工程项目档案管理制度.docx

工程项目档案管理制度 一、目的 为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。 二、工程项目档案归档范围 本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。 三、资料员及其职责 部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括： 1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料； 2、档案材料的保管； 3、档案材料的查借阅、催还； 4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。 四、档案的立卷、收集、整理 1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。 3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。 4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。 5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。 五、档案的管理 1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。  2、每月对档案进行一次清理。  3、清除不必要保存的材料。 4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。  六、档案要求 1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。 2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。 3、传真件应复印一份归档。 七、档案的保管 1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。 2、所有档案应专柜存放，加锁。 3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。 八、档案的查借阅 1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。 2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。 3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。 4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。 九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1、毁损、丢失或擅自销毁档案。 2、擅自向外界提供、抄摘档案。 3、涂改、伪造档案。 4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。 5、未按手续借阅、外带及越级借阅。 附件一 工程技术资料参考目录 1、开工报告、施工现场质量管理检查记录 2、图纸会审纪要、设计变更、洽商记录 3、施工组织设计(施工措施) 4、技术交底、技术复核 5、工程定位测量、放线记录、复核记录 6、原材料出厂合格证及进场检(试)验报告（钢筋、水泥、砖、防水材料等） 7、施工试验报告及见证检测报告 8、隐蔽工程验收记录、基槽验收记录 9、施工记录 10、预制构件、预拌混凝土合格证 11、地基基础、主体结构验收记录及抽样检测资料 12、检验批、分项、分部工程质量验收记录 13、单位(子单位)工程质量竣工验收记录 14、施工日志、地质勘察报告 15、土壤(素土、灰土)干密