档案管理制度档案制度管理档案管理制度管理制度

文件g称| 档案管理制度 |文生 一、总则 1 、为加强本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定 本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声 像等不同形式的历史记录。 3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件 材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 T、公司指定办公室文控中心专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交体系管理者代表审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。 4、归档的文件材料应为书面文件和电子文件，归档后的电子文件仅由办公室文控中心的专人保管- 三、归档范围 1 、技术部: 产品图纸、工艺文件〔著配作业指导书》 、工装/异具图纸、配置参数表、检验规范等。 2、品质部: 品质检验记录 (TS16949 要求规定的需备案) ，其余文件材料品质部负责保管。 2、采购部: 合格供方名单、质保书、与有关供应单位签订的重要合同、协议书等文件材料。 3、生产部: 设备台账、工装夹具/模具登记表、设备操作规程等文件材料- 4、销售部:客户名单资料、与有关单位签订的重要合同、协议书等文件材料- 5、行政部: 本公司职工劳动合同、工资、福利方面、办公设备档案、车辆保险等的文件材料 。 6、财务部: 暂由财务部负责保管。 四、归档要求 1 、档案质量总的要求是: 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和 利用。技术类存档文件不准在档案材料中写字、划线或作记号等，电子 2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，书面文件和电子文件应合一归档。 3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 4、档案文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起， 有正、附文件的应正件在前，附 件在后: 印件在前，定稿在后: 其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 5、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰. 6、文件盖章方式: JR 存档图纸 | 生产用图、检验用图、外协用图 了 3 [= 存档文件 “ 外来文件| -- | -| 备 | 加试制的文件需盖“试制文件”章，试制经过评审通过后转化为“存档文件”。发放时按表中规定。 注 | 加属于作废但还需要保留的文件应盖“作废保留“章; 届于作废销毁的文件项盖“作废销毁”章，防 止没有立即销毁或做废纸利用时造成误用。 五、档案管理人员职责 1、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。 档案质量和工作质量符合“规范”要求。 2、按照归档范围、要求，将文件材料及时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全， 六、档案的使用 1 、需要内发、外发的文件必须经办公室文控中心管理员办理领用手续、盖章后方可发放使用。 2、存档文件〈技术存档文件不准转借) 只有公司内部人员可以借阅，借阅者需办理借阅登记手续后方可使用。 3、存档文件借阅借用人员用毕按时归还如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，对远期 未归还埋，档案管理人员要及时催还。 4、机密文件必须严格保密，不准浊露档案材料内容-。 5、存档文件必须保持整洁、标识清楚、放置有序。 七、档案号的编制 硝案号的编号组成， RS 【公司代码) /部门代码-文件类型代码- 原序号〔从 0001 开始编排)。 例如: 技术部第一份产品图纸归档编号是: RS7JS-TZ-0001 (其他存档资料依此类推)。 [| | 制定 审核 批准  站 村 文控编号 | RS/QM-4. 2. 5-02 RUSMEN |文件名称| 。。 档案管理流程图 [版本| A70 | 需存档的书面.电子资料 交文控中心档案管理员 送达 ， 一冰迷员检查，消上 AN 有 资料是否冠? -一 要求原部门尽快完善缺补资料 1、档案员填写《资料归档登记表旭 2、归档部门人员签字确认 档案员进行档案编号、盖备案相关印章 形成档案 档案资料 资料发放 借阅档案 退 一 一 一 ， 一不同意 人 一是同意借阅 档 一一ma 一一 案 一 风 本 恒 资 料 交 《文件发放配置表》至档案员 交已审批《档案资料借阅中请表》至档案员 办理借阅手续 有电子存档 无电子存档 ~ 档案员填写《档案借阅登记表》 < > <人 - -一