其背面或装具上逐件编号 六、填写卷内目录与备考表 1. 卷案必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首; 2. 卷内文件材料如有缺损、修改、补充、移出、销毁的情