档案管理制度档案制度管理档案管理制度管理制度

海南恒源嘉盛酒店管理有限公司 备 忘 录 MEMORANDUM 致m: 董事长 编号he: 005 由Fem 办公室 页数mage : 5 势报 copyte : 各相关部门 日期 nae: 。 2012-8-10 事由 subjeet : ”档案管理制度 串 一、总则 1为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护 及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度 2、公司档案，是指公司从事经营、 管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案分为受控档案和非受控档案， 3、公司各类文件统一归行政办公室管理，各部门在未进行整理移交给办公室以前，各 部门应指定专人严格遵照档案管理制度进行管理。行政办公室有权检查及监督各部门文件 保管情况. 二、文件材料的收集管理 1文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交董事长审阅后归档- 2、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部 门或人员收集进行备案，会议文件由办公室负责收集. 3、 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 (公文上的各种附件一律不准 抽存), 结案后及时归档。 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚， 不得搜自带走或销毁。 三、归档范围: 公司原始文件应统一交由行政办公室管理，包括各类证照原件、合同 类、政府发文类及各类重要档案文件原件.合同类签订时，公司必须保留两份原件，其中 一份交由财务保管，剩下一份原件由办公室保管，如签订部门有需要可以向办公室申请领 用复印件. 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等. 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书以及公司各类证照. 3、本公司的各种工作计划、上总结、报告、请示、批复、会议记录、 统计报表及简报.  4、本公司与有关单位签订的合同、协议忆等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像以及各部门的电 子文档等。 四、档案分类: 行政办公室; 会议纪要类、公司证件类、证件复印件、管理制度类、外部来函类、证 照申报及年检类、对外发文类等。 合 同 类: 工程类合同、办公类合同、销售合同、采购合同、劳动合同等. 各部门档案: 按照各部门工作需要，采用便捷、分类明确的方法进行整理. 五、归档要求及时间 1各类文件(包括电子文件 ) 在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部 门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致，手续 清扰、 移交清单一式二份，交接有双方签字后各抗一份. 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整. 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转 发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷; 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷; 跨年度的会议文件放在会议开幕年. 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起， 即批复在前，请示在后; 正件在前，附件在后; 印件在前，定稿在后; 其它文件材料依其 形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用黑色签字笔节写，字迹要工整、清晰. 7了、办公室负责档案文件(包括电子文件 ) 归档前的监督、指导工作，以及归档检查验 收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检 索条目等著录项目与登记一致，同时确保电子文件上机测试无病毒和百分之百的准确率。 8、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为: 序号、 题名、责任者、 文号以及每份文件机读时间及位置、密级、保管期限，硬件和软件环境等著录内容，归档 电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求. 9、随机设备、仪器、技术文件材料，在设备仪器开箱时及时归档，待档案室登记后， 再办理借用手续，进行安装调试， 10、基建文件材料待工程竣工验收后及时归档。  11、会议文件、照(底) 片、奖状、 锦旗、录音(像) 带等，采取平时归档方法进行， 即随时产生随时归档. 六、档案编号管理: 1、对收编的文书、荣誉、声像、工程、会计、技术等档案材料，应及时进行分类，整 理、编号、归档和存入电脑。编号应按照类目不同，进行检索编制. 2、档案分类，根据企业管理职能，档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别， 结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系. 3、编制方式: 例: 工程文件编号为: GCWJ，则其它工程文件则分为: 工程报告 2012-GCWJ-BG-001 | 六作放呈 案 着 号 文件类别 年度编号 4、在编制档案目录时，对档案的内容进行选择和记录。 做好内容、页数等文件特点的 记录，便于检索和保存. 七、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》 报主管人员批 准后，方可使用- 2、档案原件原则不外借，只限在档案室借阅; 如有借出档案，档案管理人员要定期催 还，发现损坏、丢失或逾期未还，一经发现，由借用者负主要责任，档案管理员管理不善 负次要责任，应写出书面报告报董事长处理。 3、档案管理人员必须严格保密，不准泄露档案材料内容。不准拆卷及任意抽、换卷内 文件或剪贴涂改其字句等; 不得任意摘抄或复制案着内容，如确有需要，必须经领导批准 才能摘抄或复制。 档案在借出时档案管理员必须将保密条款再次跟借用者事先声明，和否则 一旦发生泊露行为，由借用者与档案管理员共同负责，报芝事长进行处理. 4、不准转借，必须专人专用. 用毕按时归还，如雷延长借阅时间，必须通知档案管理 人员另行办理续借手续. 5、未办理借阅手续和发现借阅手续不全者，档案室拒绝提供借阅档案。 八、重要档案特别条款 1、重要档案的借用及复印需由董事长签字批准，如公司证照、合同类、政  府批文等借用及复印,